ANAG11 - Archivi > Anagrafiche (Clienti e Fornitori)

Le anagrafiche fondamentali per un gestionale sono di due tipi.

Anagrafiche degli Stakeholder (Clienti, Fornitori, Vettori, Agenti, ecc.)
Anagrafiche degli Articoli di Magazzino
Anagrafiche dei Collaboratori (non disponibili per Gea.Net Start e trattate nella Guida utente E)

In questo capitolo analizzeremo solo le anagrafiche maggiormente utilizzate (clienti, fornitori, articoli).

Molti utenti danno per scontato la corretta valorizzazione delle anagrafiche clienti o delle schede prodotto, ma esse rappresentano un punto cruciale per una corretta impostazione operativa. Comprendere e strutturare correttamente queste schede significa lavorare più speditamente in tutte le funzioni dell’ERP pertanto, per quanto possano sembrare informazioni banali, invitiamo gli utenti a leggere con attenzione questo capitolo.

Durante gli approfondimenti delle funzioni di gestione dei documenti, della prima nota e del magazzino torneremo spesso ad analizzare queste schede perciò per ora lo scopo è quello di presentare superficialmente l’organizzazione delle schede. In questa fase per il lettore è importante soprattutto apprendere quali sono le informazioni contenute e che significato hanno affinché possa padroneggiarle nelle varie funzioni operative.

La gestione delle anagrafiche clienti e fornitori riveste un’importanza fondamentale per il corretto uso di un gestionale. Qui tratteremo solo superficialmente i dati associati alle anagrafiche, quindi parleremo di quelle importanti per un uso basico di Gea.Net mentre i concetti più dettagliati legati ad alcune proprietà verranno analizzati più approfonditamente nei capitoli dedicati alle varie funzioni in base all’utilizzo che viene fatto dell’ERP.

Per inserire un nuovo cliente dalla Home Page selezionare Archivi à Anagrafiche

Abbiamo visto nel capitolo introduttivo che è possibile acquisire i dati anagrafici dai servizi VIES conoscendo la sola partita IVA, dal QR-Code rilasciato dall'Agenzia delle Entrate oppure inserire una lista di clienti da una fonte esterna tramite file CSV o XML (funzione non disponibile in Gea.Net Start).

Va ricordato che VIES riconosce i soli soggetti in attività (quindi una partita IVA cessata non verrà riconosciuta) così come non include nel proprio database le ditte individuali o i soggetti passivi come le associazione o i condomini tuttavia vale la pena tentare il riconoscimento tramite codice IVA prima di digitare tutte le informazioni principali. Inoltre se la risposta del servizio è positiva possiamo essere certi della validità nel soggetto. Occorre segnalare che in questa sede se la Partita Iva o il QRCode vengono correttamente riconosciuti verrà assegnato un codice progressivo (non più modificabile) e aperta la scheda anagrafica per il completamento dei dati inerenti l’operatività del gestionale. Se si desidera assegnare un Codice Identificativo personalizzato (alfanumerico di 5 caratteri) è possibile importare i dati anagrafici collegati a Partita Iva o QRCode per mezzo di due funzioni analoghe presenti nella scheda anagrafica che analizzeremo di seguito.

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante Nuovo

Si apre la scheda del cliente e viene richiesto di inserirne i dati e anche qui sono disponibili le funzioni di compilazione automatica dei dati anagrafici partendo dal codice IVA o dal QRCode.

Il primo valore richiesto è un codice di 5 caratteri con cui verrà riconosciuto in tutto il resto dell’applicazione. Questo codice è molto importante e se si proviene da un altro ERP si consiglia di mantenerlo perché faciliterà il riconoscimento altrimenti si può attribuirne uno che sia il più possibile mnemonico. Non inserendolo verrà assegnato un numero progressivo con degli zeri in testa (esempio “00001”).

Alcune proprietà come i dati anagrafici e fiscali sono obbligatori, mentre altri sono facoltativi. Si consiglia l’inserimento del maggior numero di informazioni di cui si dispone perché renderà più veloce la compilazione dei documenti. Di seguito analizzeremo meglio il significato delle informazioni richieste ma ora vediamo meglio come devono essere archiviati gli stakeholder intendendo con questo termine clienti e fornitori ma anche banche, vettori, agenti e altri soggetti che hanno a che fare con l’azienda. In questa funzione dobbiamo inserire tutti i soggetti che hanno una collaborazione attiva con la nostra azienda. Fanno eccezione i dipendenti e i collaboratori (non trattati in Gea.Net Start) per cui è prevista un inserimento separato nella funzione di gestione delle Tabelle analizzeremo in seguito.

