FATTURAZIONE ELETTRONICA

Con Gea.Net Pro la fatturazione elettronica segue la procedura classica a cui gli operatori sono abituati da decenni, quindi occorre inserire la fattura indicando il cliente, inserire le righe degli articoli e volendo si può creare il documento in forma cartacea. L’unica operazione supplementare rispetto a prima è la creazione del file secondo lo struttura definita per la Fattura Elettronica e questo fa la differenza perché richiede che sia sempre aggiornata la versione più recente. Se apriamo una versione di Gea.Net di 3 anni fa all’apparenza è molto simile all’ultima ma negli algoritmi interni è tutto molto diverso per cui è inutile utilizzare o anche solo fare prove su versioni incomplete perché prima o poi si riscontrerà una mancanza che ci costringerà ad aggiornare la versione e riprendere le schede per aggiornarle. Non ne vale proprio la pena. Ma vediamo nel dettaglio come procedere per creare una fattura elettronica anche a costo di ripetere concetti già visti in precedenza.

 

Anagrafiche Clienti/Fornitori

Per essere sicuri che tutti i dati siano corretti è sufficiente aprire una scheda cliente e confermarla. Nelle ultime versioni sono state inserite nuove proprietà e controlli non presenti nelle versioni precedenti quindi aprendo schede inserite tempo prima si possono avere delle sorprese non piacevoli e si dovranno integrare le informazioni mancanti. Ogni dato fiscale relativo alla fattura deve essere indicato e deve essere valido. Errori sul codice fiscale o su altri dati comportano il rifiuto del file da parte del sistema quindi ignorarli ora significa solo spostare il problema, non risolverlo.

Tra tutti i dati che devono essere inseriti in anagrafica rivestono importanza fondamentale il Codice di Identificazione e la PEC. Almeno uno di questi dati deve essere presente ma il consiglio è di inserire sempre la PEC anche se si conosce l’il Codice di Identificazione.

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Quando si ricevono email che ci invitano a memorizzare il dati anagrafici del cliente Codice di Identificazione e PEC sono sempre presenti, non vanno ignorati. Il Codice di Identificazione è un codice di 7 caratteri (6 per la PA) con cui il contribuente è riconosciuto dall’AdE. Se il soggetto non si avvale di un intermediario, cioè non possiede il Cod.ID, può essere identificato tramite la PEC che prima del 2019 in Italia era già obbligatoria per ogni contribuente.
Se mancano entrambi (in questo caso il Cod.ID dovrebbe essere caricato con il valore ‘0000000’) lo stakeholder verrebbe interpretato come soggetto privato o estero e nella migliore delle ipotesi non potrebbe portare in detrazione la fattura. Per ogni ente della PA destinatario di fattura deve essere indicato il Codice dell’ufficio dell’amministrazione dello stato come riportato nella rubrica Indice PA pena il rifiuto del sistema.

Per i privati è possibile importare i dati anagrafici anche leggendoli dal QR Code rilasciato da Fatture e Corrispettivi. Questa funzione è disponibile in diversi punti di Gea.Net Pro. Se invece si conoscono (o sono già presenti) i dati anagrafici ma non si conosce la PEC si può evitare di contattare il cliente accedendo al sito https://www.inipec.gov.it/cerca-pec

 

Verificare le tabelle

Verificare le tabelle Esenzioni, Pagamenti, Tipi Fatture e altre utilizzate dalla fattura elettronica agganciando ad ogni codice di Gea.Net utilizzato il corrispondente codice indicato dalle specifiche dell’AdE. Gea.Net propone già un codice e il più delle volte si deve solo verificarne la correttezza in base all’uso che si fa di quella voce. Per approfondire si possono cercare le tabelle con i codici sul sito dell’Agenzia.

 

Attenzione ai Caratteri Speciali

Facendo alcune prove sugli invii dei flussi di fattura elettronica, ci siamo accorti che alcuni utenti usano parecchio i caratteri speciali (non standard ASCII) sia nelle descrizioni degli articoli (diametro o altri simboli tecnici) che negli indirizzi delle anagrafiche clienti. A volte si tratta di testo copiato (copia e incolla) da Internet o da una mail ricevuta del cliente ma la causa potrebbe essere anche l’importazione di listini fornitori. Bisogna sapere che il sistema UTF-8 (che prevede i caratteri speciali) è un’estensione del formato ASCII ma è compatibile solo in parte. Il sistema dell’AdE è un po’ permaloso e accetta solo caratteri ASCII e non UTF-8. Gea.Net cerca di risolvere durante la creazione dell’XML ma il consiglio è di usare solo caratteri standard. Lo stesso discorso vale anche sugli altri flussi che devono essere inviati alla AdE (esterometro, liquidazione IVA i testa). 

