MAGA23 - Produzione > Lotti di Produzione

In conformità con le procedure da adottare, dovranno essere puntualmente registrate le attività di carico e scarico delle merci. La funzione di gestione Rintracciabilità è disattivata per impostazione predefinita quindi verificare prima che nelle Impostazioni sia spuntata la voce Lotti e Tracciabilità. In questo modo si rendono visibili le apposite celle e i comandi durante la gestione dei documenti.

In Ingresso : Durante la registrazione del documento di trasporto/fattura diretta passiva, inserire il lotto del fornitore, o qualora non indicato, assegnarne uno ad uso interno, inserire anche la data di scadenza del materiale. Per evitare fraintendimenti sarebbe bene indicare il lotto di acquisto associato all’articolo come codice univoco. Se è vero che è piuttosto remota la possibilità che due diversi fornitori dello stesso componente usino lo stesso sistema di codifica per il numero di lotto, questa possibilità non può essere esclusa e se dovesse verificarsi sarebbe bene indicare un prefisso (ad esempio il codice con cui il fornitore è identificato da Gea.Net) che lo renda univoco.

Solo se il lotto viene inserito si ottiene l’automatica registrazione di una nuovo lotto di acquisto. Tuttavia può verificarsi una anomalia che per diversi motivi non viene gestita in automatico : il caricamento dello stesso Articolo/Lotto in date diverse. In questi casi, che dovrebbero rappresentare una rara eccezione, l’anomalia viene segnalata all’operatore che dovrà richiamare la funzione “Lotti di acquisto” del modulo Produzione per registrare la quantità totale ricevuta.

Qui l’operatore potrà anche modificare i dati inseriti in fase di registrazione del documento in ingresso, indicando la data di inizio e fine utilizzo dei lotti.

In Uscita : Durante la registrazione del documento di trasporto/fattura diretta attiva, inserire il lotto di produzione oppure quello del fornitore in base al tipo di articolo venduto. Se si tratta di un prodotto con distinta base è necessario indicare il numero del lotto assegnato in produzione, altrimenti se si tratta di una vendita diretta è bene riportare il lotto assegnato dal fornitore. Per entrambi i casi è disponibile la funzione di Ricerca Lotto.

Sopra alla cella sono disponibili due comandi:

Sul documento di trasporto o sulla fattura diretta è bene riportare anche il lotto di produzione o di acquisto, anche se non espressamente richiesto dal cliente. In caso di emergenza questo potrà agevolarci nella comunicazione con e verso clienti e fornitori.

Gestione di una azienda commerciale

Se si opera in un settore commerciale, al momento della vendita, sul DdiT emesso non dovremo fare altro che registrare lo stesso numero di lotto assegnato dal produttore. Di conseguenza anche la gestione della rintracciabilità può risultare più immediata perché spesso è sufficiente accedere alle funzioni di elenco dei documenti selezionando Tipo Estrazione = “Righe” e inserire il numero del lotto da ricercare.

Non è necessario tenere un registro di Rintracciabilità che associa i lotti dei componenti con i prodotti finiti realizzati. Al tempo stesso è superfluo anche gestire i lotti come proposto nel modulo Produzione. Più avanti vedremo che è possibile gestire anche i lotti di acquisto su un archivio separato dai documenti, cosa che peraltro avviene in modo automatico anche senza attività supplementari, ma per una azienda commerciale la soluzione di gestire i lotti solo sull’archivio dei documenti è più che accettabile.

 

Gestione di una azienda Produttiva

Se i beni acquistati non vengono direttamente rivenduti ma vengono utilizzati per la produzione interna la gestione diventa necessariamente più complessa. Per avere un controllo completo di come sono state utilizzate le risorse occorre registrare il materiale utilizzato - identificato da fornitore e lotto - per ogni prodotto realizzato utilizzando le funzioni del modulo Produzione (Piano di Produzione o Assemblaggio).

Durante la fase di produzione, al codice articolo prodotto viene associato un lotto, quindi l’applicazione esplode la distinta base al primo livello cercando per ogni componente il lotto di acquisto non ancora terminato, con data più vecchia ma non ancora scaduto. Questo abbinamento è automatico e dovrebbe rispecchiare la corretta prassi del magazziniere. Però la realtà spesso è diversa e l’operatore ha la possibilità di indicare un codice lotto diverso da quello proposto.