Premetto che i soggetti che hanno rapporto sia attivo che passivo, cioè sono sia clienti che fornitori, possono essere inseriti una sola volta (avranno un solo codice). Due opzioni specifiche poste a fianco della Ragione Sociale sono utilizzate per identificare i Clienti e i Fornitori e per queste categorie c'è la possibilità di inserire informazioni diversificate da usare per tipo di rapporto (attivo o passivo) come possono essere i termini di pagamento, eventuali codici di esenzione, banca di appoggio per le Ricevute Bancarie e altro ancora. Queste informazione risiedono in 2 tab diversi (Dati Cliente e Dati Fornitore), quindi, ad esempio, con lo stesso soggetto si potrebbe avere pattuito, potendoli gestire correttamente, termini di pagamento per le vendite differenti da quelli per gli acquisti.

Per il corretto funzionamento della procedura devono essere indicati uno o più magazzini per rendere automatici i movimenti degli articoli. L’unico magazzino obbligatorio è il magazzino principale che l’applicazione si aspetta sia inserito con codice “MAGAZ”. Se si vuole inserire un codice diverso da “MAGAZ” per indicare il magazzino principale deve essere modificata anche la configurazione base (dalla funzione Impostazioni della Home Page di Gea.Net). L’utente ha la possibilità di creare più codici per indicare i vari reparti del proprio magazzino, così ad esempio si potrà creare un codice “MAGAP” per il magazzino prodotti finiti, ecc. L’anagrafica del magazzino principale deve essere identificata come non cliente e non fornitore ed è sufficiente indicare solo la descrizione (ragione sociale) e l'indirizzo. Al magazzino principale possono essere associati uno o più indirizzi alternativi che possono essere utilizzati nella gestione degli ordini passivi per indicare una destinazione della merce diversa da quella della sede amministrativa. Per gestire correttamente la gestione delle produzione potrebbe essere interessante gestire un secondo magazzino ovvero il magazzino di spedizione (codice “MAGSP”).

La rotazione della merce tra magazzini non avverrà in modo automatico ma occorre creare dei movimenti di trasferimento merce. Si prenda ad esempio una azienda di produzione che ha definito un magazzino dei componenti (M1) e uno dei prodotti finiti (M2), che non necessariamente saranno nello stesso luogo fisico. La procedura corretta sarebbe che il prodotto finito venisse caricato in una prima fase sul magazzino dei componenti M1 e successivamente (con movimento separato) trasferito nel magazzino dei prodotti finiti M2. Tutte le funzioni automatiche seguono questa logica che si consiglia di seguire, anche se l’operatore è libero di forzare un movimento scaricando la merce da M1 e caricarla in M2 nello stesso movimento. Riprenderemo in seguito questi concetti quando parleremo dei Documenti di Trasporto e dei movimenti di magazzino.

Con la funzione di gestione delle Anagrafiche saranno inseriti anche stakeholder che non sono ne clienti ne fornitori, ad esempio le banche, gli agenti, i vettori, ecc. In questo caso il codice assegnato è liberamente scelto dall’utente perché non vi è alcun automatismo sulla procedura anche se il consiglio è comunque di riconoscere queste registrazioni già dal codice impostando un prefisso (es. “B0001”, “B0002”, .. per le banche, “A0001”,… per gli agenti, ecc.). Il tipo di rapporto è identificato dalla ListBox Tipologia che viene alimentata dalla omonima Lista definita nelle Impostazioni.

Gea.Net gestisce anche movimenti di Prima Nota contabile. Per chi non ha dimestichezza con la contabilità per ora basta sapere che essa viene popolata secondo voci (Piano dei Conti) in cui soggetti attivi e quelli passivi sono archiviati in raggruppamenti diversi (Mastri). Se si tratta di una anagrafica cliente o fornitore al momento della conferma viene generato il relativo codice nel piano dei conti facendo seguire il codice dell’anagrafica al sottomastro clienti o fornitori (ad esempio “00001" produce il conto cliente “200100001” e il conto fornitore “400100001” dove 2001 e 4001 sono prefissi definiti nella Impostazioni). Stessa cosa vale per le banche per cui per la banca XXX sarà creato un conto “portafoglio banca XXX” e uno “conto corrente banca XXX”.

