FUNZIONI BASE    

Gea.Net dispone di alcune funzionalità che non sono intuitive e che, pur essendo documentate e spesso evidenziate anche nelle schermate, vengono recepite con difficoltà dall’utente che inizia ad operare con Gea.Net. Queste poche righe sono il riassunto degli errori più banali di impostazione che spesso creano difficoltà operative notevoli e inutili perdite di tempo. Seguirà poi una serie di consigli che renderà più efficiente l’operatività. 

In ogni funzione è possibile spostarsi con il mouse o con tastiera. Usando la tastiera occorre muoversi tra i diversi controlli con il tasto Tab e confermare con il tasto Invio.È possibile accedere alle funzioni presenti sulla barra comandi con il tasto ALT+[lettera sottolineata]. Sulla barra comandi sono sempre presenti tutte le funzioni eseguibili. Le icone (pulsanti) che hanno dimensioni maggiori e che solitamente si trovano nella parte alta o nella parte bassa della finestra, sono quasi sempre scorciatoie delle funzioni che sono presenti sulla barra comandi. Quelle più piccole che si trovano a fianco di celle servono per facilitare l’operatività relativa alla cella di riferimento.

• Controllo ListBox ( 1 - blu ) : All'interno delle schede sono presenti diversi tipi di formati per la registrazione dei dati. Alcuni sono intuitivi altri invece possiedono caratteristiche particolari come quelli che sul fianco hanno disegnato una freccia verso il basso.Tutte le opzioni possibili sono visibili facendo click sulla freccia. Il contenuto della lista solitamente viene popolato ricavandolo da una tabella (Archivi, quindi Tabelle) o da una lista (Impostazioni, tab Liste).

• Controllo Check ( 2 - viola ) : Sono controlli che prevedono l'inserimento di valori vero/falso. Facendo click sul campo compare/scompare la spunta.

• Controllo Testo ( 3 - rosso ) : Permette di gestire le informazioni identificate per mezzo di un codice ad eccezione delle Tabelle o delle Liste che appaiono solitamente nelle ListBox. Questo controllo viene usato per le anagrafiche, gli articoli, i collaboratori, il piano dei conti e possiede una cella di colore bianco (riservata al codice), una seconda cella di colore grigio (riservato alla visualizzazione della descrizione). La cella grigia è solo descrittiva o utilizzata per la ricerca, cioè le modifiche su questa cella non viene mai memorizzata. Ancora più a destra compare un disegno con due frecce che permette la ricerca della registrazione precedente e successiva. Se si ricorda il codice è possibile inserirlo direttamente oppure si possono inserire le prime lettere della descrizione e selezionare le frecce di scorrimento. Di questa categoria di controlli fanno parte anche i prodotti di magazzino. Quando viene richiesto il codice di un prodotto è possibile indicare sia il codice stesso sia il codice a barre. Con il tasto funzione rappresentato da una lente è possibile accedere ad una ricerca più completa. L’ultima funzione sulla destra (pulsante GO) permette di aprire una finestra di popup per l’inserimento o la modifica della registrazione.

• Controllo Testo Speciale ( 3bis - rosso ) : Una variante del controllo precedente prevede che siano presenti solo le icone di ricerca (lente) o di ridirezione (GO) e le funzionalità sono di diversa natura in base alla tipologia della cella. Così il pulsante GO per un campo che contiene l’indirizzo fisico di aprire la mappa con Bing Maps o Google Maps, l’indirizzo email prevede di scrivere una email, un campo web permette di accedere al sito, un file di essere modificato. Con il pulsante di ricerca per i campi che contengono il nome di un file è possibile accedere alla ricerca attraverso esplora risorse, mentre celle che contengono il comune di popolarlo in base al CAP o la descrizione della banca di essere popolata in base all’IBAN. Ma a tipi particolari di celle possono essere associate altre icone in base alla funzionalità di cui necessità. Per queste si consiglia di posizionarsi sull’icona e leggere il significato che solitamente è descritto nel ToolTip oppure fare riferimento al paragrafo della Guida che documenta la specifica finestra.

• Controllo Opzione ( 4 - verde ) : Altri controlli prevedono una sola scelta tra diverse proposte. La scelta avviene facendo click sul cerchio alla destra dell'opzione.

