MAGA12 - Magazzino > Movimenti di Magazzino

Prima di vedere la funzione Movimenti di Magazzino (che di seguito chiameremo scheda movimento) ricordiamo che molte movimentazioni vengono generate in automatico da documenti del ciclo attivo e passivo e altri potrebbero essere creati da funzioni del modulo Magazzino o del modulo Produzione. L’obiettivo di Gea.Net è semplificare la vita dell’operatore rendendo automatico tutto quanto è possibile ma ci sono movimentazioni che non sono conseguenza di altre attività per cui dovranno essere fatte a mano. Ma dobbiamo anche ricordare che ad ogni movimento è associato un Magazzino di Provenienza, un Magazzino di Destinazione e una Causale che ne regola l’operatività secondo quanto definito dalla tabella Causali di Magazzino.

Da Archivi à Tabelle à Causali di Magazzino

Per ogni riga della tabella sono gestiti diversi parametri ma quelli che ora ci interessano maggiormente sono Carico e Scarico e stabiliscono come opera con quella causale. Premesso che queste impostazioni sono liberalmente modificabili dall’utente, se analizziamo come impostata la tabella per default possiamo vedere che la casuale “AC” (acquisto) ha valorizzato il carico ma non lo scarico. Questo significa che tutti i movimenti di quella causale non tracceranno lo scarico dal magazzino di provenienza ma tracceranno quello di destinazione. Infatti trattandosi di un acquisto non ci interessa scaricare il magazzino del fornitore (il materiale al momento dello scarico non è di proprietà dell’azienda) ma sarà fondamentale inserire il carico specificando su quale dei nostri magazzini è stato caricato. Allo stesso modo la causale “VE” (vendita) deve occuparsi di scaricare il magazzino di provenienza (il nostro magazzino) ma dal momento in cui l’articolo è stato venduto, ai fini del magazzino, non ci interessa sapere dove è andato a finire perché non è più dell’azienda. Infine ci sono una serie di altre causali come il conto lavorazione o il conto visione che hanno valorizzato sia Carico che Scarico e nella pratica spostano un articolo da una sede ad un’altra, ad esempio scaricano la quantità dal magazzino principale per caricarla nel magazzino del terzista o del cliente.

Gea.Net rende possibile anche la gestione della produzione abbinando eventualmente ad un codice articolo una distinta base o un ciclo di lavorazione. La produzione si compone di diverse fasi che si possono individuare in tre momenti precisi:

Acquisto materie prime e componenti. Normalmente coincide con la ricezione della merce. Il documento associato è solitamente un Documento di Trasporto o una Fattura Accompagnatoria ricevuta da fornitore. Il carico del materiale può avvenire creando un movimento di magazzino con Causale acquisto (oppure registrando il documento nel ciclo passivo in modo che il movimento sia creato in cascata).
Lavorazione. Trasforma i componenti in prodotti finiti (attraverso l’assemblaggio) o fa avanzare il ciclo di lavorazione. Può essere interna (avviene fisicamente nella sede aziendale) o esterna (avviene presso o terzista). Solitamente non esiste alcun documento di lavorazione interna e anche quando esistesse, ad esempio perchè richiesto da una certificazione ISO, solitamente rimane esterno al sistema gestionale standard. Non esiste pertanto alcun DdiT o altro documento di carico o di scarico. Per gestire correttamente la lavorazione si possono usare diverse funzione presenti nel modulo Produzione ma vedremo che è possibile creare un movimento di lavorazione complesso anche dalla scheda movimenti di magazzino.
Vendita o cessione. La cessione del prodotto finito solitamente avviene con la registrazione di un Documento di Trasporto che provvede a scaricare il magazzino ma è possibile anche creare un nuovo movimento con Causale vendita.