Sulla scheda è previsto un unico campo Banca Cliente/Fornitore nel quale è possibile indicare la banca di riferimento dello stakeholder. Esistono anche due proprietà Conto Corrente (uno nella tab Dati Cliente e uno in Dati Fornitore) dove è possibile indicare il codice del proprio conto che verrà gestito sul proprio piano dei conti.

Una buona prassi è quella di non inserire schede anagrafiche se prima non è stata caricata la tabella Conti Correnti, quindi se la relativa ListBox risulta vuota sospendete un attimo e caricatela tornando alla Home Page per poi selezionare Archivi à Tabelle à Conti Correnti

Ricordate che questa dovrà contenere solo i conti correnti dell’azienda utente (non quella dei vari stakeholder).

Per il cliente che paga con bonifico o per il fornitore pagato con Ri.Ba, Rid, Mav è superfluo indicare la Banca Cliente/Fornitore in quanto sarà egli ad attivarsi per il pagamento e sarà sufficiente indicare presso quale conto corrente vogliamo sia eseguito il bonifico o inviata la Ri.Ba. Sui documenti emessi compariranno in automatico i riferimenti bancari della azienda utente. Negli altri casi abbiamo necessità di conoscere i riferimenti bancari dello stakeholder. Il codice IBAN dovrebbe sempre essere valorizzato perché solo in questo modo sarà possibile emettere Ri.Ba in automatico o colloquiare con Home Banking. La proprietà Banca Cliente/Fornitore è ugualmente importante perché viene stampata sui documenti e il cliente può verificarne la correttezza. Si tratta di un testo che può essere inserito senza necessità di un format specifico ma se l’IBAN inserito è corretto, la funzione di ricerca (icona lente a fianco dell'intestazione) lo valorizza in base alla tabella degli sportelli fornita dall’ABI.

Una azienda cliente può avere diversi sedi. Innanzitutto deve essere riconosciuta una sede legale che deve essere sempre riportata sui documenti, ma altrettanto importante è la sede amministrativa a cui devono essere inviate le fatture e gli altri documenti. Generalmente sede amministrativa e sede legale coincidono tuttavia nella grande impresa e nelle società di persone è frequente che questi indirizzi siano distinti. Gea.Net prevede uno specifico campo per indicare la sede legale che conviene inserire solo se differisce dalla sede amministrativa. Se non indicato Gea.Net assumerà che sede amministrativa e sede legale coincidono.

Un’azienda può anche avere tante altre sedi come magazzini, uffici commerciali, negozi, filiali. Ma qui possono essere inseriti anche cantieri, lavoratori conto terzi o in genere tutte le sedi verso le quali sono possibili consegne di prodotti. Tutte queste sedi possono essere riportate nella tab Indirizzi il cui inserimento deve prevedere la presenza ragione sociale, indirizzo e comune affinché, ad esempio, possano essere stampati sui Documenti di Trasporto. Ad ogni indirizzo alternativo è possibile associare un Codice Sede Operativa (facoltativo) che può essere visto come un sottocodice della scheda cliente. Il CSO diventa necessario per gestire gli interventi e l’equipaggiamento (modulo CRM) delle diverse sedi, in pratica permette di associare alle uscite per assistenza e agli asset la locazione (sede distaccata del cliente) presso cui intervenire.

Ma in alcuni casi potrà essere comodo inserire una anagrafica nuova indicando che questa non è ne cliente ne fornitore in modo che le sedi secondarie saranno riconosciute con un loro codice. La codifica di un secondo codice potrebbe essere utile soprattutto se si prevede di attivare automatismi di generazione documenti importando o esportando i dati all’esterno, funzione molto utilizzata da chi opera con la grande distribuzione. Si pensi anche ad un progetto complesso in cui Gea.Net si occupa della gestione dei Documenti di Trasporto mentre la fatturazione è svolta da una secondo ERP, oppure se il Documenti di Trasporto viene emesso da una sede remota non collegata alla LAN, magari usando un software diverso, ma si ha la necessità di importare i dati per la successiva fatturazione. Questa soluzione, che in alcuni scenari è necessaria, può generare confusione in quanto durante la gestione e le ricerche anagrafiche comparirebbe il nome del cliente più volte quindi si consiglia di utilizzarla solo se la gestione degli Indirizzi alternativi non è soddisfacente.

La gestione dei documenti di consegna (Documenti di Trasporto, Fatture Accompagnatorie) prevede due codici distinti che di solito coincidono (uno per l’anagrafica che dovrà ricevere fattura, l’altra per l’anagrafica che dovrà ricevere la merce). E’ possibile modificare l’indirizzo proposto abbinato al codice di destinazione merce, richiamando uno tra i possibili indirizzi alternativi previsti nella scheda che compariranno in una ListBox sotto alla cella Destinatario Merce.

