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Le schede dei prodotti sono importanti tanto quanto le anagrafiche dei clienti e come per queste contengono informazioni che verranno replicate in automatico nel momento in cui si redige un documento. Anzi forse i dati agganciati agli articoli sono anche più importanti perché spesso hanno la priorità laddove si sovrappongono ad una informazione simile presente anche nella scheda anagrafica del cliente.

Bisogna premettere che le schede prodotto non sono obbligatorie, cioè si potrebbe emettere un documento anche riportando la descrizione e il prezzo del bene o del servizio senza che questo sia archiviato precedentemente, tuttavia lo diventano se si vuole gestire il magazzino o la produzione. Ma anche se si utilizzasse l’ERP in una azienda di servizi e per la sola emissione di documenti, avere una scheda per ogni servizio proposto, significa velocizzare l’operatività dell’utente durante la stesura.

Per accedere alla funzione di gestione degli articoli, dalla Home Page selezionare Archivi à Articoli

Abbiamo visto nel capitolo introduttivo che è possibile inserire una lista di clienti da una fonte esterna tramite file CSV o XML (funzione non disponibile in Gea.Net Start).

Sulla barra comandi alle voci Produzione e Stampe sono disponibili operazioni massive sui vari articoli in elenco. Si tratta di funzioni solitamente necessarie alla produzione o nella gestione del magazzino nel momento in cui si devono eseguire operazioni contemporanee su più prodotti. Queste funzioni sono disponibili singolarmente anche sulla Scheda dell'articolo quindi analizzeremo meglio di seguito queste funzionalità.

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Il codice articolo che viene associato all'articolo è di 18 caratteri inserito liberamente dall'utente oppure gestito con un numero progressivo. L’organizzazione corretta del codice rappresenta un punto fondamentale per una migliore operatività nell’uso dell’ERP. Il codice dovrebbe essere mnemonico e, se possibile, contenere informazioni sulla famiglia, sulla categoria o sulle dimensioni. Non esiste una regola valida per tutti ma se state attivando ora una nuova azienda è bene fermarsi un momento a riflettere su come potrebbe essere formattato al fine che il solo codice possa fare comprendere subito all’operatore di che prodotto si tratta.

Può sembrare banale ma una gestione del magazzino attraverso codici non parlanti risulta estremamente complicata. Se non avete ancora assegnato un codice ai vostri articoli fatelo subito cercando di trovare la formula migliore affinché solamente leggendo il codice possiate intuire di cosa si tratta e magari sia possibile ricordare il codice anche senza utilizzare la ricerca. Se non vi riesce possibile e non avete alcuna idea per come ottimizzare la codifica, una buona tecnica consiste del suddividere gli articoli in famiglie e nella costruzione del codice riportare i primi tre caratteri per indicare la famiglia di appartenenza. Comunque sia, prima di procedere con l’inserimento di centinaia di articoli è bene rifletterci un momento perché il codice è anche l’unica informazione che non potrà essere modificata, quindi se si desiderasse modificarlo in seguito occorrerebbe inserire una nuova scheda e se è già stato movimentato a magazzino o usato nei documenti diventa un’operazione molto brigosa.

L’azienda che utilizza i codice a barre troverà molto comodo la gestione adottata da Gea.Net. Infatti in ogni punto dell’applicazione in cui viene richiesto il codice di un prodotto è possibile indicare sia il codice stesso sia il codice a barre. Sarà Gea.Net che cercherà di interpretarlo cercando prima l’esistenza del codice come codice principale e se non trovato ricercandolo come codice a barre per poi tradurlo nel codice principale. Con questa modalità la gestione al banco risulta immediata sia per l’emissione di un Documento di Trasporto, di una Fattura o di qualunque documento. Dopo avere inserito i dati principali del cliente, sarà possibile puntare in sequenza il lettore di codice a barre (meglio se programmabile) sui vari prodotti e, senza intervenire sulla tastiera, si ritroverà il Documento di Trasporto già pronto alla stampa. 

Rivestono particolare importanza la Famiglia (utilizzata soprattutto dalle statistiche), la Categoria (che viene vista come una sottofamiglia),  le contropartite (utilizzate dal programma di gestione fatture per generare il movimento di contabilità).

Inserendo il fornitore abituale, il prezzo e gli sconti di acquisto si procede all'inserimento del listino di acquisto e all'identificazione del fornitore preferenziale. Il prezzo di acquisto associato al fornitore preferenziale, salvo diversa  configurazione, sarà anche il costo con cui sarà valorizzato il prodotto presente a magazzino.