• Controllo Data ( 5 - giallo ) : Il calendario normalmente non è visibile, appare solo facendo click sull’icona alla destra del controllo. La data è modificabile comunque anche senza questo strumento, è sufficiente posizionandosi sulla data visualizzata ed agire indicando il numero del giorno,mese,anno con uno spazio come separatore (digitare “01 01 21” per indicare 1 gennaio 2021). Facendo doppio click sulla cella si modifica la presentazione della data dal formato esteso a quello numerico e viceversa.

Salta Controlli di Validazione

Un ERP non dovrebbe consentire la registrazione di un entità incompleta perché questo potrebbe generare una serie di problemi in cascata. Tuttavia è abbastanza frequente imbattersi nella registrazione di un cliente di cui non si conosce la partita IVA o di volere modificare una fattura che già è stata riportata sul registro IVA per cambiare magari una descrizione. Sembra banale ma questo è un problema con cui tutti prima o poi hanno a che fare.

Gea.Net Pro segnala l’incongruenza ma consente queste operazioni a rischio e pericolo dell’utente che deve essere in grado di valutare il grado di pericolosità dell’azione che sta per compiere. Se ad esempio si inserisce una scheda cliente senza Partita IVA, la fattura emessa verso di esso risulterà non corretta, se si modifica l’importo di una fattura già riportata sul registro IVA si otterrà un bilancio non corretto.

Comunque se si desidera forzare i controlli, la funzione di Salta Controlli di Validazione è disponibile ovunque si possa presentare un messaggio di validazione non superata.

Gestione Allegati

Alla maggior parte delle entità è possibile associare un serie di file (allegati). Tra le entità che prevedono la gestione degli allegati sicuramente le più utilizzate sono le schede clienti/fornitori, le schede articolo, i documenti e le tabelle. La gestione è piuttosto semplice e una volta aperta la scheda prevede il comando di Importa Allegato che crea una copia di un file scelto nella sottocartella \geanet\bin\DATI\Archivio\ALLEGATI. La sottocartella è visibile attraverso il comando Cartella Allegati ma anche per mezzo di Esplora Risorse.

Valorizzare il magazzino dalla funzione Movimenti di Magazzino

La gestione del magazzino prevede un modulo dedicato tuttavia nel modulo Vendite di Gea.Net Start troviamo la funzione Magazzino (che nel modulo Magazzino di Gea.Net Pro si chiama Movimenti di Magazzino) molto utile a chi vuole gestire semplicemente i carichi e gli scarichi solo al fine di consultare la giacenza e il valore. Tratteremo meglio questo concetto nel capitolo in cui analizzeremo i DdiT ma per il momento si sappia che gli scarichi verranno creati automaticamente stampando il Documento di Trasporto, mentre i carichi possono essere eseguiti con questa funzione. L’elenco di solito mostra i singoli movimenti ma può essere richiesto anche raggruppando quelli dello stesso articolo movimentati sullo stesso magazzino (Tipo Estrazione = “Valore (o costo)”). Questa opzione permette di unire carichi e scarichi su una sola riga al fine di vedere la sommatoria dei carichi e degli scarichi, la differenza (o giacenza) e l’ammontare del valore a magazzino.

Scadenze

Esistono due diverse gestioni dello Scadenziario collegate tra loro. La prima, la più semplice, è quella utilizzata in Gea.Net Start e ci si accede dall’elenco Fatture selezionando Tipo Estrazione = “Scadenze”. La seconda opzione è più completa ed è presente nel Modulo Contabilità di Gea.Net Pro. La gestione semplificata non gestisce tutta una serie di problematiche tipiche dei flussi di cassa (Ri.Ba, insoluti, anticipi, pagamenti parziali) quindi non andrebbe usata se si utilizza il modulo Contabilità. Le due opzioni sono trattate nel capitolo dedicato allo Scadenziario nella Guida Utente B.

Provvigioni

Anche per le provvigioni Agenti esistono due diverse gestioni diverse. La prima è la più semplice e ci si accede dall’elenco Fatture selezionando Tipo Estrazione = "Provvigioni". La seconda opzione è più completa ed è presente nel Modulo Controllo Gestione. La gestione semplificata è valida solo se non interessa gestire attività di natura commerciale avanzata. Le due opzioni sono trattate di seguito nel capitolo dedicato alle Provvigioni e nelle Guida Utente B (Ciclo Attivo e Ciclo Passivo).

