FORN01V - Acquisti > Inserimento Fatture Passive

Il più delle volte l’operazione di inserimento delle fatture fornitore è un’operazione lunga e noiosa. Registrare questi documenti con la funzione di Fatture Passive è doveroso nel caso in cui si debbano registrare fatture accompagnatorie, che movimentano il magazzino o ci si trovi in presenza di documenti complessi (ad esempio con aliquote IVA o contropartite diverse). In tutti gli altri casi questa funzione può risultare eccessivamente macchinosa.

Per questo motivo è nata la funzione di Inserimento Fatture Passive che deve essere utilizzata solo per l’inserimento rapido. In caso di modifica successiva si rimanda alla funzione Fatture Passive.

Da Acquistià Inserimento Fatture Passive

Come detto la funzione di inserimento non ha la pretesa di risolvere tutte le casistiche che si possono verificare infatti non è in grado di inserire:

Per tutti questi casi è possibile accedere direttamente alla funzione classica selezionando Registrazioni complesse sulla barra comandi oppure eseguire comunque la registrazione anche se incompleta per poi accedere alla scheda fattura attraverso la voce Modifica Ultima Fattura inserita sulla barra comandi.

Nonostante queste eccezioni l’inserimento veloce è in grado di gestire la quasi totalità delle registrazioni comportando un notevole risparmio di tempo. Dopo aver inserito i dati riepilogativi richiesti (inserendo il cliente vengono riproposti in automatico contropartita, pagamento e IVA) e premendo OK verrà eseguita la registrazione della fattura e il relativo movimento contabile, presentando quest’ultimo a video. Il più delle volte occorre solo verificare che i dati riportati siano corretti. La funzione di inserimento è anche in grado di riconoscere e nel caso configurare, se il software del cliente esegue un arrotondamento matematico dell’IVA.

Ma qualora ci si accorgesse di avere inserito valori errati dopo aver premuto OK selezionare Modifica Ultima Fattura inserita sulla barra comandi anziché modificare il movimento di prima nota che viene presentato. Così facendo sarete sicuri di non avere archivio fatture e scadenzario disallineato dai movimenti di Prima Nota. Solo in rarissimi casi è consigliato modificare direttamente il movimento di contabilità, ovvero quando non è possibile modificare il documento passivo secondo le regole del fornitore.

 

IMPORTAZIONE FILE XML FATTURA ELETTRONICA

Per rendere ancora più veloce l’inserimento delle fatture passive non c’è niente di meglio dell’importazione diretta del file XML che il fornitore produce e riceviamo tramite Sistema Di Interscambio. Nel nostro spazio in realtà potremo ricevere la fattura del nostro fornitore con un file in formato p7m (anziché xml). L’estensione p7m rappresenta un file in formato compresso su cui è stata apposta la firma digitale e di conseguenza occorre prima “aprirlo” ed estrarne il contenuto esattamente come si farebbe con un file zip. Purtroppo al momento Windows10 non include di base una funzione per trattare i file p7m come invece prevede per i file zip, quindi occorre utilizzare un software esterno. La buona notizia è che in rete se ne trovano diversi e sono quasi tutti gratuiti. Tra questi i più utilizzati sono:

Importare la fattura passiva per mezzo dell’xml ricevuto è una buona idea, non solo per scongiurare possibili errori di digitazione ma anche per inserire direttamente la scheda anagrafica del fornitore stesso nel caso si trattasse del primo rapporto commerciale. Il fornitore viene riconosciuto attraverso la partita IVA che di conseguenza, se non trovata nelle anagrafiche fornitori, rappresenta anche la discriminante per identificare un nuovo rapporto commerciale.

Purtroppo il file xml non contiene tutte le informazioni che ci servirebbero per la registrazione contabile perciò alcuni dati, come la contropartita o il codice pagamento, saranno prelevati dalla scheda anagrafica del fornitore. In pratica verrà assegnato lo standard previsto in essa ma in seguito all’importazione sarà aperta la scheda della fattura in modo che l’operatore sia libero di apportare eventuali modifiche sulla singola fattura.

Una piccola e parziale eccezione è rappresentata dalle scadenze che sul file XML sono indicate ma si presuppone abbiano priorità inferiore a quanto impostato nell’anagrafica, cioè vengono considerate solo se il pagamento indicato sulla scheda fornitore è “COME CONVENUTO”. Per quanto riguarda i nuovi rapporti commerciali (se non esiste la scheda) la nuova scheda del fornitore viene inserita con modalità di pagamento “COME CONVENUTO” in modo da acquisire le scadenze riportate sul file ma successivamente l’operatore sostituirlo con il rapporto commerciale concordato e quindi rivalorizzarle nel caso non siano aderenti a quanto stabilito.

Esiste anche la possibilità di valorizzare la fattura riportando tutte le Righe Articoli contenute sull’XML. Questa funzione è molto comoda per registrare una fattura accompagnatoria e caricare in automatico le quantità a magazzino tuttavia il codice articolo presente sul database può essere riconosciuto solo se sull’XML è presente il tag <CodiceValore> e la stessa informazione è stata caricata sulla scheda articolo, tab Altri Dati Generici, celle Codici E-Fattura (Tipo/Valore). Se nelle Impostazioni è stato attivato Aggiornamento Automatico Listino Acquisto, assieme al caricamento della fattura verrà aggiornato il listino.

Un altro dato che il nostro fornitore non può conoscere (e quindi non può essere contenuto sull’XML) è relativo al nostro obbligo di registrare la fattura in Reverse Charge, dunque verrebbe registrata come una normale fattura. Si ricorda ancora che le fatture acquisto e le fatture in Reverse Charge devono essere registrate su due sezionali diversi e questo rappresenta un piccolo problema perché in automatico verrà assegnato un sezionale e un numero protocollo non corretti. Per evitare di intervenire a mano sulle tabelle dei progressivi bisogna ricordare di spuntare l’opzione Reverse Charge prima di salvare.

E’ possibile importare anche file contenenti più fatture e anche in questo caso, dopo l’importazione verranno aperte le schede delle fatture una ad una. Un file di fattura elettronica identifica il rapporto tra un solo prestatore e un solo committente pertanto è probabile che contenga un numero molto limitato di fatture se non una sola, ma anche nel caso siano diverse si è ritenuto necessario mostrarle una ad una per evitare di incorrere in errori. Se si è certi della correttezza dei dati importati ci si potrà limitare a confermare le schede in modo automatico.