Il prezzo e gli sconti di vendita indicati vengono memorizzati sul listino comune di vendita numero 1. 

Varianti/Fasi di Lavorazione

Il codice Variante o Fase può essere associato al codice articolo nella gestione del magazzino e dei listini. Nel caso si decida di usarlo deve essere visto a tutti gli effetti come un sottocodice del codice articolo stesso. Se viene utilizzato in una realtà produttiva (Fase) serve a differenziare il prodotto semilavorato dal prodotto finito (in cui la Fase/Variante non è mai indicata) ma può essere utile anche in una realtà commerciale per indicare una Variante del prodotto (colore, dimensione o altre caratteristiche) che determinano spesso un valore diverso.

Se si desidera gestire Varianti/Fasi o la produzione occorre attivare le opzioni nelle Impostazioni.

Se abilitata la gestione Varianti/Fasi di Lavorazione, tutta la gestione del magazzino (giacenza, valore, disponibilità, impegnato) ma anche i listini, i documenti e la maggior parte delle funzioni di Gea.Net riconosceranno gli articoli con “Codice Articolo + Codice Fase/Variante”.

Le diverse Varianti/Fasi possono essere gestite da Archivi à Tabelle à Varianti / Fasi di lavorazione

Distinta base e Cicli di  lavorazione

Per Distinta Base si intende l’insieme dei componenti che assemblati costituiranno il prodotto finito. Gea.Net richiede che vengano associati ad ogni scheda articolo i soli componenti di primo livello. Se tra i componenti ce ne sono alcuni che hanno una propria distinta base (secondo livello) la loro distinta deve essere gestita nella scheda del componente. La quantità dei componenti inserite in distinta base deve tenere conto di tutto il materiale che serve a realizzare il prodotto compresi gli scarti di lavorazione. Se non è possibile prevedere quale sarà lo scarto reale di un pezzo dovranno essere conteggiate le quantità medie necessarie.

Per Cicli di Lavorazione si intende l’elenco dei processi necessari a creare un prodotto finito. Per convenzione esistono due fasi sempre definite: il prodotto grezzo (in cui il campo Fase assume il valore “GRE” o quello definito nelle Impostazioni) e il prodotto finito che per convenzione avrà il campo Fase vuoto). Ce ne è una terza, facoltativa, che è quella di verifica del controllo qualità (che se usata assume valore “CQ”). Nel mezzo ci possono essere una o più lavorazioni.

Le proprietà della scheda

Andiamo ad analizzare singolarmente i dati contenuti sulla scheda:

• Descrizione. La lunghezza massima è di 50 caratteri ma si dovrebbe valutare il contenuto anche in base al numero massimo di caratteri stampabili per riga nei documenti. Se occorre avere più di 50 caratteri utilizzare la Descrizione Aggiuntiva.
• Codice a barre. Si può inserire quello eventualmente presente sul prodotto oppure assegnarne uno ad uso interno. Dalla barra comandi è possibile stampare le etichette con o senza codici a barre.
• Codice RFID. Utilizzato in applicazioni di Industria 4.0.
• Reparto. Indica il reparto in cui viene realizzato o commercializzato l’articolo.
• Ubicazione. Solitamente contiene lo scaffale in cui è riposto ma se ne può fare usi diversi. Viene presentato in diversi punti di Gea.Net ed è molto utile anche per il prelievo dei componenti durante la produzione.
• Tipo Articolo. È utilizzabile a discrezione dell’utente in abbinamento alla relativa tabella. Molto utilizzato per i filtri di selezione e per le statistiche.
• Famiglia. È utilizzabile a discrezione dell’utente in abbinamento alla relativa tabella. Molto utilizzato per i filtri di selezione e per le statistiche.
• Categoria. È utilizzabile a discrezione dell’utente in abbinamento alla relativa tabella. Si tratta di una ulteriore diversificazione all’interno della famiglia di prodotti. Molto utilizzato per i filtri di selezione e per le statistiche.
• Gruppo Merceologico. È utilizzabile a discrezione dell’utente in abbinamento alla relativa tabella.
• Unità di Misura (2) e Coefficiente di Conversione. Sono previste due unità di misura ed un coefficiente di conversione. Tutta la gestione del magazzino utilizzerà solo la prima unità di misura (che sarà anche l’unità di misura delle vendite), cioè lo stoccaggio e tutti i movimenti a magazzino saranno sempre espressi secondo la prima unità di misura. La seconda unità di misura e il coefficiente di conversione saranno utilizzate per convertire le unità di misura durante la registrazione gli acquisti. Potremmo acquistare in metri e gestire il nostro magazzino interno in pezzi, la conversione avverrebbe con un click.
• Descrizione aggiuntiva. Si tratta di note aggiuntive che possono comparire sui documenti se attivata Descrizione aggiuntiva su stampa documento.
• Note interne che non compaiono su documenti.
• Descrizione Breve che possono essere utilizzate in stampe con spazi limitati come ad esempio le etichette.
• Note su Stampa etichetta. Riporta queste note sulle etichette stampabili da barra comandi.
• Non Attivo. Qualora l'anagrafica non sia più attiva ad esempio in seguito alla obsolescenza del prodotto, Gea.Net  necessita che la registrazione continui ad esistere sulla banca dati. Segnalandola come non attiva viene discriminata durante la normale gestione.
• Descrizione aggiuntiva su stampa documento. Attiva la stampa sui documenti della Descrizione aggiuntiva.
• Listino non modificabile inibisce l’aggiornamento dei listini anche se previsto dalle Impostazioni.
• Non Attivo. Il prodotto che diventa obsoleto o non più trattato può essere marcato come non attivo. In questo modo, pur non venendo fisicamente eliminato, potrà non essere escluso dalle ricerche.
• Non movimenta magazzino. Possono essere identificati in questo modo tutti i prodotti che non devono tracciare il carico o lo scarico di magazzino come le prestazioni o i servizi ma anche i prodotti di cui non si vuole avere una tracciabilità a magazzino.
• Aggiungi attrezzatura a CRM. Abilitare questa opzione solo se si utilizza il modulo CRM e solo per gli articoli identificati da matricola che si vogliono aggiungere automaticamente e gestire nell’elenco attrezzature del scheda clienti del modulo CRM. Nel momento in cui viene emesso un DdiT contenete uno o più articoli che hanno attivato questa opzione, l’asset viene inserito agganciandolo alla sede oggetto di consegna.
• Totale a corpo su DdiT. Definisce un articolo padre con lo scopo di raggruppare uno o più articoli figli indicati in ordine ma da non fare comparire sui documenti successivi. Usa la logica tipica dei progetti dove sono da riportare solo alcuni articoli (padre) mentre gli altri saranno ignorati ma il prezzo sarà sommato al valore del padre. 
• Calcola Valore da Quotazioni. Calcola il prezzo di vendita in base alle quotazioni delle materie prime.
• Lotto minimo d’acquisto. Verrà proposto automaticamente nei Documenti di Trasporto di acquisto.