 

Fatture Attive

Fino al 2018 era prassi comune stampare la fattura ed inviarla, magari in formato PDF, al cliente. Dal 2019 questa pratica è diventata obsoleta anche se non potrà essere rifiutata una esplicita richiesta di documento in formato cartaceo.
Ma l’inoltro via SDI e la conservazione digitale sono obbligatori e non possono essere omessi neppure in questo caso.
Va detto che nelle Impostazioni di Gea.Net Pro (Tab Servizi e Cartelle, opzione Inserisci allegato PDF su XML Fattura Elettronica) è possibile istruire Gea.Net affinchè includa il PDF nell’XML in modo che lo stakeholder lo possa ricevere direttamente sul proprio cassetto fiscale. A proposito dell’allegato, occorre precisare che se il PDF contiene loghi o immagini molto definite e di grandi dimensioni avrà un effetto anche sulla dimensione del file XML che sarebbe rifiutato se superiore ai 5 MB. Questa dimensione sembra piuttosto grande ma bisogna considerare che se viene inviato un file compresso contenente più fatture, potrebbe contenere solo circa 5 fatture con un logo di 1 MB. Inoltre si deve considerare che files di grandi dimensioni richiedono più tempo per essere inviati e una immagine con alta definizione non darà alcun vantaggio in una presentazione a video. Sui documenti è bene usare solo loghi poco definiti oppure nessun logo. Ma come possiamo creare il file XML? Al momento in un paio di modi:

In entrambi i casi verranno generato uno o più files nella cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE (ma il nome della cartella è parametrizzabile nelle Impostazioni) con nome

“IT[Partita IVA]_[progressivoAnno][Numero].XML”

Per maggior sicurezza questi files che possono anche essere firmati digitalmente prima di essere inviati al SDI.

 

Inoltro Fatture Attive al SDI

La maggior parte dei contribuenti ha scelto di inoltrare i file attraverso il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) piuttosto che con altro software dedicato. L’operazione manuale per importare un file XML sulla propria piattaforma è solitamente molto semplice e non richiede più di qualche secondo. Il più delle volte è previsto una funzione Importa XML che chiede il nome del file da importare e procede all’invio in modo diretto. Se invece si vuole inviarlo, e magari monitorarne l’esito, direttamente da Gea.Net ci sono tre possibilità anche se l’inoltro manuale è da preferire perché fornisce un riscontro immediato:

Invio tramite PEC

Il file XML di fattura elettronica generato può essere inviato direttamente all'Agenzia delle Entrate oppure al proprio provider che lo tratterà per l'inoltro. E’ possibile usare questa funzione solo in alternativa all'importazione del file sulla piattaforma scelta altrimenti si incorre in un doppio invio e di conseguenza nello scarto del flusso. Per adottare questa soluzione occorre indicare nelle Impostazioni di Gea.Net, la casella PEC dell’AdE (o del provider) a cui devono essere recapitati i files XML (si veda https://www.agenziaentrate.gov.it per maggiori dettagli), ricordando che la fattura è da considerarsi emessa solo se si riceve esplicito messaggio di accettazione o si verifica l’esito positivo sul cruscotto del provider/SDI.

Per inviarlo direttamente all'Agenzia delle Entrate occorre inserire l'indirizzo PEC fornito, oppure 'sdi01@pec.fatturapa.it' valido solo per il primo invio. Bisogna ricordare che l'Agenzia accetta messaggi solo se il mittente usa un indirizzo PEC attivo, in caso contrario il messaggio verrebbe ignorato, inoltre non vengono accettate fatture verso la PA se non firmate digitalmente. Per conoscere l’esito (scarto o accettazione) occorre monitorare la propria casella PEC. La risposta dovrebbe presumibilmente arrivare entro pochi minuti anche se il sistema si può prendere anche 5 giorni.

Se invece si è attivato un servizio a pagamento è possibile inviarlo al proprio provider se questo dispone di un servizio di accettazione tramite email. Quasi tutti i maggiori servizi  hanno disposto un sistema di ricezione via PEC e il messaggio non deve essere formattato in modo particolare ma è sufficiente che vi sia allegato il file XML in chiaro, procedura simile a quella dell’Agenzia Delle Entrate. Tuttavia le modalità possono variare da servizio a servizio e quindi è bene consultare l’assistenza del provider quantomeno per richiedere l'indirizzo email a cui devono essere inviati i files. 

Invio tramite Servizio Locale

Alcuni provider mettono a disposizione dei clienti un piccolo servizio che monitora una cartella locale alla ricerca di file da inviare. Questa procedura è del tutto trasparente a Gea.Net. E' sufficiente istruire questo servizio affinché controlli ad intervalli regolari la cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE . Personalmente non ritengo essere questa la migliore soluzione perchè nel caso si depositasse per errore un file nella cartella verrebbe inviato senza rendersene conto ed inoltre renderebbe più complicata una verifica prima dell'inoltro, ma indubbiamente è la soluzione più rapida perchè non richiedere neanche un semplice click.