Come anticipato tutte le altre funzioni di Gea.Net ed in particolare la gestione dei documenti faranno riferimento ai dati gestiti in questa sede che saranno ereditati senza obbligare l’utente a reinserirli tutte le volte perciò è importante che tutte le informazioni conosciute siano inserite al fine di rendere più semplice e veloce il lavoro nelle fasi seguenti. Per capire meglio si faccia riferimento ai dati contenuti in un Documenti di Trasporto. Tutte le volte che viene impostato un nuovo Documento di Trasporto, saranno riportati i dati di riferimento precedentemente concordati e contenuti nella scheda (Banca, Pagamento, ecc.) che comunque potrebbero essere estemporaneamente modificati nel documento stesso.

Durante il salvataggio della scheda saranno eseguiti controlli sui dati obbligatori e la congruenza di questi. Viene anche invocato un servizio messo a disposizione dalla UE per verificare che la posizione sia correttamente aperta ma il mancato riscontro non è necessariamente una segnalazione d’errore in quanto potrebbe trattarsi di attività chiuse nel frattempo (con documenti emessi precedentemente) ma anche imprese individuali. Qualunque segnalazione è sempre superabile selezionando l’opzione Salta controlli di Validazione sulla barra comandi.

Più in generale le proprietà associate alle anagrafiche sono :

Ragione sociale. Spezzato su due stringhe di 30 caratteri ciascuna. Mentre la prima stringa compare ovunque, la seconda compare solo sui documenti ufficiali. Trattando ad esempio di società di persone si può indicare nella prima stringa il nome della società e sulla seconda il titolare.
Indirizzo della sede amministrativa. Spezzato su due stringhe di 30 caratteri ciascuna. Si consiglia di utilizzare la prima per l'indirizzo e la seconda per una eventuale località. Seguono celle separate in cui registrare CAP o zip code, Comune, Provincia, Nazione
Cliente. Se si tratta di un cliente e quindi deve comparire sul piano dei conti nel mastro clienti.
Fornitore. Se si tratta di un cliente e quindi deve comparire sul piano dei conti nel mastro fornitori.
Non Attivo. Qualora l'anagrafica non sia più attiva ad esempio in seguito alla cessazione di attività, Gea.Net necessita che la registrazione continui ad esistere sulla banca dati. Segnalandola come non attiva può essere trattata diversamente durante la normale gestione.
Telefono
Fax
Indirizzo email. E’ previsto un indirizzo principale più altri che hanno una funzione specifica (ad esempio destinazione fatture o ordini attivi o passivi). Se gli indirizzi particolari non sono caricati sarà usato sempre l’indirizzo email principale.
Web. Sito web dell'azienda
Partita IVA. Per le aziende comunitarie può essere verificato (anche attraverso pulsante o funzione a barra comandi) se il codice è registrato presso l’ente preposto alla riscossione dei tributi. Per le aziende italiane potrebbe non essere identificato se le posizione è stata chiusa ma anche per aziende individuali o enti no profit. In questo caso viene eseguito solo un controllo formale del codice che deve essere di 11 caratteri e il cui CIN (ultimo carattere) deve essere verificato.
Codice fiscale. Per le aziende individuali italiane è eseguito un controllo formale dei codici fiscali (16 caratteri con verifica del CIN).
Data e Luogo di Nascita obbligatori se si tratta di una azienda individuale.
Sottomastro. Importante solo per le scritture di Prima Nota. Per impostazione predefinita il sottomastro è uguale per tutti i clienti/fornitori (01). Tuttavia è facoltà dell'azienda dividere le anagrafiche secondo una propria modalità. Sarà sufficiente indicare il codice del sottomastro a cui assegnare l'anagrafica. Il sottomastro, quando diverso da 01, movimenta anche le vendite/acquisti sul sottomastro relativo. Cioè se sulla fattura abbiamo indicato il conto “5101001”, la registrazione contabile esegue automaticamente la trasposizione al conto “5102001”.
Codice SDI o identificativo per l’emissione di fatture elettroniche. Per le aziende private è un codice di 7 caratteri facoltativo, nel caso non lo si possieda lasciare 0000000. La Pubblica Amministrazione è identificata da un codice di 6 caratteri obbligatorio e normalmente si trova sulla HomePage del sito dell’ente.
Referente. Persone di riferimento in azienda
Cellulare del referente
Codice IBAN del conto corrente d’appoggio del cliente/fornitore. In versioni precedenti le coordinate bancarie erano identificate da ABI, CAB e Conto ma dal 2016 l’unica coordinata riconosciuta anche a livello internazionale è l’IBAN. Per gli utenti che utilizzavano Gea.Net già prima del 2016 la conversione dalle coordinate CBI è automatico.
Banca cliente/fornitore. E’ un campo descrittivo di 70 caratteri e può essere ricercata attraverso la tabella delle banche facendo click sull’icone con la lente.
Codice BIC del conto corrente.
Indirizzo Sede Legale. Spezzato su due stringhe di 30 caratteri ciascuna. Si consiglia di utilizzare la prima per l'indirizzo e la seconda per una eventuale località. La sede legale deve essere impostata solo qualora sia diversa dalla sede amministrativa. Se indicata comparirà in tutti i documenti.
Settore in cui opera l’azienda. Nel trattare i documenti del cliente alcune funzioni dell’applicazione seguiranno automatismi e processi differenti in virtù di questo parametro. Per uniformità con queste funzioni l’elenco delle voci di questa tabella non è modificabile.
Descrizione attività. Breve Descrizione del tipo di attività svolta. Si consiglia di inserirvi parole chiave che possono essere utilizzate in sede di ricerca.
Dimensione dell’azienda differenziata per piccola,media,grande o azienda individuale. La definizione dimensionale dell’impresa è quella comunemente riconosciuta all’interno della UE (Micro fino a 10 occupati e 2 milioni di fatturato, Piccola fino a 50 occupati e 10 milioni di fatturato, Media fino a 250 occupati e 50 milioni di fatturato, Grande oltre questi valori).
Tipologia. Indica la tipologia del cliente. Il raggruppamento per tipologie è liberamente utilizzabile dall'azienda secondo le proprie esigenze.
Zona. Indica la zona di appartenenza. La diversificazione delle zone è liberamente utilizzabile dall'azienda secondo le proprie esigenze.
Skype. Nome del contatto Skype normalmente usato
Regione di appartenenza. Italiana, IntraUE o ExtraUE. Importante per eseguire le verifiche di congruenza del codice fiscale e obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità. Serve per trattare diversamente le fatture emesse o ricevute. Se il fornitore viene indicato come IntraUE si rende non necessario la registrazione delle autofatture in quanto la duplicazione sul registro IVA acquisti e vendite sarà automatica.