• Lotto minimo di vendita. Per alcuni prodotti non è possibile vendere al di sotto di un certo costo anche qualora la vendita sia inferiore. Il caso classico è la vendita di 10 cm. di un componente che, solo nel taglio e nella consegna avrebbe un costo superiore. Per gestire questa situazione è possibile indicare la quantità minima di fatturazione (ad esempio 1 m.) e durante la lettura del listino verrà applicata la quantità minima invece che la quantità reale indicata sul documento di trasporto o sulla fattura accompagnatoria.
• Giacenza minima. Se la configurazione nella funzione Impostazioni prevede la gestione dei sottoscorta, durante la gestione dei documenti questo valore viene confrontato con la giacenza a magazzino per segnalare che occorre riordinare il prodotto.
• Tempi Necessari per l’evasione, la ricezione, la produzione. Non sono solo dati statistici ma servono per pianificare l’MRP e la produzione/riordino in genere.
• Giorni di scadenza. Indispensabile per chi gestisce la tracciabilità alimentare o farmaceutica.
• Dimensioni. Lunghezza, Larghezza, Altezza, Diametro. Sono utilizzati per Industria 4.0 o funzioni di automazione.
• Pezzi per cartone (o confezione). Indica l’imballo con cui normalmente viene acquista/venduto il prodotto.
• Cartoni per strato e Strati per pallet. Assieme a pezzi per cartone servono a calcolare i quantitativi di articoli contenuti in un imballo.
• Peso Unitario. Se indicato, durante l’emissione dei Documenti di Trasporto  il calcolo del peso della merce sarà calcolato automaticamente. Viene utilizzato anche dalla gestione listini per calcolare un eventuale prezzo di vendita in base alle quotazione delle materie prime. Il peso unitario viene calcolato in automatico se sono indicate le dimensioni e il peso specifico.
• Tara. Indica la tara con cui normalmente viene pesato il prodotto.
• Percentuale sfrido o calo peso. Indica la differenza di peso o di dimensioni tra il prodotto acquistato e venduto.
• Peso Specifico. Se indicato viene calcolato automaticamente il peso unitario.
• Prezzo di vendita. Il prezzo nella valuta di riferimento del listino 1.
• Prezzo d’acquisto. Il prezzo di acquisto dal fornitore abituale. Questo è anche il valore di magazzino del prodotto a meno che la cella costo non sia stata diversamente valorizzata.
• Fornitore Abituale. È il fornitore presso il quale solitamente si acquista il prodotto, non necessariamente quello che propone una condizione migliore. Se presente un prezzo di acquisto il fornitore abituale deve essere indicato anche se l’articolo è prodotto in azienda. In questo caso il fornitore abituale corrisponde al magazzino principale.
• Percentuale IVA. Deve essere indicata solo se il regime IVA non è quello indicato nella funzione Impostazioni. Si consiglia di indicarlo solo quando strettamente necessario, cioè se diverso dal regime ordinario o quello standard dell’azienda, infatti in caso di modifica dell’aliquota il valore deve essere modificato su tutte le schede.
• Esenzione IVA. L'esenzione qui è da indicare solo se il prodotto è esente IVA verso tutti i clienti. Se l'esenzione fosse applicabile solo in determinate situazioni o solo su alcuni clienti, questo campo deve essere lasciato vuoto ed agire sui documenti emessi.
• Valore (costo). È il valore con cui viene valorizzato il magazzino (si veda il paragrafo sulla valorizzazione di magazzino. Per impostazione predefinita corrisponde al prezzo di acquisto o al valore della distinta base e/o ciclo di lavorazione ma, a richiesta dell’utente, può essere modificato usando una logica diversa. Il valore viene ricalcolato quando si modifica il prezzo di acquisto o la distinta base oppure se l’utente esegue Ricalcola Valore Attuale sulla Barra Comandi, ma egli potrà successivamente inserire un valore diverso.
• Ricarico (%). Questo valore non viene archiviato sul database ma viene calcolato tutte le volte in rapporto al prezzo di vendita del listino 1 e il prezzo di acquisto dal fornitore abituale. Può anche essere utilizzato per indicare il margine desiderato e da questo è possibile ricavare il prezzo di vendita.
• Calcolo Prezzo da Valore di Lavorazione. Calcola il prezzo di vendita in base al costo di acquisto o della produzione (distinta base). Prevede che venga definita una percentuale o un importo di ricarico.
• Percentuale Rifatturazione. Se viene venduto un servizio/bene il cui costo è stabilito da un partner, questa è la percentuale provvigionale spettante che sarà rifatturata al partner.