Invio tramite Web Services

Se non si accetta il piccolo fastidio causato dall’usare un sistema esterno (che si tratti di mail, sito o software) ma si vuole che tutto venga gestito all’interno di Gea.Net non rimane che fare colloquiare i due sistemi tramite Web Services. I vantaggi sono quelli di inviare la fattura con un click, monitorare lo stato della richiesta direttamente sull’elenco delle fatture di Gea.Net, importare in contabilità le fatture passive con un click.Gea.Net non impone necessariamente un proprio sistema per l'inoltro della fattura elettronica ma lascia libero l'utente di scegliere la piattaforma preferita per l'invio al SDI. L'azienda utente dovrà chiedere al proprio provider se prevede la possibilità di integrazione con altri software tramite web services o API. La maggior parte di questi dispone di questa funzione anche se attivarla richiederà un costo supplementare. Nel caso sia disponibile questo servizio e si voglia sfruttarlo, occorre richiedere le proprie credenziali e comunicare al team di sviluppo di Gea.Net che si intende procedere a stabilire una connessione tra i due software. Gea.Net prevede già un sistema di comunicazione con alcune piattaforme ma in caso contrario sarà di competenza dei due team attivarsi per lo scambio informazioni tecniche al fine di rendere possibile la comunicazione.

 

Tipi Documenti e Numerazione delle fatture

La legge impone di tenere le fatture elettroniche su sezionale diverso dalle fatture cartacee. Per gli anni fiscali precedenti il 2019 questa alternanza era piuttosto frequente ma dal 2019 le fatture cartacee sono diventate una rarità e solo alcune categorie possono continuare ad emetterle senza l’invio a SDI. Peraltro è abbastanza raro che chi ha facoltà di emettere il documento cartaceo lo emetta in formato elettronico, cioè di solito lo emette solo su specifica richiesta del cliente, quindi può processare a mano il tipo diverso dallo standard.

Al tempo stesso chi ha obbligo di fatturazione elettronica, potrebbe preferire creare un nuovo tipo “Fattura cartacea” da utilizzare eventualmente con i clienti privati o esteri. In questo caso si consiglia di utilizzare il nuovo codice ‘FH’ (‘NH’ per la nota di credito cartacea) associandoli alla serie ‘H’.

 

Attenzione ai codici da valorizzare sul file xml di Fattura Elettronica

Il file xml che deve essere importato per l’invio al Sistema di Interscambio contiene alcuni codici che devono essere valorizzati correttamente ma che non sono previsti sulla scheda fattura di Gea.Net. Non si tratta di una mancanza ma essi sono associati nelle Impostazioni o alle tabelle usate ed agganciati in modo automatico (tipi fatture, pagamenti, esenzioni o altre tabelle). Per venire incontro agli utenti, nel caso non siano valorizzati o nel caso di inserimento di nuove righe in tabella, Gea.Net propone autonomamente quello più probabile che per forza di cose non sempre è corretto ed occorre che in seguito l'utente li valorizzi secondo le specifiche fornite dall’Agenzia delle Entrate.

Prima di analizzare i singoli codici, anticipiamo che la prassi corretta è quella di verificare sempre i valori nel breve tempo che intercorre tra l'importazione del file xml e l'invio a SDI. Infatti tutte le piattaforme permettono di verificare e modificare i dati importati e se si riscontrano errori, oltre a correggere la singola fattura prima dell'invio, è bene sistemare le tabelle di Gea.Net per non ripetere lo stesso errore sui documenti successivi.

Vediamo meglio il valore che possono assumere i vari codici ricordando che in futuro queste tabelle potrebbero essere integrate con nuove voci. Sul sito https://www.agenziaentrate.gov.it si trovano sempre i codici aggiornati.

Regime Fiscale

Il regime fiscale deve necessariamente essere indicato nella funzione Profilo (configurazione dei Dati Anagrafici aziendali). Non può essere omesso pena lo scarto del file e per impostazione predefinita è RF01 , cioè il regime ordinario.

Tipo Documento

Anche il tipo documento è fondamentale e deve essere valorizzato nella tabella Tipo Fatture. Il valore predefinito per tutti i pagamenti è TD01 che va bene per la maggior parte dei tipi presenti in tabella ma ad esempio non è corretto per le Note di Credito , che quindi è una di quelle righe che deve obbligatoriamente essere rivalorizzata con il valore TD04.

Tipo Pagamento

Ad ogni codice della tabella Pagamento sono agganciati due codici : Condizioni e Modalità

Le Condizioni sono valorizzate con TP01 che è accettabile per quasi tutti i codici (tranne forse chi paga con anticipo) anche se i valori ammessi possono essere:

Usare TP01 in caso di una unica rata è una forzatura e per i tipi di pagamento che hanno una unica scadenza è più corretto usare TP02.