Nelle Tab successive troviamo anche :

Note interne che non compaiono su documenti o altre stampe.
Note Automatiche su Fatture, importante soprattutto per documenti verso l’estero o per segnalazioni particolari come l’esenzione del soggetto dal versamento della ritenuta d’acconto. La dicitura compare su tutte le fatture emesse al cliente.
Dich.Intento: Protocollo e Data Ricevuta. Sono i riferimenti alla dichiarazione d’intento del cliente esportatore abituale da includere in fattura elettronica
Contattare il. Data in cui è previsto un prossimo contatto
Promemoria. Note da mostrare a video durante la gestione dei documenti.
Ns.Cod. da Cliente. Codice con cui l’azienda utente è identificata presso il cliente/fornitore.
Indirizzi email per l’inoltro di offerte, ordini e fatture
Percentuale IVA. Aliquota da applicare normalmente alle fatture. Indicare solo quando diversa dal regime ordinario.
Esenzione IVA. E’ da indicare solo se il cliente fosse completamente esente. Se l'esenzione fosse applicabile solo in determinate situazioni o solo su alcuni prodotti, questo campo deve essere lasciato vuoto ed occorre agire sui documenti emessi. Nel caso di esportatori soggetti ad esenzione solo in un determinato periodo, dovrà essere l’utente ad inserire l’esenzione ad inizio periodo e rimuoverla alla fine. Nella scheda del fornitore esiste un secondo campo esenzione riferito alle sole fatture ricevute per aiutare nell’inserimento.
Percentuale Ritenuta d’acconto da applicare in fattura
Filiale. La nostra filiale che gestisce il cliente qualora l’azienda sia strutturata in filiali o sedi distaccate. L'anagrafica della filiale deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche specificando che non si tratta ne di cliente, ne di fornitore.
Capoarea. Di solito si indica la società presso cui opera l’agente qualora questo sia inquadrato in una struttura. La figura del capoarea non prevede la gestione di una provvigione dedicata ma può essere utile per raggruppare più agenti . Può anche essere utilizzata come un reparto della filiale. L'anagrafica del capoarea deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche specificando che non si tratta ne di cliente, ne di fornitore.
Agente. L'anagrafica dell'agente deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche con Tipologia = “Agente” e specificando che non si tratta ne di cliente, ne di fornitore.
Subagente. L'anagrafica del subagente deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche con Tipologia = “Agente” specificando che non si tratta ne di cliente, ne di fornitore.
Campi Jolly. Sono 10 campi liberi che l’utente può utilizzare come meglio preferisce. Il significato dei campi deve essere definito nelle Impostazioni. Questi campi sono ereditati in sede di creazione di un documento e possono essere stampati se adeguatamente settati sulle impostazioni di stampa.
Privacy. Vengono registrati i consensi espressi dagli stakeholder in merito al trattamento dei propri dati, e all’autorizzazione per finalità di comunicazione a terzi o di comunicazioni di marketing. Un’opzione aggiuntiva ("Altro") è stata prevista per eventuali autorizzazioni personalizzate richieste dall'utente.

