RISORSE UMANE (HRM)

Il modulo Risorse Umane gestisce i curriculum vitae, le presenze e i tempi di lavorazione dei dipendenti calcolando i cartellini presenza. È possibile allegare uno o più orologi marcatempo, esportare i dati verso software di gestione delle buste paghe o allineare postazioni remote non raggiungibili via rete.

La gestione del cartellino presenze prevede la gestione delle causali di assenza o delle compensazioni ovvero la possibilità di forzare, in positivo o in negativo, il calcolo giornaliero del cartellino. Il cartellino prevede anche la gestione della reperibilità dove questa viene calcolata separatamente e può essere pagata percentualmente aumentata rispetto all’attività normale. Allo stesso modo viene calcolato separatamente il calcolo dello straordinario, con la possibilità di pagarlo o di farlo recuperare.

La gestione delle assenze prevede la possibilità di inserimento di assenze di gruppi di persone (come possono essere gli scioperi) o di lungo periodo (come le aspettative) ed in base alla tipologia possono essere applicate riduzioni di stipendio. La gestione delle ferie prevede la configurazione del numero di giornate annuali spettanti dalle quali verranno tolte quelle fatte.

Viene gestito anche il part-time e la gestione di una sequenza settimanale prefissata che prevede turni rigidi da rispettare. In caso non sia prevista la sequenza settimanale il dipendente potrà avere uno o più turni da svolgere indipendentemente dal giorno. Il turno viene riconosciuto in base all’orario di inizio o fine turno. Ovvero in base a questi due dati sono confrontati tutti i turni previsti e viene riconosciuto quello corretto.

È possibile collegare uno o più orologi marcatempo e dotare ogni dipendente di un badge o altro sistema di timbratura.

In commercio esistono diverse soluzioni, solitamente il pacchetto proposto dai rivenditori di orologi marcatempo è composto da uno o più terminali, da un elenco di badge e dal software che interroga gli orologi. Nella maggior parte dei casi il software di scarico marcature carica un file TESTO,CSV o XML contenente le marcature.

Una funzione consente l’acquisizione di queste marcature e le riporta sul cartellino di Gea.Net.

Il file messo a disposizione dal software di scarico orologi avrà formato diverso in base al produttore e questo comporta una piccola modifica su tale software o su Gea.Net per metterli in grado di colloquiare.

Qualora il produttore non fornisca il software di scarico, i terminali dovranno essere contattati direttamente utilizzando il loro protocollo. Questo rende la personalizzazione più impegnativa e pertanto è da privilegiare il fornitore che oltre al hardware dispone anche del software di scarico.

Tutta la gestione dei cartellini prevede contratti di lavoro diversi. Questo comporta massima libertà nella gestione dei dipendenti ma soprattutto consente di estendere la gestione presenze a personale esterno o interinale. Importante è definire a priori la tipologia di base dei contratti in essere.

Molte operazioni e calcoli sono automatici in base alla configurazione che è diversa per settore e spesso anche per diverse aziende dello stesso settore. Quindi si deve iniziare personalizzando la tab Presenze delle Impostazioni, accessibile dalla Home Page di Gea.Net (anche sulla barra comandi Configurazione à Impostazioni)

In base al settore in cui si opera devono essere definite le regole comuni dei contratti standard. Così ad esempio nel settore privato la maggior parte dei contratti collettivi prevede un’operatività di 40 ore settimanali divise su 5 giorni da 8 ore con tetti alla produttività che non possono superare le 10 ore giornaliere, come da esempio sopra. Nel settore del pubblico possono essere previste 36 ore settimanali (6x6). 

Nelle Impostazioni devono essere indicati solo i parametri standard gestendo i part-time, le assenze, le aspettative a livello di singolo Collaboratore.

Per gestire la festività del patrono che potrebbe essere calcolata come giorno festivo è importante indicare solo il giorno e il mese, lasciando ad esempio l’anno 2000 o quello attuale in quanto l’algoritmo di calcolo prevede che sia considerato solo giorno e mese. Se non si desidera gestire la festività del patrono è sufficiente indicare come data un giorno comunque festivo (esempio 1 Gennaio) per non incorrere in errori di calcolo. Se invece verranno definite nuove festività occorre aggiornare il software. Le festività di Pasqua (Lunedì dell’Angelo) nei diversi anni viene calcolata correttamente dell’algoritmo.

L’anello di congiunzione con il resto dell’applicazione è la gestione delle lavorazioni che può essere gestito attraverso la pianificazione dei progetti. Pur non essendo gestito nella configurazione base, si può estendere la gestione dei dipendenti attraverso la pubblicazione su Gea.Net Web del cartellino presenze o la gestione delle lavorazioni, dove l’assegnazione dei progetti è pianificata dal responsabile del centro di costo e i vari dipendenti intervengono con la stesura dell’attività svolta.

Nelle organizzazioni più grandi potrebbero esistere diversi figure ognuna delle quali è responsabile di una parte del personale. Per consentire di gestire le Presenze a compartimenti stagni è fondamentale associare il Centro di Costo ad ogni dipendente.

Successivamente dovranno essere creati degli Utenti (i responsabili appunto) associati ad un Profilo su cui è possibile indicare un Centro di Costo di riferimento che, nel caso fosse presente, limiterebbe la gestione al solo personale ad esso associato.

Preparazione delle tabelle