La Modalità di default associata è MP05 (bonifici) pertanto questo valore deve obbligatoriamente essere corretto in tutti i pagamenti per Ri.Ba, ad esempio.

Natura (dell’esenzione)

Nel caso di non applicazione dell’IVA occorre indicare la natura dell’esenzione. Quindi nella tabella Esenzioni deve essere caricata la cella Cod.Natura. Anche se con qualche piccola eccezione, di default viene valorizzata a TD04 (esenti) ma deve essere rivalorizzata per tutte le altre voci (non soggette, non imponibili, ecc.).

Tipo Cassa

I professionisti che versano ad una cassa previdenziale devono valorizzare la cella Cassa Previdenziale nelle impostazioni scrivendo in essa sia il codice che una descrizione anche abbreviata. Quello che sarà riportato sul file saranno solo i primi 4 caratteri quindi se indicato “TC22 INPS” sul file sarà riportato TC22. Se la cella non viene valorizzata la cassa non sarà gestita sul flusso.

 

Codice Articolo su XML

Un discorso a parte merita il codice articolo. E' possibile, ma non obbligatorio, riportare il codice articolo sul file XML per la fatturazione elettronica. Però occorre ricordare che esporre il codice articolo potrebbe presentare notevoli problemi di spionaggio industriale se uno o più file dovessero cadere nelle mani sbagliate o dovessero essere oggetto di attenzione da parte di malware o robot costruiti allo scopo. In alcuni settori si è soliti usare codici comunemente riconosciuti o codici EAN. E' facile intuire che in questi casi i concorrenti che avessero accesso a questa informazione potrebbero facilmente conoscere i prezzi applicati ai clienti.

I tag CodiceTipo e CodiceValore che possono essere esposti sul file in passato sono stati oggetto di parecchi dubbi su come essere utilizzati. Nella documentazione tecnica si fa riferimento a tipologie standard come TARIC, CPV, EAN, SSC senza ulteriori chiarimenti. Tuttavia nei “Suggerimenti per la compilazione della FatturaPA versione 1.5” pubblicato sul sito dell’agenzia delle Entrate, si specifica che è possibile valorizzare il tag CodiceTipo anche con voci come “Codice art. cliente” o “Codice art. fornitore”. Questa regola, definita per le PA quando ancora non era in vigore la fatturazione elettronica tra privati, la si deve ritenere valida per tutti e quindi cliente e fornitore potrebbe facilmente accordarsi per esporre il codice articolo al fine di agevolare l'acquisizione automatica al sistema informatico del destinatario.

Gea.Net ha previsto due celle specifiche nella scheda articolo che l'operatore può popolare come meglio crede inserendo ad esempio il codice EAN o il codice accordato con i fornitori. Se almeno uno di queste due celle è popolata, sul file viene riportata senza necessità di ulteriori configurazioni. Però in tabelle di migliaia di articoli questa associazione è un troppo dispendioso anche se sarebbe da preferire per cui gli utenti hanno chiesto di avere una soluzione più rapida, attivando nelle Impostazioni l'opzione Inserisci sempre Codice Articolo in modo da esporre il proprio codice articolo. Questa opzione è disabilitata per default per le ragioni di privacy di cui sopra e quando attivata ha comunque una priorità inferiore rispetto a codici Tipo e Valore eventualmente inseriti nella scheda articolo.

 

Bollo Virtuale

Con l’introduzione della fatturazione elettronica anche il Bollo è diventato virtuale, cioè la marca da bollo da 2 Euro che di solito si applicava al documento cartaceo originale si paga con F24 al termine del periodo in base al numero di fatture emesse. Durante la generazione del file XML il bollo virtuale viene indicato nel flusso se il totale delle esenzioni supera un certo importo. Sia il costo del bollo che il limite minimo (al momento rispettivamente 2 Euro e 77,47 Euro) possono cambiare nel tempo per cui sono configurabili nelle Impostazioni.

Prima di tutto occorre chiarire che, salvo poche eccezioni, il bollo deve essere applicato a tutte le fatture emesse il cui totale esente/non imponibile è superiore ai 77,47 Euro. Il bollo deve essere conteggiato anche se non viene addebitato al cliente e su questo punto nascono la maggior parte dei dubbi degli utenti. Infatti quello che viene inserito nella schermata di gestione fattura di Gea.Net, sia che venga inserito in testata che sull’ultima riga di dettaglio, è l’importo che viene addebitato al cliente. Il valore del bollo deve essere escluso dalla base imponibile in riferimento all’Articolo 15 del DPR 633/72.