Seguono una serie di celle che sono sdoppiate nelle tab Dati Cliente e Dati Fornitore in modo da essere richiamati diversamente sui documenti attivi e passivi

Pagamento. Condizioni di pagamento concordato preventivamente.
Divisa. La divisa con cui abitualmente vengono gestiti i documenti.
Conto Corrente. La banca dell’azienda utente in cui vengono normalmente assegnati/appoggiati gli effetti del cliente/fornitore.
Vettore. L'anagrafica del vettore deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche specificando che non si tratta ne di cliente, ne di fornitore.
Porto. Porto normalmente usato sui Documenti di Trasporto.
Resa. Resa normalmente usata sui Documenti di Trasporto.
Mezzo di trasporto. Mezzo di trasporto normalmente usata sui Documenti di Trasporto
Trasporto a cura del mittente/destinatario/vettore
Escludi da Comunicazioni IVA all’AE. Esclusione del nominativo dall’Esterometro

Proprietà di pertinenza dei rapporti verso clienti

Contropartita vendite. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiate le vendite fatte al cliente. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità.
Articolo da riportare in fattura. Codice articolo che deve sempre comparire come ultimo nelle fatture emessi. Può essere usato per la rivalsa su spese bolli o altre spese.
Fido. Indica l'importo di fido assegnato all'azienda. Se questo fido è diverso da 0 e viene superato l'applicazione lo segnala all'emissione di documenti
Plafond Art.8/c. Inserire l’importo definito nella lettera d’intento. La disponibilità ancora in essere (mostrata durante la gestione dei documenti) viene calcolata detraendo da questo importo la somma degli imponibili delle sole fatture a cui l’esenzione è stata applicata completamente. Cioè vengono ignorate le fatture con esenzione inserita a livello di singola riga invece che in testata. Per questo motivo e anche per evitare di applicarlo impropriamente negli anni successivi, all’esaurirsi della disponibilità questo valore dovrebbe essere eliminato.
Percentuale Sconto Aggiuntivo (o Sconto Cassa) che viene applicata in fattura in aggiunta allo sconto determinato dal prezzo di listino. Questo valore è presente sulla scheda cliente per estensione di quello indicato nella scheda del pagamento (a cui si rimanda per maggiori dettagli) trattato nel capitolo Scadenziario della Guida Utente B, al fine di non dovere registrare più volte la stessa modalità di pagamento che differisce solo per la % di sconto.
Percentuale di recupero del contributo CONAI/COBAT
Contenitori utilizzati per l’invio merce con DdT (da indicare solo se diversi dalle Impostazioni)
Incassi SEPA: ID e Data del mandato sottoscritto dal cliente Incassi RID su canali SEPA.
Listino comune. Numero di listino a cui fare riferimento per il calcolo dei prezzi di vendita.
Listino personalizzato. In mutua esclusione con il listino comune infatti se questo valore è attivo il cliente avrà un proprio listino prezzi. Si faccia riferimento alla gestione dei listini per maggiori informazioni.
Spostamento scadenze al 31/08 e al 31/12. Per impostazione predefinita le ricevute bancarie con scadenza in queste date sono spostate al giorno 10 del mese successivo. L’operatore è comunque libero di scegliere un’altra data.
Cliente a Rischio o Insolvente. Se selezionato l’applicazione provvede a segnalarlo ad ogni emissione di documenti o a bloccare il documento stesso
Salta controllo Partita IVA comunitaria serve per inibire la verifica dell’esistenza di una posizione fiscale.
Prezzo su Documenti di Trasporto. Fa comparire il prezzo della merce sui Documenti di Trasporto emessi.
Mai totale a corpo su DdiT. Inibisce la funzione di raggruppamento tipica dei progetti dove sono da riportare solo alcuni articoli (padre) mentre gli altri saranno ignorati ma il prezzo sarà sommato al valore del padre.
Fatturazione Manuale. Se attivato esclude il cliente dal processo di fatturazione che si esegue normalmente a fine mese. La fatturazione è possibile solo se espressamente richiesta dall’operatore.
Fatturazione a fine mese
Addebita bollo in fattura. Costo del Bollo di 2 Euro a carico del cliente per fatture con esenzione superiore a 77,47 Euro. Gli importi sono modificabili nelle Impostazioni.
Split Payment (ex Fattura con IVA in sospensione) applicato normalmente ai rapporti verso la PA
No IVA per Cassa identifica un cliente (ad esempio enti o fondazioni) a cui non può essere applicata anche se prevista come configurazione del software
Lingua. Lingua con cui si vuole stampare normalmente i documenti
Raggruppamento DdiT. Permette di emettere le fatture secondo una logica predefinita di suddivisione di diversi Documenti di Trasporto. La modalità operativa viene analizzata dettagliatamente di seguito.
Codice personalizzato. Se attivato ad ogni documento emesso ricerca il codice con cui il cliente riconosce il prodotto e lo stampa al posto del codice prodotto. Si faccia riferimento alla gestione articoli di magazzino per altre informazioni.