Anomalie e Incongruenza dei dati (non disponibile in Gea.Net Start)

Sulla barra comandi delle Impostazioni è disponibile la funzione Verifica Incongruenza Dati che ci notifica una serie di situazioni anomale come ad esempio:

• la presenza di Movimenti di Magazzino su un codice di magazzino mancante
• la presenza di righe documento senza la relativa testata
• la presenza Conti non Validi su Movimenti di contabilità
• uno sbilancio su Movimenti di contabilità

Al termine di questa verifica, per avere una situazione completa delle anomalie occorre salvare la scheda delle Impostazioni. Se alcuni codici settati nella configurazione non fossero presenti sul database, verrebbe segnalata l'incongruenza e l'operatore potrebbe decidere di inserirle.

Mappe

Gea.Net Pro mette a disposizione dell’utente una ricerca e visualizzazioni delle sedi dei clienti/fornitori ogni volta viene presentato a video l’indirizzo.

Il servizio mappe utilizzato per impostazione predefinita è il servizio Bing Maps contenuto nella libreria AIT_GRAFICI.DLL . Qualora questa libreria non fosse presente o il servizio non fosse disponibile, vengono utilizzate le Google Maps attraverso il browser del proprio computer.

Campi Jolly

Gea.Net mette a disposizione alcuni campi liberi o campi Jolly legati alla scheda anagrafica clienti/fornitori e alla scheda articoli di magazzino. I campi jolly sono ereditati nella gestione dei documenti e possono essere stampati come qualsiasi altro campo presente nelle schede. Il significato dei campi deve essere impostato nella finestra delle Impostazioni.

Le celle sono gestibili sulla scheda anagrafica cliente/fornitore, sulla scheda articoli di magazzino e sui documenti. Nella testata quelli ereditati dalla scheda cliente e sulle righe documento i campi jolly legati agli articoli.
Sulla stampa dei documenti i campi Jolly sono gestiti come tutti gli altri presenti sulla scheda del documento. Per impostazione predefinita non vengono mostrati ma è possibile intervenire sulle Impostazioni di stampa per definire la posizione e i parametri con cui riportarli.

Codici Clienti/Fornitori e codici Articoli della stessa lunghezza

Se per quanto riguarda i codici clienti/fornitori la cosa dovrebbe automatica visto che la maggior parte degli utenti codifica le anagrafiche con un numero progressivo di 5 caratteri (tutti quelli disponibili), per la codifica degli articoli la cosa è più complessa perché entrano in gioco diversi fattori. Potrebbe sembrare banale organizzare un magazzino ma non è così se lo si vuole creare veramente efficiente. L’unica regola che vale per tutti è quella di non creare codici eccessivamente lunghi ma neppure troppo corti e se possibile tutti della stessa lunghezza.

Perché questa precisazione? Perché lavorando con i documenti la digitazione del codice cliente/fornitore o del codice cliente potrebbe risultare lenta e fastidiosa. Il problema non si pone se si usa solo la ricerca o lo scorrimento per ricercare un codice, ma se si ricorda il codice, il tempo di latenza tra l’inserimento di un carattere e quello successivo potrebbe essere di qualche decimo di secondo.

Ma perché questa latenza? Perché ad ogni modifica del codice Gea.Net Pro è obbligato a verificare se esiste l’articolo e questo comporta un continuo accesso al database. Se il codice viene trovato deve essere proposto un prezzo, verificate le scorte e tutta una serie di operazioni che rallentano l’operatività. L’alternativa potrebbe essere di chiedere all’operatore di confermare il codice inserito solo al termine ma questo aprirebbe scenari di inefficienza.

Gea.Net Pro ha cercato di risolvere questo problema lasciando all’operatore la possibilità di stabilire un numero di caratteri sotto il quale non viene eseguito alcun controllo, pertanto se siamo sicuri che tutti i codici clienti sono di 5 caratteri o che i codici degli articoli sono di almeno 6 caratteri possiamo impostare questi valori ed essere certi che digitando i primi caratteri i tempi di latenza spariscono. Ovviamente dobbiamo essere sicuri che nessun codice sia più corto altrimenti Gea.Net Pro non sarebbe in grado di agganciare e suggerire le informazioni.