• Contropartita vendite. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiate le vendite. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità.
• Contropartita acquisti. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiati gli acuisti. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità.
• Contropartita lavorazione. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiate le lavorazione. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità.
• Codici E-Fattura. Contengono il tipo e il valore del codice da indicare sul file XML di fattura elettronica se si desidera comunicare al destinatario della fattura l’identificativo del prodotto in modo che egli possa importare il movimento sul proprio ERP. I codici riportati non sono soggetti ad alcun controllo e pertanto possono essere definiti in accordo con la controparte, potrebbero contenere il codice del mittente come quello del destinatario o un codice terzo. Per motivi di privacy si raccomanda di non utilizzare codici riconosciuti universalmente come codici a barre perché in caso di hackeraggio esporrebbero i rapporti commerciali in essere.
• Bilancia e Tasto PLU. Vengono utilizzati quando Gea.Net viene agganciato ad una o più casse per l’emissione degli scontrini.
• Imballo e Contributo CONAI/COBAT. Analizzeremo meglio la gestione del contributo per lo smaltimento degli imballaggi nel capitolo relativo alle fatture. Anticipiamo solo che in base al tipo di imballo (tabella Imballi) viene definito un costo di smaltimento (per tonnellata) che può essere addebitato al cliente anche solo in parte.
• File/URL Immagine e Altri Documenti Allegati. Si tratta di tre celle in cui è possibile definire il link a documenti multimediali di qualunque formato. Vedremo di seguito come agganciare un immagine principale e una scheda tecnica ad un articolo in modo che vengano riproposti in altri punti dell’ERP, ma se abbiamo necessità di avere altra documentazione possiamo associare qui il collegamento.
• Codici Sostitutivi. Qui possono essere associati diversi articoli che hanno caratteristiche simili e che potremmo proporre ai clienti in caso di indisponibilità. Se si usa il piano di produzione, in caso di mancanza di un componente, Gea.Net verifica la presenza di un componente compatibile ed eventualmente propone utilizzarlo evitando un eccessivo riordino di componenti. Su questa cella è possibile inserire più righe ma per convenzione si deve inserire un solo codice per ogni riga senza nessuna altra informazione altrimenti la ricerca dei codici sostitutivi presente sui documenti risulterà impossibile. Anche l’ordine è importante: spesso le caratteristiche sono del tutto simili ma la differenza determinante è il prezzo, altre volte possono esserci caratteristiche tecniche leggermente diverse che non precludono la corretta funzionalità dell’opzione. Si consiglia di mettere nell'elenco entrambe le soluzioni dando priorità (cioè indicandole nelle prime righe) agli articoli con caratteristiche identiche. Va anche precisato che l’associazione è valida solo nell’ambito del prodotto stesso, cioè se all’articolo A sono associato B e C non è automatico che B possa essere sostituito con A e C, cioè per renderlo possibile si deve fare l’abbinamento anche sulla scheda di B. Questo comporta ridondanza se si dovessero collegare molti articoli del tutto interscambiabili. In un scenario simile si dovrebbe battezzare un articolo “capofila”, che dovrebbe essere quello da utilizzare solitamente in via preferenziale salvo poi sostituirlo con le alternative in caso di indisponibilità.
• Codici Ean Alternativi. Alcuni articoli vengono immessi sul mercato con codici EAN diversi anche se si tratta dello stesso prodotto (si pensi alla confezioni natalizie) per cui se si utilizza un lettore di codici a barre e si vogliono associare le diverse confezioni, dovremo associare anche i diversi codici EAN. Si deve inserire un solo codice EAN per riga. Quando nelle celle codice articolo si inserisce un codice che non viene riconosciuto ne come codice articolo ne come codice a barre, verrà analizzato l’archivio dei codici a barre alternativi.
• Campi Jolly. Sono 10 celle libere che l’utente può utilizzare come meglio preferisce. Il significato dei campi deve essere definito nelle Impostazioni. Questi valori sono ereditati in sede di creazione di un documento e possono anche essere stampati se previsto nelle Impostazioni di Stampa.