Proprietà di pertinenza dei rapporti verso fornitori

Contropartita acquisti. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiati gli acquisti fatte dal fornitore. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità
Valutazione sintetica del fornitore
Fornitore di Servizi. Questo campo è importante soprattutto per i fornitori extracomunitari in quanto se fornitori di servizio verrà registrato un movimento contabile che movimenta sia l’IVA acquisti che l’IVA vendite. Questo rende non necessario la registrazione delle autofatture in quanto la duplicazione sul registro IVA acquisti e vendite sarà automatica.
Arrotondamento Matematico dell’IVA. Alcuni fornitori emettono fattura con arrotondamento matematico dell’IVA altri arrotondano sempre al centesimo superiore. Questi diversi metodi di calcolo danno origine a confusione e durante la registrazione delle fatture passive possono causare differenze di un centesimo nella registrazione obbligando l’operatore ad intervenire manualmente a correggere il movimento contabile. Gestendo correttamente questo campo si possono risparmiare molte attività noiose. Di solito utilizzano l’arrotondamento le grandi aziende o le multiutilities che hanno soprattutto clienti privati.

Modalità di Raggruppamento Documenti

È possibile generare una fattura ogni Documenti di Trasporto, crearne una per tutti i documenti facenti capo ad uno stesso progetto, raggruppare tutti i Documenti di Trasporto verso lo stesso luogo di destinazione su una fattura oppure raggruppare tutti i Documenti di Trasporto indipendentemente dal luogo di destinazione della merce. Attenzione: il raggruppamento per destinazione avviene per codice destinazione diversa e non per indirizzo alternativo diverso (per evitare l'errore contrario in caso di un banale spazio in più o in meno). Pertanto quando esiste la necessità di raggruppamento per indirizzo alternativo diverso, sui documenti deve comunque sempre essere impostato anche un codice destinazione merce diverso.

Oltre a dividere su più fatture quanto consegnato nel mese alla stessa azienda cliente, Gea.Net per contro permette anche di fare l'esatto opposto, ovvero fatturare ad una azienda capofila di un gruppo tutte le fatture destinate a diverse aziende del gruppo. Per convenzione tutte le aziende dello stesso gruppo devono avere i primi 4 caratteri del codice uguale mentre la azienda capofila deve avere 0 come ultimo carattere del codice (Cioè 12340=Azienda capofila, 12341=Azienda AAA, 12342=Azienda XYZ, ecc.).

Questa peculiarità consente all'utente di eseguire una vendita su tre livelli (sede di consegna, azienda committente, azienda capofila del gruppo) dove sono coinvolti tre soggetti completamente diversi. Il caso più comune riguarda la Pubblica Amministrazione come può essere la Regione (Capofila) che riceve una fattura per conto della ASL (committente) di merce consegnata presso un soggetto terzo (paziente) ma anche nel settore privato, soprattutto in caso di subappalti, la gestione a tre livelli si può presentare frequentemente.