E’ possibile configurare il numero dei caratteri dei codici dalle Impostazioni

Duplica scheda

La funzione per duplicare un entità è disponibile in molte funzioni di gestione. Di solito si trova alla voce Funzioni o alla voce di secondo livello Genera. Principalmente serve per duplicare un documento o un movimento di contabilità ma è molto funzionale anche se si desidera clonare una anagrafica o un articolo.

La possibilità di duplicare un ordine è molto utile nel momento in cui occorre richiedere in diversi periodi gli stessi articoli, cambiando magari solo la quantità. In questo caso la funzione di duplicazione crea un secondo ordine senza numero e con data odierna. mentre mantiene il resto delle informazioni.

Utile anche per trasformare un preventivo in ordine o un ordine cliente in ordine fornitore. Dopo aver duplicato il documento basta cambiare il Tipo Ordine. Esiste anche l’opzione di duplicazione con cambio tipo documento con cui viene mostrata la lista dei tipi disponibili tra cui scegliere.

Molto utile anche per duplicare movimenti di Prima Nota ripetitivi (giroconti) o complessi (stipendi).

Distinta Base Leggera

Occorre pensare bene a come strutturare la distinta base, infatti ci sono diverse possibili soluzioni che vanno dall'inserire tutti i singoli componenti (viti comprese) fino ad inserire il minimo indispensabile.

Quando pensiamo a come strutturare la distinta, ricordiamoci che non ci sono obblighi di legge e non c'è un modo migliore di una altro ma solo un modo migliore per la nostra azienda.

Possiamo azzardare che per la maggior parte dei casi conviene tenere la distinta base il più leggero possibile, non indicando tutte le minuterie. Questo offre l'indubbio vantaggio di non caricare a magazzino tutta una serie di componenti dal valore economico irrilevante e che, per una serie di motivi, sarà difficile fare quadrare durante l'esercizio.

In ultima analisi si consideri che tutti gli articoli che sono in distinta base devono necessariamente essere gestiti comportando il carico, il trasferimento in conto lavorazione e lo scarico. Ora si valuti quanto aggravio di lavoro questo possa portare all'azienda e lo si compari con i benefici che avrebbe la gestione di un magazzino puntuale. Troverete la risposta a quanto granulare dovrebbe essere la distinta base.

Non riportare a Magazzino gli articoli dei clienti

Se abbiamo qualche risorsa in più sarebbe bene utilizzarla per gestire meglio i beni che sono di proprietà dell'azienda.

Tuttavia se la nostra azienda produce lavori conto terzi il cliente che si fida della nostra buona fede potrebbe chiederci di attivare questa gestione per sopperire alle loro inefficienza.

Nel qual caso la merce di proprietà di terzi non può e non deve essere mischiata alla nostra. Quindi si deve creare un magazzino presso la nostra sede (uno per ogni cliente) di merce di sua proprietà e soprattutto prestare la massima attenzione a non confondere i magazzini.

Purtroppo con questo tipo di gestione è facile fare errori e questo potrebbe comportare lo squadro di entrambi i magazzini. Consideriamo anche che se vogliamo mantenere la gestione per nostro riscontro, in caso di contestazione sarà comunque difficile fare valere le nostre ragioni e dovranno necessariamente essere ripresi i documenti emessi e ricevuti.

Velocizzare le operazioni di salvataggio delle scheda

Una delle operazioni più pesanti di Gea.Net si riscontra nelle operazioni di salvataggio delle schede. Se poi parliamo di documenti con decine o centinaia di righe queste operazioni possono durare diversi secondi e quando si lavora massicciamente sui documenti questo può risultare noioso. Le soluzioni che proponiamo di seguito sono valide e consigliate anche per una installazione monoutenza e a maggior ragione se si dispone di un database in rete o in cloud.