Sulle pagine successive vengono gestiti altri dati relativi a: 

• Descrizioni estero. Permette di inserire la traduzione delle descrizioni nelle diverse lingue.
• Distinta Base. Elenco dei componenti da utilizzare per la produzione dell’articolo.
• Cicli di Lavorazione è utilizzato in modo automatizzato nel modulo Produzione e nella pianificazione (MRP) ma anche in una gestione più semplificata potrebbe tornare utile indicare i processi produttivi al fine di potere stampare una scheda di lavorazione per uso interno.
• Taglie e colori se nelle Impostazioni abbiamo scelto la gestione per Taglie e Colori.
• GDO (Grande Distribuzione Organizzata) se nel Profilo abbiamo selezionato questo tipo di Settore.

Sulla barra comandi sono presenti alcune Funzioni e Stampe tra cui:

• Duplica articolo: compresa distinta base e ciclo di lavorazione. Esegue una copia della scheda assegnando un codice articolo diverso. Molto utile per creare articoli simili soprattutto se complessi.
• Statistiche Venduto/Acquistato: danno un quadro d’insieme sintetico di giacenza, movimenti, vendite e acquisti dell’ultimo mese/anno), dei fornitori da cui è possibile rifornirsi.
• Ricalcola Valore attuale: Questa funzione calcola il valore della cella Valore(Costo) e lo storicizza alla data odierna.
• Listini: Permette di accedere alla gestione dei Listini. Sia comuni che preferenziali, sia attivi che passivi. Permette anche di vedere i prezzi di acquisto dai vari fornitori e di calcola il prezzo di vendita in base in base alla cella Ricarico (%).
• Distinta Base Valorizzata a più livelli: Esplode la distinta base fino al livello desiderato.
• Ubicazione Componenti: Elenco dei componenti della distinta base e loro ubicazione a magazzino.
• Articolo in cui è usato come componente: Elenco dei prodotti in cui è presente in distinta base, cioè dove viene usato come componente.
• Importa distinta base da file CSV: Verranno importati i componenti e il prodotto finito come vedremo meglio di seguito.
• QRCode : Legge o stampa le informazioni principali di un articolo su codice QR.
• Allegati : E’ possibile associare un’Immagine (jpg) o una Scheda Tecnica (pdf) ad un prodotto perché vengano riprese nelle varie funzioni in cui previsto ma anche altri file in diversi formati. Di seguito entreremo più nel dettaglio per vedere come usare al meglio gli allegati.
• Stampa Scheda di Lavorazione: E’ una stampa che contiene le informazioni relative alla lavorazione: quantità di materiale di derivazione, ciclo delle lavorazioni per centro di lavorazioni riportante il tempo stimato, note.  
• Stampa Scheda di Assemblaggio: E’ una stampa che contiene le informazioni relative all’assemblaggio come ad esempio le quantità di componenti necessarie. E’ possibile anche una stampa della scheda di Assemblaggio e quella di Lavorazione assieme.
• Stampa Scheda con Immagine: Riporta le descrizioni principali e l'immagine del prodotto.
• Stampa Scheda Tecnica (file PDF) associato alla scheda. Si veda di seguito la gestione allegati.
• Stampa Etichetta : Sono presenti configurazione per la stampa di etichette standard e personalizzata. La stampa etichette personalizzata risulta essere più lenta rispetto alle stampe predefinite che per questo motivo sono da preferire. Tuttavia la stampa personalizzata permette di creare un proprio modello di etichetta senza dover ricorrere a modifiche del software.
• Taglie e Colori: Permette di caricare i codici figli - se nelle Impostazioni è stata attivata l'opzione Codice Articolo composto (10+4+4) - di esplodere quantità caricate/scaricate e giacenza ripartendolo per taglia e per colore ma anche generare una distinta base utile per chi fa produzione.

Assegnare un’Immagine o una Scheda Tecnica ad un articolo

Alla scheda articolo è possibile abbinare un immagine (in formato jpg) e una scheda tecnica (PDF). Il collegamento a file esterni al database ha lo scopo di gestire queste informazioni in maniera più semplice (senza doverle includere per forza sul database aziendale) avendo tuttavia la possibilità di riportarle su schede di produzione, su ordini e offerte o su altre funzioni personalizzate. Questo risultato sarebbe possibile anche utilizzando gli Allegati, ma per immagine e scheda tecnica di riferimento questa soluzione è da preferire perché sarà ripresa in diverse funzioni e stampe.

La modalità più veloce e diretta per creare queste associazioni in Gea.Net Pro è utilizzare la cartella predefinita GeaNet\bin\DATI\Archivio\MAGA\IMMAGINI (o \SchedeTecniche) all’interno della quale è sufficiente copiare i file con lo stesso nome del codice articolo. Se ad esempio il codice articolo è 123 sarà sufficiente posizionare il file 123.jpg nella cartella .\IMMAGINI e 123.pdf nella cartella .\SchedeTecniche. Allo stesso modo Gea.Net Web prevede di caricare i file formattati allo stesso modo, nella cartella /public/[NOMEAZIENDA]

In alternativa, per le sole immagini, è possibile associare un file il cui nome non deve riportare necessariamente il codice articolo e può essere posizionato su rete locale o Internet (in questo caso potremmo anche sfruttare un link ad immagini presenti su siti di terzi). Nel caso fosse presente sia un file nella cartella .\IMMAGINI che uno associato liberamente, il primo avrebbe la priorità e sarà riportato sui documenti.

Importazione della distinta base

Questa funzione (non disponibile solo in Gea.Net Web) consente di importare la distinta base da un file CSV. Dopo avere creato o aperto la scheda dell’articolo, invocare la voce Importa Distinta Base da file CSV sulla barra comandi. Il file deve avere una riga di intestazione e le colonne devono essere formattate indicando Codice Componente (Colonna A), Descrizione Componente (B), Quantità (C), Prezzo (D), Codice Fornitore (H, opzionale). Il tempo di caricamento è di circa 2 secondi ogni componente. Prima dell’importazione viene proposto l’elenco e la disposizione delle colonne come devono essere predisposte sul file CSV e se si procede viene mostrato come verrebbe riconosciuto il primo componente. Se le proprietà non sono mostrate correttamente è sintomo che il file non è strutturato correttamente e in questa fase è ancora possibile interrompere la funzione. 

L’importazione di tutte le distinte dei prodotti è possibile con la funzione di  Importazione Dati del modulo Utilità Database (non disponibile in Gea.Net Start). Nelle versioni più datate l’importazione era possibile solo da file Microsoft Excel 2000 o versioni successive ma salvato in XLS versione 2000.