Tuttavia occorre utilizzare la fatturazione ad una azienda Capofila SOLO nel caso in cui sono coinvolti tre soggetti giuridici diversi. In molti casi pur essendoci tre soggetti coinvolti, la destinazione merce non è un soggetto giuridico ma un semplice magazzino. In questi casi è sufficiente cambiare la destinazione merce sul documento di trasporto. In linea più generale bisogna considerare che il codice di Destinazione Merce presente sul Documento di Trasporto dovrebbe essere indicativo del soggetto giuridico che ha responsabilità della merce in caso di merce in Visione o a Noleggio. Quindi se si tratta di un magazzino (o di una sede distaccata o di una filiale) nell'elenco dei clienti/fornitori non deve essere presente il magazzino ma la sede dell'azienda a cui esso fa riferimento, anche perchè essa avrà facoltà di spostare successivamente la merce presso altra sede.

Griglie ed Elenchi

Sulle ultime pagine sono visibili delle griglie che permettono di gestire delle registrazioni associate alla scheda:

Contatti o Scheda marketing. Vengono riportati l’elenco dei nominativi di riferimento nell’azienda cliente. Per ogni nominativo è riportato tipo di contatto, telefono fisso, telefono mobile, ultimo contatto, successivo contatto richiesto e note.
Gestione Indirizzi. Come già esposto, per ogni cliente è possibile inserire una serie di possibili destinazioni riportando ragione sociale (solitamente uguale), indirizzo e comune. Gli indirizzi alternativi possono essere identificati da un codice che ha funzioni di sottocodice aziendale soprattutto nella gestione degli interventi e della attrezzatura gestita nel modulo CRM.
Gestione Codici Articoli dei clienti/fornitori. Per ogni articolo è possibile abbinare il codice dell’azienda codice usato dal cliente/fornitore. Questo comporta che nella stampa del documento potrà essere stampato anche il codice del cliente.

Possono seguire altre proprietà trattate per settori specifici come Taglie/Colori o Grande Distribuzione che saranno trattate nella documentazione relativa ai moduli di riferimento.

COMUNICAZIONI, MARKETING e PRIVACY

Gea.Net prevede la possibilità di inviare documentazione personalizzate agli stakeholder. La comunicazioni sono di tre tipi:

attraverso l’invio un documento non personalizzato (Mass Mailing), tipicamente usato per finalità di Marketing
attraverso l’invio un documento personalizzato (Comunicazioni Personalizzate) generato da un template
attraverso l’invio di SMS (richiede che sia stato attivato un abbonamento con un provider

Nota: Nella versione base non sono gestiti gli indirizzi email e i numeri dei cellulari presenti sulla scheda Contatti ma solo l’indirizzo email e il cellulare presenti della scheda anagrafica dello stakeholder.

Per inviare comunicazioni personalizzate, dalla Home Page selezionare Archivi à Anagrafiche

Il Mass Mailing (non disponibile in Gea.Net Start) crea la lista di indirizzi email delle righe selezionate e a cui si desidera inviare un documento, quindi apre una finestra che permette di gestire la comunicazione. Si dovrà inserire l’oggetto e un File Body (TXT o HTML) che sarà riportato nel corpo della email e potranno essere inseriti alcuni file allegati (massimo 3). A differenza di un corpo in formato solo testo, generare il File Body in formato HTML con uno strumento professionale permette di integrare immagini e video ottenendo una comunicazione di alta qualità.

Si ricorda che le comunicazioni con finalità di marketing richiedono l’espresso consenso dei clienti quindi si dovrebbe gestire questa informazione sulla scheda e filtrare solo quei nominativi che hanno dato il consenso.

I documenti personalizzati vengono generati da un template di un file Microsoft Word (docx) che può essere integrato con i dati anagrafici degli stakeholder. Nella cartella \geanet\Bin vengono forniti due modelli di esempio (EsempioLetteraCircolare.docx e Privacy.docx) da cui è possibile creare altri documenti personalizzati che si desidera inviare. In questi file di esempio sono contenuti alcuni Tag che saranno sostituiti prima di inviare il documento. In questa sede non riportiamo l’elenco completo dei Tag disponibili ma è possibile trovarli sul sito ma anche consultando la struttura del database (la tabella AN_ANAG è quella che contiene l’elenco degli stakeholder e per tutte le proprietà (campi) è presente un Tag con lo stesso nome).

L’invio di SMS richiede che sia stato attivato un abbonamento con un provider altrimenti non potranno essere inviati i messaggi. Nella versione base, in particolare, è gestito l’invio solo con il provider Mobyt . Se si utilizza un fornitore diverso è necessario richiedere una piccola personalizzazione.