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La funzione di gestione dei contatti presenta e registra tutti i rapporti intercorsi tra operatori dell’azienda e il cliente dove per rapporto si intende qualunque tipo di contatto (telefonico, appuntamento, visita o altro).

I contatti possono essere filtrati per data, cliente, operatore, nome contatto, tipo contatto o per una keyword inserita nelle richieste o nelle note. La funzione Sposta Appuntamento su barra comandi permette di spostare l’evento ad altra data.

L’elenco Contatti, oltre a presentare uno storico dei rapporti intercorsi, funge da agenda aziendale senza avere la pretesa di sovrapporsi alle funzioni che le numerose agende elettroniche in commercio prevedono già. La presentazione degli impegni futuri è utile in caso di improvvisa assenza di un operatore, per rintracciare un operatore o per ricollocare attività.

Ma come detto, se il planner di Gea.Net è un strumento utile perché accessibile a tutti i collaboratori, è insufficiente quando si desidera avere funzioni di agenda personale. Per ovviare a questo Gea.Net è stato integrato con Calendario di Windows che apre le porte ai calendari che i diversi operatori (Google, Microsoft, Yahoo) mettono a disposizione degli utenti. Per essere più flessibile, la comunicazione con i calendari avviene per mezzo di file in formato ICS che viene inoltrato sulla casella di posta elettronica dell’operatore. Il messaggio può essere usato come promemoria nella casella di posta, ma facendo click sull’allegato è possibile inserirlo in agenda scegliendo tra i diversi calendari di cui si dispone e di seguito inviare inviti ad altre persone interessate all’evento. Per convenzione, se non si indica l’orario (cioè lasciando 0:0), in agenda viene impegnata l'intera giornata.

Esporta su Calendario di Windows è la funzione che crea ed invia il messaggio opportunamente formattato affinché possa essere recepito da Calendario. Sulla barra comandi è presente anche la funzione Manda Invito che esegue la stessa operazione ma con destinazione la casella di posta indicata nella scheda (oppure quella presente sulla scheda anagrafica dello stakeholder). Questa funzione è stata introdotta perché l’utente potrebbe non usare il Calendario ma desidera inviare un promemoria al cliente, ma l’ideale sarebbe esportarlo sulla propria agenda e da qui invitare all’evento una o più contatti.

Da CRM à  Gestione Contatti

Dopo i filtri e la selezione delle informazioni si può inserire una nuova registrazione con il pulsante Nuovo

Per ogni contatto possono essere registrate data e ora dell’appuntamento, cliente, addetto (collaboratore dell’azienda), nome contatto (riferimento dell’azienda cliente), tipo contatto, richieste del cliente, note sullo svolgimento del contatto, telefono, email, sede dell’appuntamento.