Ne consegue che il bollo vero è proprio, che per evitare incomprensioni chiameremo Bollo Virtuale che è anche la definizione che viene data dalle specifiche di fattura elettronica, deve essere sempre pagato da chi emette fattura se il totale imponibile del documento a cui non viene applicata l’IVA supera il suddetto importo. Da segnalare che il bollo deve essere applicato anche alle note di credito, quindi nel caso di fattura errata a cui segue NC e successiva fattura, si devono pagare 3 bolli.

Il Bollo Virtuale viene inserito in automatico in tutti gli xml di fatturazione elettronica generati dalle versioni di Gea.Net Pro successive a gennaio 2019, se il totale dell’esenzione è superiore all’importo minimo a meno che nella tabella delle Esenzioni non sia stato segnalato che le righe a cui viene applicato quel codice non devono essere conteggiate.

 

Da Archivi à Tabelle à Esenzioni/Raggruppamenti IVA

Selezionare una registrazione o inserirne una con il pulsante Nuovo

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In questo modo si possono gestire tutte le eccezioni sia che siano dovute al codice IVA (es. Eslusi Art.15) sia al tipo di cliente (per cui sarà possibile creare un tipo di esenzione particolare “Esente da Bollo”).

L’xml generato che riporta il tag <BolloVirtuale> viene poi importato sulla piattaforma (SDI o altro provider) e da qui può ancora essere modificato. Visto che il calcolo del BolloVirtuale avviene in modo automatico e non è evidenziato esplicitamente nella schermata di gestione della fattura, prima dell’invio è sempre bene verificarne il valore sulla piattaforma (o direttamente sul file xml) in modo da riscontrare immediatamente un eventuale contenuto non corretto.

Se apre il file xml con un browser o anche con blocco note si può cercare la stringa “BolloVirtuale”. Se presente si trova prima delle righe del documento e si dovrebbe vedere :

        <DatiBollo>

          <BolloVirtuale>SI</BolloVirtuale>

          <ImportoBollo>2.00</ImportoBollo>

        </DatiBollo>

 

Invio fatture passive a SDI (ad esempio per acquisti da fornitori esteri incluso San Marino)

Dal 1 Gennaio 2022 è stato abolito l’esterometro ma l’obbligo di comunicazione delle fatture estere ricevute non viene meno e deve essere eseguito secondo le regole della fatturazione elettronica. Per brevità espositiva di seguito chiameremo le fatture passive da inviare a SDI col nome improprio di “autofattura" (anche se sarebbe più corretto chiamarle “Integrazione/Autofattura”) per rimarcare che non devono essere riportate fatture ricevute già in formato elettronico o acquisti con bollette doganali, ma anche per ricordare che esse devono essere registrate nel modulo Vendite. Salvo rare eccezioni quindi, le fatture passive che devono essere inviate a SDI si possono identificare con quelle che comunemente richiederebbero la registrazione di una autofattura. L’Agenzia delle Entrate identifica queste integrazioni/autofatture con codici Tipo Documento che vanno da TD17 a TD21.

Prima di proseguire nella lettura si segnala che probabilmente è più rapido inserire direttamente la autofattura in Fatture e Corrispettivi o altro software rilasciato dall’intermediario. Ma se si decide di creare ed importare un file xml creato con Gea.Net si tratta di una operazione manuale e non standardizzata quindi bisogna controllare attentamente il contenuto prima di inviare i dati.

Ricordo che la Prima Nota di Gea.Net non necessita di una registrazione supplementare per le autofatture ma è sufficiente indicare la Regione di Appartenenza come IntraUe o ExtraUe sulla scheda anagrafica del fornitore e l'ERP si farà carico di eseguire tutte le scritture necessarie. Quindi registrare una autofattura in Gea.Net serve solo per creare il file xml per poi inviarlo al Sistema Di Interscambio, cioè è una procedura inutile ai fini contabili. Ne consegue che probabilmente è più rapido inserire direttamente le fatture passive in Fatture e Corrispettivi o altro software dedicato alla comunicazione, tuttavia diversi utenti hanno richiesto di potere generare il file xml da Gea.Net quindi vediamo come procedere.

Solo per la versione 6.0h (la prima versione per cui è disponibile questa procedura), si dovrà creare (se non già presente) una scheda anagrafica con i dati della azienda utente, in pratica registreremo la nostra azienda come fosse un normale cliente. Le uniche accortezza saranno quelle di inserire correttamente i dati anagrafici e soprattutto la partita IVA come indicato in Dati Anagrafici e inserire il Pagamento = “PAGATO”. Questa incombenza sparisce nella versione 6.0i, infatti dalle versioni successive, come Destinatario Fattura può essere inserito il codice “MAGAZ” o qualsiasi altro codice che sarà comunque ignorato al fine della creazione del file xml in quanto i dati fiscali saranno prelevati dalla scheda Dati Anagrafici. Anche i controlli di congruenza del Destinatario Fattura, oltre ai controlli sul numero e data documento, sono presenti solo nella 6.0h.