La scheda informativa

Il codice articolo viene richiesto in diversi punti di Gea.net e come per altre entità è sempre possibile scorrere (frecce) ricercare (lente) o accedere alla scheda (GO verde), ma a differenza di altre entità l’articolo propone l’accesso ad una schermata che espone tutto quello che può servire a fini statistici.

Facendo click su Info e Statistiche si apre la scheda informativa che espone:

• Carico, scarico e giacenze totale e ripartite per ogni magazzino in cui è stato movimentato
• Vendite nell’ultimo Mese/Trimestre/Anno riportando Quantità, Valori, Prezzo Minimo e Massimo
• Acquisti nell’ultimo Mese/Trimestre/Anno riportando Quantità, Valori, Prezzo Minimo e Massimo
• Elenco dei fornitori per ognuno dei quali mostra prezzo e statistiche sull’acquistato ma anche offerte, note e valutazioni

Ora che lo sapete non ne potrete più fare a meno.

CODICI A BARRE                    

La gestione dei Codici a Barre di Gea.Net permette l’inserimento del Bar Code riportato sulle confezioni dei prodotti da qualunque punto dell’applicazione, in alternativa al codice principale o alla descrizione del prodotto, rendendo pratico l’uso di un lettore ma può anche essere inserito da tastiera. L’applicazione che proverà ad interpretarlo cercando prima l’esistenza del codice come codice principale e, se non trovato, ricercandolo come Codice a Barre o tra l’elenco dei Codici Ean Alternativi (entrambi questi parametri sono definiti sulla scheda articolo) per poi trasformarlo nel codice principale ai fini dell’archiviazione. Questa operazione di ricerca in cascata può causare rallentamenti durante l’uso pertanto si consiglia di associare i Codici a Barre alla scheda Articolo solo se utilizzati.

Stampa delle etichette

Gea.net consente di stampare le etichette con codici a barre sia dalla scheda articolo sia dai documenti attivi o passivi. In base alle dimensioni delle etichette che si desidera usare occorre impostare i parametri per le stampe dalla tab Etichette delle Impostazioni, ma potranno essere modificati anche dalla scheda in cui è disponibile la stampa.

Tra questi parametri deve essere indicato il formato del foglio etichette e la marginatura da tenere. Rivestono particolare importanza i parametri di compressione del codice a barre: la larghezza delle barre per impostazione base è 0,01 centimetri tuttavia su alcuni tipi di stampante o vecchi lettori il codice può risultare illeggibile. Nel caso provare ad aumentare questo valore (anche fino a 0,05 cm.) considerando che maggiore e la singola barra e maggiore sarà la lunghezza del codice. I formati delle etichette che possono essere utilizzati sono tutti quelli disponibili in commercio anche se per motivi di praticità si consiglia di usare quelli su fogli A4. I fogli A4 per le stampe di etichetta più comuni sono proposti in formato 3x8 o 2x7 dove il primo valore rappresenta il numero di etichette in orizzontale (Etichette per Riga) e il secondo quelle in verticale (Etichette per Colonne). Possono essere utilizzate tutti i tipi di stampante siano esse a getto d’inchiostro, laser, termica o di altro tipo. I parametri di stampa etichetta prevedono:

·         Larghezza della colonna e Altezza della colonna (in cm.)

·         Etichette per Riga e Etichette per Colonna

·         Prima etichetta da stampare (per stampare su un foglio già parzialmente usato). Indica da quale etichetta iniziare a stampare numerando le etichette per riga da sinistra verso destra. Ad esempio se stiamo utilizzando un foglio 3x8 e valorizziamo questa cella a 8 verrà stampata per prima la seconda etichetta della terza riga.

·         Margine Superiore e Margine Sinistro (in cm.) che prevede una bordatura del foglio o delle etichette.

In base all’utilizzo che si ritiene necessario in quel contesto, nelle diverse schede di Gea.Net viene proposto uno tra i due tipi di formati basi previsti (etichette per Articoli o per Pacchi) dove ognuno dei due prevede diversi tipi di stampa. Per evitare di dover scegliere ogni volta il tipo di stampa da eseguire, nelle Impostazioni, tramite le ListBox Etichette Base Articoli o Etichette Base Pacchi, è possibile definire quello da usare sempre.