Abbinamento Automatico del Lotto di Acquisto

Va detto subito che l’abbinamento automatico spesso non serve perché in aziende sono associate altre regole nell’uso delle risorse. Ma anche quando potrebbe risultare utile il calcolo automatico questo, a volte, può essere impreciso per diverse ragioni. In base al riscontro avuto incrociando i lotti di acquisto verrà presentato la bozza dei componenti con i lotti da prelevare. Come detto l’operatore può confermare quanto suggerito oppure modificare l’assegnazione dei lotti di acquisto, anche successivamente, per mezzo della funzione Lotti di produzione del modulo Produzione, dove è possibile registrare direttamente un componente/lotto anche senza documento in ingresso.

Ma perché il lotto suggerito in automatico può essere errato?

Fino alla versione 5.0, se incrociando documenti di acquisto e lotti di produzione, viene riconosciuto come evaso un determinato lotto di acquisto, in esso viene indicata automaticamente la data di fine utilizzo e di conseguenza quel lotto non veniva più riproposto a meno che l’operatore non la modificasse nella funzione di gestione dei lotti di acquisto. Dalla versione 5.2 un ulteriore affinamento permette di tenere traccia anche delle quantità usate e conseguentemente non considerare più il lotto una volta la disponibilità venga esaurita.

Ma anche questo calcolo della quantità usata può non essere veritiero perché, per non rallentare gli altri processi aziendali, il calcolo viene fatto solo al momento della Ricerca Lotto sui documenti o quando si genera la produzione. Un eventuale rettifica successiva delle quantità o dei lotti usati non ricalcola tutti questi valori perché questa eventualità richiederebbe un continuo riallineamento anche quando si salvano documenti o movimenti di magazzino.

Tuttavia l’operatore può decidere in qualunque momento di rettificare le quantità usate accedendo alla funzione Lotti di Acquisto ed eseguendo il ricalcalo per tutti i lotti ancora da evadere o per un singolo lotto.

 

 

Gestione Lotti di Produzione

Come detto la gestione dei lotti è un processo semiautomatico che viene utilizzato soprattutto integrandolo con i lotti di acquisto. Pur non avendo una integrazione diretta viene alimentata durante il ciclo della produzione ma può anche essere inserita manualmente. Se si sceglie di adottarla, permette di gestire i lotti di produzione e creare una catena tra Lotti di Acquisto, Lotti di Produzione e Vendite per poter risalire a chi è stato fornito un prodotto finito che contiene un componente di uno specifico lotto. I lotti di produzione vengono poi resi disponibili e possono essere associati ai documenti di trasporto e alle fatture dirette emesse.

Da Produzione à Lotti di Produzione

La nota in rosso ci ricorda che è bene archiviare i dati anche in formato cartaceo. Così possiamo creare un Registro di Rintracciabilità in formato CSV e stamparlo. Il registro contiene le seguenti informazioni:

Sulla barra comandi si trova anche la funzione Verifica Congruenza Lotti Venduti che controlla se sui DdiT o sulle Fatture di vendita sono riportati lotti che non hanno corrispondenze nella tabella Lotti di Produzione. Per velocizzare la funzione l'operatore potrà decidere di eseguire il controllo solo sui documenti di alcuni mesi/settimane utilizzando le celle Da Data / A Data Produzione per definire il periodo. La lista dei lotti non trovati verrà salvata su un file che verrà aperto con Blocco Note (o altro text-editor) in modo da rendere più agevole la correzione.

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante Nuovo

 

Quando un lotto viene evaso completamente dovrebbe essere inserito la data di esaurimento scorte. Questa operazione è manuale e deve essere gestita dal magazziniere. Dal momento in cui viene inserita l’esaurimento scorte, il lotto non verrà più proposto durante l’emissione di documenti del ciclo attivo ma comunque sarà possibile forzarlo manualmente. Anche se non si vuole inserire la data di esaurimento scorte, la catena sarà sempre ricostruibile dai documenti di vendita e l’unico fastidio sarebbe quello di ritrovarsi un lotto evaso durante le funzioni di ricerca.

Rintracciabilità delle Vendite e Elenco delle Quantità Usate

Questa funzione, disponibili a barra comandi, ha lo scopo di verificare a chi sono stati destinati gli articoli prodotti di un determinato lotto, funzione fondamentale per gestire la tracciabilità in caso di emergenze sanitarie. La griglia presentata Può essere stampata o riportata in Excel, per essere consegnata alle autorità.