Pre procedere occorre avere predisposto nella tabella Tipi Fatture una registrazione particolare con l’opzione Movimenta Contabilità disabilitata e che abbia Cod.Tipo = “TD17” (o quello che deve essere indicato). Per evitare problemi con la tabella Progressivi Gestionali e falsi messaggi di avviso di doppia numerazione sarebbe bene anche utilizzare una Serie non usata per altri tipi fatture.

Da Archivi à Tabelle à Tipo Fatture

Selezionare un tipo fattura o inserirlo con il pulsante Nuovo

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A questo punto potremo registrare una fattura nel Ciclo Attivo inserendo:

L'inserimento manuale è necessario solo nella versione 6.0h perchè dalle successive, sulla barra comandi della window di gestione Fatture Passive, è presente una funzione che produce automaticamente l’autofattura ricavando le informazioni direttamente dalla fattura fornitore. 

A questo punto possiamo generare e inviare a SDI il file xml. Dopo la conferma di accettazione da parte di SDI, la registrazione della fattura non servirà più e deve essere rimossa per evitare di avere in elenco un documento non reale che incide sui valori statistici ma anche per evitare di trovarsi scadenze non veritiere.

Problemi di generazione del file XML

Se il file non viene generato nella cartella come ci si sarebbe aspettato la causa potrebbe essere l’indisponibilità dei permessi in scrittura legati all’utente. Proprio per motivi di permessi legati agli account sarebbe importante che Gea.Net non venisse mai installato ne su una cartella legata all’utente ne su una cartella presente su desktop. L’ideale sarebbe installarla sulla cartella c:\geanet . Quindi se ci si trova in questa condizione la prima prova da fare è spostare il contenuto dalla locazione attuale a quella suggerita. Inoltre va ricordato che ci sono due modi per generare il file xml: il primo è creare uno o più file dall’elenco fatture selezionando le righe interessate, l’altro è aprire ogni singola fattura e creare il file. Contiene provare entrambe le soluzioni.

Altra opzione possibile è creare un file in una cartella diversa da quella standard. Nelle Impostazioni, tab Servizi e Cartelle, c’è la possibilità di definire la Cartella Fatture Elettroniche Emesse .

Se questa cella è vuota significa che i files verranno creati in \geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE

Si può provare ad associare una cartella dove sicuramente si hanno i diritti in scrittura. Ad esempio C:\TEMP dopo averla creata ex novo.

Importazione delle Fatture Passive (non presente in Gea.Net Start)

Le fatture passive saranno ricevute direttamente sul proprio cassetto fiscale e da qui potranno essere prelevate sempre in formato XML. Sarà possibile importarle in contabilità con la funzione Inserimento Fatture Passive del modulo Contabilità, sottomenù Acquisti.

Appena aperta la finestra, dalla barra comandi selezionare Funzioni,  quindi Importa File XML Fattura Elettronica.
Non tutte le informazioni necessarie alla contabilità sono presenti sul file. Ad esempio manca il conto con cui identifichiamo il fornitore sul piano dei conti e il conto acquisti da movimentare. Gea.Net Pro cerca di ricavare queste informazioni nel miglior modo possibile, ad esempio riconoscendo il fornitore in base alla partita IVA o al codice fiscale e da questo ricavando il conto di acquisti normalmente associato ad esso e così via.
Possiamo affermare che questa operazione opera correttamente nella maggior parte dei casi ma non ha la possibilità di gestire le eccezioni (ad esempio se si acquistano beni o servizi associati ad un conto diverso dallo standard associato al fornitore). In questi casi sarà possibile riprendere la fattura passiva (o il movimento contabile) in un secondo tempo riportando le modifiche.

Questo argomento viene trattato più dettagliatamente nella guida utente del modulo Contabilità.

 

Controllo del file XML

Nel momento in cui si emette una fattura ci sono 5 giorni di tempo per inoltrarla dopodiché si incorre in sanzioni. Prima dell’invio sarebbe bene fare una verifica formale del file (funzione Controlla Fattura di Fatture e Corrispettivi o funzione corrispondente se si usano altre piattaforme) e solo se questo è verificato si può procedere all’invio. In realtà anche se si procede direttamente all’invio tutte le piattaforme dovrebbero procedere alla verifica formale segnalando immediatamente eventuali problemi. Tuttavia anche se l’inoltro va a buon fine non è possibile sapere i tempi di risposta di SDI per l’accettazione. Un eventuale rifiuto potrebbe arrivare anche 4 giorni dopo (di solito però è quasi istantaneo) e a quel punto i tempi sarebbero piuttosto stretti per cui meglio essere certi almeno della correttezza formale dei dati comunicati.