Una delle opzioni tra le Etichette Base Articoli è la possibilità di definire un formato personalizzato. Le regole per creare una stampa etichetta personalizzata solo le stesse definite per personalizzare la stampa dei documenti e possono essere definite nella funzione Impostazioni di Stampa (Tipo Stampa = “LABEL”) della scheda Articolo.

VALORIZZAZIONE AL COSTO CORRENTE 

Per determinare il valore del magazzino siamo obbligati a stabilire un valore unitario per ogni articolo presente. In passato, quando l’inflazione era a due cifre, si usava determinare il valore al costo medio, al LIFO o al FIFO (opzioni possibile solo con Gea.Net Pro) perché permettevano vantaggi fiscali, ma ormai la valorizzazione avviene quasi sempre al Costo Corrente (o Ultimo Costo) in base a regole e priorità che vedremo ora.

Al momento in cui si salva la scheda articolo, viene calcolato il costo corrente ed inserito nella cella Valore (Costo) solo se questa ha valore ZERO onde evitare di sovrapporsi ad un valore stabilito dall’utente secondo regole diverse. Tuttavia il Valore (Costo) potrà sempre essere inserito richiamando la funzione Ricalcola Valore Attuale.

Vediamo per priorità come viene calcolato il valore dell’articolo in base ai dati presenti sulla scheda. Il calcolo avviene utilizzando nell’ordine le metodologie seguenti. Se la prima non riesce a determinare un valore si passa alla seconda e così via e se nessuna di queste determina un risultato il Valore (Costo) non potrà essere cambiato.  

1 -  Prezzo di Acquisto

Se il Prezzo di Acquisto da fornitore preferenziale e la cella Fornitore Abituale (non necessariamente quello che applicherà il prezzo migliore ma quello da cui ci si fornisce più frequentemente) sono valorizzati questo sarà riconosciuto essere il valore al Costo Corrente.

2 – Somma del valore dei componenti

Per le aziende che fanno produzione, l’articolo potrebbe non essere acquistato ma prodotto partendo dall’assemblaggio di diversi componenti inseriti nella distinta base. Il valore potrebbe essere la somma del valore dei suoi componenti in distinta base. Qui dove devono essere indicati tutti i componenti materiali ma possono essere riportati per comodità anche componenti immateriali come i tempi necessari alla produzione. Se alla distinta base è associata una serie di lavorazioni il valore sarà la somma dei componenti più le lavorazioni. Il valore di ogni riga di lavorazione è determinato dal Tempo in minuti necessario per la lavorazione moltiplicato per il Costo al Minuto associato al Centro di Lavoro.

Tempo e CDL sono presenti sulla riga lavorazione mentre il costo al minuto è indicato sulla tabella Centri di Lavoro accessibile da Archivi à Tabelle à Centri di Lavorazione

3 – Somma del valore del materiale e delle lavorazione

Per le aziende che fanno produzione, l’articolo potrebbe non essere ne acquistato ne assemblato ma prodotto partendo dalla trasformazione di un Codice Prodotto di Derivazione indicato sulla tab Cicli di Lavorazione (che può essere Materia Prima o un Componente Grezzo) a cui seguirà la lavorazione necessaria per trasformarlo in un prodotto finito. Il valore è calcolato come la somma del Prodotto di Derivazione moltiplicato per il valore della cella Quantità Grezzo più il costo delle varie righe di lavorazioni.

4 – Quotazione delle Materie Prime e delle lavorazione

Nel caso delle materie prime la valorizzazione può essere agganciata ad un valore di mercato la cui definizione è possibile nella tabella Quotazione Materie Prime associata alla gestione Listini, in cui sono associati Codice Articolo, Data e Valore. Per essere abilitata questa opzione deve essere attivata l’opzione Calcolo Prezzo da Valore di Lavorazione sulla scheda articolo altrimenti la tabella Quotazione Materie Prime sarebbe ignorata.

Questo tipo di valorizzazione permette anche di avere un valore fluttuante per gli articoli che sono prodotti da un ciclo di lavorazione che parte da un codice di derivazione che è materia prima. Inoltre consente di avere un valore più definito in caso di valorizzazione al prezzo medio, LIFO o FIFO mentre per il costo corrente viene applicato l’ultimo prezzo conosciuto.

La combinazione tra prezzo di acquisto, distinta base, cicli di lavorazione e quotazione di mercato determina il costo. Solitamente solo il calcolo secondo una di queste quattro opzioni sarà possibile ma nulla vieta che siano possibili più di un tipo di calcolo e in questo caso è l’ordine di priorità a determinarne il valore.