• Accedere alla funzione Impostazioni e verificare che attivare l’opzione Riscrivi Sempre Righe Documento non sia spuntato. Con questa specifica verranno riscritte le righe di dettaglio delle varie entità solo quando necessario e si riscontrano migliori performance soprattutto nella gestione dei documenti. Ad esempio aprendo un documento con diverse righe articolo ed invocando subito la stampa dello stesso, si potrebbero guadagnare anche diversi secondi.
• Sempre dalle Impostazioni è possibile attivare l’opzione Usa Comandi Extra Generali. Così facendo si riscrivono le righe in unico blocco risparmiando anche il 70% su database in cloud e quasi mezzo secondo se il database è in locale.
• Infine l’operatore dovrebbe adottare comportamenti che tendono a minimizzare la lettura/scrittura dei dati in senso generale. Un caso concreto che solitamente non si sfrutta riguarda la possibilità di applicare filtri di ricerca o di richiedere solo le colonne di cui si necessita, al momento in cui vengono richieste liste o griglie. Un’altra cattiva abitudine è quella di chiudere una scheda (documento o anagrafica che sia) usando sempre il comando Salva invece che Esci.

Operazioni concorrenti sconsigliate

Per chi opera con diverse postazioni (rete), ci sono operazioni che se svolte in contemporanea potrebbero causare problemi di congruenza dei dati. In realtà il rischio di accesso concomitante alla stessa informazione è piuttosto remoto ma nel caso si verificasse potrebbe comportare una alternazione di informazioni piuttosto importante. Il caso più comune è la modifica contemporanea dello stesso documento in cui l’operazione del secondo utente ricoprirebbe quella dal primo. Un altro errore frequente è mantenere aperto per troppo tempo una scheda senza salvarla perché si rischia di bloccare le attività degli altri colleghi, quindi è bene abituarsi a tornare sempre alla Home Page (meglio ancora chiudere Gea.Net Pro) se si abbandona la postazione di lavoro o se si lavora su altri progetti.

Le operazioni più delicate sono quelle che trattano in scrittura una grossa mole di dati come le chiusure o la generazione di documenti. Per queste attività Gea.Net segnala il pericolo e consiglia di eseguire la funzione solo quando nessun altro opera su Gea.Net Pro, tuttavia consente operazioni concorrenti a meno che non sia attivo l’uso delle transazioni (configurabile nelle Impostazioni), in questo caso il blocco è gestito dal database. Però l’uso delle transazioni di solito non è la scelta migliore per almeno due motivi:

• usa una grossa mole di memoria RAM quindi su operazioni molto lunghe come la chiusura del magazzino o della contabilità potrebbe essere impossibile riuscire a terminare l’operazione
• fintanto non è terminata l’intera operazione soggetta a transazione tutte le procedure che tentano di aggiornare una delle registrazioni vengono messe in attesa

 Di seguito riportiamo una serie di operazioni che sarebbe da evitare, se non altro per non incorrere in errori di timeout.

• Non è consentito modificare lo stesso record (es. modificare lo stesso documento), c’è concorrenza tra record. Se si attivano le transazioni questo è segnalato dal sistema con errore a video. Con Access, MySql o comunque se le transazioni sono disattivate il secondo utente ricopre quanto fatto dal primo.
• Non è consentito modificare una fattura mentre si stampa il Registro IVA o il Libro Giornale. Potrebbero essere ricoperti i flag che marcano il movimento come già stampato sul registro. Durante questi processi sarebbe bene non intervenire su documenti o movimenti del periodo interessato o se proprio si deve accedere solo in consultazione.
• Attenzione alle distinta base a più livelli. Occorre fare particolare attenzione alla costruzione delle distinte infatti se per errore si indica un componente sulla cui distinta base è presente il prodotto che si sta gestendo si cade in un errore logico di ricorsività (deadlock).
• Non sarebbe consentito l’uso di Gea.Net  mentre si procede alla Chiusura Contabile e di Magazzino. La modifica di movimenti Contabili o di Prima Nota, che potrebbe anche verificarsi in seguito alla modifica di un documento, genererebbe un riporto all’anno successivo di saldi non corretti. L’applicazione segnala con un messaggio di avvertimento la modalità dell’utilizzo.
• Allo stesso modo sarebbe da evitare l’uso di Gea.Net in sede di calcolo del bilancio o di calcolo delle giacenze. In questo caso il problema sarebbe meno grave perché si potrebbero facilmente ricalcolare e visto il frequente ripetersi di queste operazioni potrebbe essere considerato inaccettabile l’interruzione operativa per gli altri utenti.
• Durante la generazione delle fatture è bene non utilizzare il ciclo attivo (ordini, Ddt, fatture) quanto meno per avere continuità nei progressivi. Se proprio si deve, meglio operare solo su documenti più recenti della data di fatturazione.