 

FATTURAZIONE ELETTRONICA SU SEZIONALI SEPARATI

Conviene emettere tutte le fatture in formato elettronico per evitare attività supplementari da cui si potrebbe essere esentati ma nel caso si decidesse diversamente per alcune tipologie di clienti (privati o esteri per esempio) si potrebbe emettere documento in formato cartaceo. In merito alla coesistenza tra fatture elettroniche e altre fatture, la norma prevede e richiede che vengano istituiti sezionali differenti e che abbiano ciascuno la propria serie di numerazione.  

 

COLLABORAZIONE TRA GEA.NET E LE PIATTAFORME DI FATTURAZIONE ELETTRONICA  

Possiamo dire che Gea.Net gestisce la fatturazione elettronica attraverso l’esportazione e l’importazione di dati in formato xml e questa affermazione è valida anche per tutti gli altri punti di contatto digitale con la Agenzia delle Entrate. In pratica non vi è un collegamento diretto con il Sistema Di Interscambio, ma se questo può sembrare un limite in realtà è un punto di forza per diverse ragioni:

Di seguito analizzeremo come avviene il collegamento con Fatture e Corrispettivi, che è di gran lunga la piattaforma che il team di sviluppo di Gea.Net consiglia per l’invio/ricezione di flussi.

 

INVIO/RICEZIONE DI XML TRAMITE “FATTURA E CORRISPETTIVI”

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei contribuenti un sistema gratuito piuttosto efficiente: Fatture e Corrispettivi.

Al momento in cui scriviamo questo strumento ha un difetto che sta a metà strada tra un bug e una mancanza. Non accetta file xml in formato UTF-8-BOM che sono lo standard di diverse piattaforme di sviluppo come ad esempio Microsoft.Net con cui è stato sviluppato Gea.Net. Per impostazione predefinita Gea.Net genera file senza BOM (un prefisso di tre caratteri che identifica il tipo di file) ma se durante l’importazione del file in SDI si riceve l’errore di “Formato XML non valido” nonostante il file superi la verifica formale, è probabile che si debba intervenire sulle Impostazioni.  

Attenzione. Nelle versioni rilasciate prima del Dicembre 2018 questo problema non si verificava perché attraverso il sistema di firma, obbligatorio per l’invio alla PA, in qualche modo si superava il problema. Se si utilizzano versioni 5.3m o precedenti potrebbe essere necessario riconvertire il file attraverso un text editor come Notepad++ .

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate ed in rete si trova una ampia documentazione della piattaforma, ma in questa sede si vuole analizzare la procedura che si consiglia di eseguire ogni volta che si deve inviare un flusso creato da Gea.Net.

Il primo passo consiste nel registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate. L’identificazione digitale non è automatica nel momento in cui si ha una Partita IVA e quindi occorre seguire una procedura di identificazione che di solito assolve il proprio consulente contabile ma la si può fare autonomamente presso una qualsiasi Certification Authority o recandosi presso uno sportello di Poste Italiane.

Una volta identificati si può richiedere di accedere al servizio in diversi modi come SPID e CNS ma la procedura standard prevede la ricezione di una attestazione di registrazione all’AdE presso il proprio domicilio fiscale (ed eventualmente anche presso quello dell’intermediario) che contiene un Codice PIN e una Password Iniziale. Questo documento deve essere conservato gelosamente e riveste una importanza fondamentale non solo per autenticarci la prima volta. Infatti per poter modificare la password (che ha una scadenza temporale) è necessario reinserire sempre la Password Iniziale che ci è stata comunicata su questo documento. Per modificare la password di utilizzo (che deve essere diversa da quella Iniziale) è possibile accedere alla pagina :

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/RipristinaPassword/IRipristinaPassword.jsp

Ora che siamo pronti possiamo finalmente accedere a “Fatture e Corrispettivi” autenticandoci attraverso il proprio codice fiscale, la password e il codice PIN. La password è possibile cambiarla in qualunque momento mentre il codice PIN ci viene assegnato al momento in cui abbiamo richiesto la registrazione all’AdE e non è modificabile.

Dopo avere inserito i nostri dati (oppure entrando con SPID o CNS) accediamo alla Home Page di “Fatture e Corrispettivi” dove è possibile eseguire diverse operazioni ed inviare flussi di altra natura ( corrispettivi, comunicazioni periodiche IVA , esterometro ecc. ).

Quello che ci interessa per la gestione delle fatture lo troviamo al link “Fatturazione Elettronica e Conservazione”. 

