FINA14 - Controllo Gestione  > Riconciliazione Bancaria

Per Riconciliazione Bancaria si intende l'acquisizione dei movimenti bancari dei conti correnti attivi e il collegamento con i movimenti di prima nota e lo scadenziario al fine di contabilizzare incassi o pagamenti che eventualmente fossero stati dimenticati. Spesso si tratta di un lavoro lungo e noioso perché di solito non esiste nessun legame tra l’ERP usato in azienda e il sistema bancario. Il punto di partenza è disporre di Home Banking da cui acquisire in automatico i movimenti bancari. L’importazione da file CBI (tipo RH), che quasi tutti gli HB mettono a disposizione, è la soluzione migliore, ma in alternativa si può partire da file Excel o Testo che possono essere facilmente riconvertiti in CSV. L’inserimento manuale (o la modifica) delle scritture, cosa che peraltro nessuno farebbe, non è previsto in Gea.Net.

Chi dispone di Home Banking può vedere e scaricare i movimenti, ma per conoscere la natura della singola scrittura si deve cercare nella descrizione. In pratica, per associare in automatico i movimenti presenti nei due sistemi occorre cercare un legame per data dell’operazione e importo e solo in rari casi ci si può avvalere di informazioni come ad esempio il codice fiscale del creditore o del debitore. Il risultato è che molti gestionali trattano questo processo in modo (semi) manuale chiedendo all’operatore di creare una relazione tra le scritture. Al contrario, Gea.Net cerca di creare il collegamento automatico anche con i pochi dati di cui dispone e questo può avere successo vicino al 100% seguendo alcuni suggerimenti.

Va premesso che il risultato dipende molto dal tipo di attività aziendale. Se si emettono tante fatture con stesso importo e stessa scadenza diventa difficile riconciliare anche in modo manuale e poche migliorie operative possono aiutare.

Ma vediamo come operare per ottimizzare il sistema:

·        Importare il file CBI/CSV per brevi periodi e trattare tutte le scritture che contiene prima di gestirne un altro

·        Registrare gli incassi/pagamenti associando sempre il Conto Corrente e assicurarsi che la Data Effettivo Pagamento sia la stessa che viene riportata sull'estratto conto. Non è sempre possibile conoscere prima la data dell’operazione bancaria per cui Gea.Net lascia tolleranza di tre giorni per la riconciliazione automatica dando priorità alla stessa data in caso di doppioni.

·        Se un cliente paga (o se si pagano) più scadenze con una singola operazione, nella funzione Incassi e Pagamenti diventa fondamentale usare il comando Registrazione Pagamento con Singolo Movimento di Contabilità presente sulla Barra Comandi. Se viene creato un movimento di prima nota per ogni scadenza la riconciliazione potrà essere solo manuale.

·        Non inserire le commissioni nella tabella Pagamenti se la banca le inserisce separatamente sull’estratto conto. Facendo in questo modo la scadenza verrà riconciliata in automatico mentre il Movimento di Prima Nota per registrare le commissioni potrà essere fatto successivamente con un click.

Prima di entrare più nel dettaglio operativo vediamo i punti principali che la Riconciliazione Bancaria si prefigge:

·        Importazione movimenti bancari da file CBI o CSV scaricabili dal proprio Home Banking

·        Riconciliazione automatica con i movimenti contabili e gli incassi/pagamenti già registrati in prima nota

·        Registrazione rapida degli incassi/pagamenti che risultano accreditati/addebitati su Conto Corrente ma non sono presenti in prima nota

·        Generazione automatica dei movimenti contabili per le causali diverse da incassi/pagamenti (spese bancarie, prelievi, giroconti, ecc.)

Da Controllo Gestione à Riconciliazione Bancaria

Appena si accede alla funzione, si deve selezionare il conto della banca come definito nella tabella Conti Correnti (lavorare sempre e solo un conto alla volta serve anche a non fare confusione con le scritture). Poi importare i movimenti bancari dal comando Importa presente sulla Barra Comandi. Sono possibili due voci: CBI (standard per tutte le banche) e CSV (prevede una struttura definita che vedremo in seguito).

La funzione di importazione chiede se si vuole riconciliare in automatico (consigliato). I movimenti bancari non sono modificabili in Gea.Net, anche se possono essere eliminati, per cui l’importazione può essere ripetuta in caso di errore. In caso di riconciliazione automatica, quelli collegati appariranno di color Verde (Stato RA) mentre, se nel periodo ci sono più scritture di prima nota con stesso importo, il legame si intende dubbio e saranno evidenziati in Giallo (Stato V, da verificare).

Per le righe non riconciliate, invece, si aprono due scenari:

·        Se si tratta di incassi o pagamenti si deve accedere alla funzione Gestione Scadenzario presente a Barra Comandi e registrare il pagamento che a sua volta crea il movimento contabile. A questo punto è possibile riconciliare usando la funzione Riconciliazione, Automatica (oppure ricaricare il file CBI/CSI).

·        Per tutte le altre scritture è possibile eseguire la funzione Crea Movimenti di Prima Nota. Questo comando si avvale delle impostazioni presenti nella tabella Causali CBI fornita già caricata (nel caso fosse vuota si può chiedere il file al servizio di assistenza).

Per le scritture riconciliate, facendo doppio click sulle righe della griglia si accede al movimento di prima nota collegato.

Sulla Barra Comandi sono presenti anche altre voci utili a gestire la riconciliazione. Ognuna di queste opera su tutte le righe della griglia selezionate dall’operatore (click sulla riga) :

·        Riconciliazione, Togli: permette di eliminare ogni collegamento, ad esempio perché è stato richiesta la riconciliazione automatica involontariamente.

·        Riconciliazione, Manuale: permette di associare una scrittura di prima nota a uno o più movimenti bancari (il legame multiplo, ad esempio, serve nel caso sia stato registrato un incasso comprensivo di commissioni che sull’estratto conto appare con due scritture separate).

·        Riconciliazione, Senza Riferimento a Movimento Contabile: permette all’operatore di considerare il movimento bancario come riconciliato anche se non esiste una specifica scrittura di prima nota.

·        Elimina Movimenti Bancari: da usare nel caso in cui sia stato importato un file per errore o più semplicemente perché si desidera ricominciare da capo.

Importazione Movimenti Bancari da CSV

Si ricorda che questa non è la soluzione migliore. Se l’Home Banking ci mette a disposizione un file CBI di tipo RH è bene usare quello. Se invece non è possibile bisogna prendere ciò che ci viene fornito, armandosi di Excel e un po’ di pazienza per costruire un file CSV con questa struttura:

La prime 6 colonne sono obbligatorie mentre le seguenti possono aiutare nella operazione di riconciliazione.