Gea.Net permette di unificare la
gestione del budget e la gestione dei progetti pur rimanendo due gestioni
autonome.
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La gestione del budget prevede di pianificare i ricavi e i costi sostenuti in un dato periodo. Il budget può essere associato ad un progetto (consigliato) ma può anche essere indipendente e quindi relativo all’intero processo aziendale. Al tempo stesso la voce di budget può essere abbinata ad una voce di spesa o di ricavo. Inoltre il budget può essere relativo ai ricavi e/o ai costi e al tempo stesso questi possono essere identificati in costi vivi di acquisto di beni o servizi (gestione costi) o costi di lavorazione (gestione lavorazioni).
Se si collega ad un progetto questo deve essere creato nella tabella Progetti (funzione Tabelle nel modulo Archivi).
Per ogni attività possono essere inseriti i valori nelle celle Ricavo Preventivo, Costo Preventivo e Ore Lavorate Preventivo, solitamente derivandoli da contratti di commesse oppure calcolandoli dalle offerte e dagli ordini emessi e ricevuti.
Costi Consuntivo, Ricavi Consuntivo e Ore Lavorate Consuntivo possono essere inseriti a mano ma in modo più funzionale possono essere calcolati (per i ricavi dalle fatture di vendita, per i costi dalle fatture di acquisto o dai tempi di lavorazione).
Sia per le attività a preventivo che per quelle a consuntivo sulla barra comandi sono disponibili le funzioni Calcola Preventivo e Calcola Consuntivo (possibile anche facendo click sull’icona “sommatoria” a fianco delle descrizioni) per calcolare il valore attuale. L’importo ricavato può sempre essere rielaborato e modificato dall’operatore rendendolo così indipendente dal resto del gestionale.
Per conoscere le varie voci che determinano costi e ricavi è possibile richiamare le voci presenti sul menù Dettagli a barra comandi.
Per la gestione dei ricavi è possibile associare uno specifico cliente e in questo caso il budget di ricavo si intende sul singolo cliente, cosa peraltro quasi normale nella gestione delle commesse. Ovvero se si monitora lo stato di un progetto come può essere una commessa che per definizione è associata ad un singolo cliente, diventa superfluo indicare espressamente il cliente giacché con ogni probabilità tutte le fatture emesse per quel progetto avranno come destinatario lo stesso cliente. Per contro se non viene indicato il cliente il calcolo del budget si applica all’intero fatturato sul periodo (associato al progetto o alla voce di ricavo indicata).
Allo stesso modo, per la gestione dei costi può essere associato un solo fornitore e anche in questo caso, se indicato, verranno esaminati solo gli acquisti da quel fornitore.
Per quanto riguarda la gestione delle lavorazioni si può associare i tempi di lavorazione svolti in un solo centro di costo o da un solo collaboratore.
La gestione del budget è indicata anche per microprogetti in scenari in cui il responsabile del centro di costo assegna una lavorazione ad un determinato collaboratore. Il collaboratore, una volta eseguita la lavorazione, indica lo stato d’avanzamento e quando terminato il responsabile determina la chiusura dell’attività. La gestione così fatta è già funzionale ma naturalmente può essere parte di un progetto più ampio che tenga conto anche dei costi di materiale e/o dei ricavi.
Le attività concluse devono essere segnalate come chiuse e in modo da essere visualizzate solo quando richiesto espressamente.