   

Da qui possiamo fare tutto ciò che serve per inviare la fattura anche se le operazioni fondamentali sono nell’ordine:

·         Controllo

·         Importazione

·         Invio

Facendo click su Controlla Fattura veniamo reindirizzati ad una nuova pagina dove possiamo verificare la correttezza formale del file xml. Il controllo impiega solo pochi secondi ed è fondamentale per individuare eventuali errori che dovessero essere presenti sul file o per garantire che il file possa venire importato senza problemi. Nel caso venissero riscontrati errori, i messaggi evidenziati possono risultare un ostici ai neofiti, ma con un po’ di pazienza e di esperienza ci si muoverà discretamente. Se invece il flusso è corretto ci viene comunicato l’ID con cui verrà perso in carica, dato non particolarmente importante in verità.

Il controllo fattura è bene farlo se non abbiamo tanta esperienza con la piattaforma o con il gestionale di origine, ma dopo avere acquisito qualche fattura ci abitueremo a fare direttamente l’importazione, salvo richiamare la funzione di controllo per conoscere il motivo nel caso in cui il flusso fosse rifiutato.

La funzione Importa da file XML è l’operazione fondamentale per mettere in relazione il gestionale con il SDI, cioè acquisisce tutte le informazioni presenti nel file, separandole in gruppi logici (testata, dati mittente, dati cliente, ecc.) e per ogni gruppo permette di apportare una modifica nel caso si riscontrassero dati diversi.

La verifica delle informazioni in questa fase è importantissima perché potremmo accorgerci di informazioni contenute nel flusso che non rispecchiano quanto ci saremmo aspettati. In questo caso, se possibile sarebbe meglio modificare il dato sul gestionale e ripetere l’importazione, ma se si tratta di una modifica di poco conto come cambiare una descrizione l’opportunità che ci viene fornita è veramente interessante.

Bene, ora siamo al punto di non ritorno. Se andiamo oltre, cioè confermiamo queste informazioni ed inviamo il file, non avremo più possibilità di fare correzioni ed in caso di errori dovremo necessariamente emettere Nota di Credito e nuova Fattura.

Al fondo della pagina possiamo confermare i dati e rimandare l’invio ad un secondo momento o inviare direttamente il file. La funzione Sigilla permette di firmare digitalmente il file prima dell’invio. La firma digitale è obbligatoria per le fatture indirizzate alla PA ma per le fatture a privati il più delle volte crea disagio ai destinatari che devono scompattare a mano il file ricevuto per importarlo sul proprio gestionale.

Tutto molto semplice e rapido, non è vero? Soprattutto se lo paragoniamo a cosa bisognava fare prima, stampare e imbustare o inviare email allegando PDF con email che regolarmente si perdevano.

Se tutto va bene il ciclo attivo finisce qui ma se vogliamo consultare le fatture emesse o ricevute e magari per le prime ci interessa sapere se sono già disponibili sul cassetto fiscale del cliente, possiamo tornare alla Home Page di Fatture e Corrispettivi e da qui accedere a Fatture elettroniche e altri dati IVA del gruppo Consultazione.

Scaricare le Fatture Passive

Da Fatture elettroniche e altri dati IVA possiamo anche vedere le fatture ricevute, stamparle e scaricarle in formato xml (o p7m). Successivamente potremo importare il file xml in contabilità con un semplice click.

Affronteremo la funzione di importazione in modo più approfondito nella Guida Utente dedicata alla Contabilità, ma per ora è necessario sapere che mentre il formato xml è in chiaro (cioè le informazioni contenute possono essere lette con un semplice browser) il formato p7m è stato creato dal mittente in formato criptato e contiene il file xml. Esattamente come si fa per un file zip, prima deve essere aperto e lo si può fare con diversi software o servizi disponibili in rete (la maggior parte gratuiti).   

 

INVIO XML TRAMITE INTERMEDIARI

Nonostante Fatture e Corrispettivi si sia dimostrato uno strumento valido, parte degli utenti ha preferito appoggiarsi ad intermediari per inoltrare le proprie fatture. Senza entrare nel dettaglio per analizzare il motivo che li ha spinti ad utilizzare intermediari, che solitamente portato vantaggi solo nel caso si debbano trattare diverse centinaia di fatture al mese, un file inviato per mezzo di terzi deve contenere informazioni aggiuntive: i dati relativi all’intermediario stesso.

Che il file venga importato sulla piattaforma direttamente o che sia depositato in una cartella affinché un software lo spedisca, il file xml standard generato da Gea.Net deve essere modificato. Questa modifica di solito viene eseguita direttamente dai servizi dell’intermediario, ma alcuni di essi vogliono ricevere il file già con le informazioni corrette pena lo scarto. Qualora ci si trovi in questa sgradevole situazione bisogna intervenire sulle impostazioni di Gea.Net Pro spuntando “Invia XML solo tramite Intermediario” e inserendo i dati di inoltro dell’intermediario stesso.

Dalla voce Impostazioni dalla Home Page di Gea.Net (anche sulla barra comandi Configurazione à Impostazioni)