Se l’attività avvenisse presso un lavorante esterno potrebbero esserci altre due fasi che di seguito vediamo con i relativi documenti da registrare:

Acquisto materie prime e componenti (DdiT passivo da fornitore/Movimento con causale Acquisto)
Consegna prime e componenti al lavorante (DdiT attivo al lavorante/Movimento con causale Conto Lavorazione, che scarica i componenti dal magazzino principale per caricarli sul magazzino del lavorante)
Lavorazione (tramite funzione del modulo Produzione o generando un Movimento con causale Conto Lavorazione che scarica i componenti e carica il prodotto finito presso il magazzino del lavorante)
Ritorno del prodotto finito (DdiT passivo dal lavorante/Movimento con causale Conto Lavorazione, che scarica il prodotto finito dal magazzino del lavorante per caricarlo sul magazzino principale)
Vendita (DdiT attivo al cliente/Movimento con causale Vendita)

LA SCHEDA MOVIMENTO DI MAGAZZINO

Entrando nella scheda movimento come al solito troviamo le celle per attivare il filtro di ricerca e di seguito potremo selezionare le informazioni che desideriamo siano mostrate.

Da Magazzino à Movimenti di Magazzino

oppure per Gea.Net Start

Da Vendite à Magazzino

L’elenco movimenti prevede Tipo Estrazione sia per Testata che per Dettaglio (Righe e Matricole). La prima opzione, che è anche la più usata, agisce sui dati di testata mentre le seconda riproduce un elenco di righe molto usata anche per risalire agli articoli in base al numero di serie/matricola o al lotto.

L’utente che desidera vedere le righe per Articolo ha due possibilità. La prima, “Righe e Matricole” è dinamica e oltre a presentare i filtri di selezione, permette di riportare le colonne che si desiderano. Questa opzione è importante soprattutto perché permette di ricostruire la storia di un determinato pezzo in base al Numero di Serie o Matricola, ma più in generale permette anche di vedere come è stato movimentato in Carico/Scarico un determinato codice Articolo.

La seconda opzione, Articolo con Giacenza è una estensione della prima associata alla giacenza storica e pertanto è statica è ha un senso solo se il filtro avviene solo su un codice Articolo e poter selezionare la Matricola.

Ma le estrazioni che si rivelano particolarmente utili soprattutto per gli utenti di Gea.Net Start sono:

Valore (costo): L’elenco dei movimenti unisce i movimenti dello stesso articolo movimentati sullo stesso magazzino e permette di vedere carichi e scarichi raggruppati al fine del calcolo totale della differenza (o giacenza) e dell’ammontare del valore a magazzino. Il valore unitario dell’articolo corrisponde al prezzo di acquisto dal fornitore abituale oppure al valore della distinta base + il ciclo di lavorazione.
Articolo con Giacenza: vengono mostrati i movimenti di un articolo in ordine di data decrescente e sulla riga viene calcolata la giacenza in quel momento, ma successivamente viene data la possibilità all'operatore di ordinare la griglia per ogni singola colonna. Riordinando per altre colonne anche la giacenza seguirà la riga su cui è stata inserita, pertanto la giacenza non sarà più progressiva con la riga precedente/successiva. Questo è vero anche ordinando per Data ma in senso crescente qualora ci fossero più movimentazioni alla stessa data. Può sembrare un errore ma in realtà, non essendo presente l’orario, all’interno della stessa giornata l’ordinamento temporale è casuale.

Dalla barra comandi è disponibile la scorciatoia Inserisci DDT (non disponibile in Gea.Net Start) per inserire un Documento di Trasporto o registrarne uno ricevuto da un fornitore. Non c’è una grossa differenza tra le registrazione di un carico attraverso la funzione Nuovo o Inserisci DDT, Passivo tuttavia la seconda funzione è più completa e da consigliare se si vuole tenere traccia dei prezzi indicati affinché possano essere verificati al ricevimento della fattura. Se invece la merce viene consegnata dal fornitore con fattura accompagnatoria è bene registrare il documento attraverso l’apposito comando del modulo Contabilità che provvederà a registrare anche i movimenti di magazzino oltre a creare la scrittura contabile.

Quasi tutti i movimenti di magazzino dovrebbero essere generati automaticamente da inventari, chiusure, documenti attivi o passivi o dalle funzioni che gestiscono la produzione. Per tutti i movimenti che non rientrano in queste casistiche esiste la funzione di gestione che permette anche di modificare o di annullare quelli generati in automatico.

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante Nuovo

Le proprietà della scheda

Andiamo ad analizzare singolarmente i dati contenuti sulla scheda:

Causale. Rappresenta il dato più importante per la definizione del movimento soprattutto perché determina se il movimento avviene in carico, in scarico o in entrambe le direzioni. Va premesso che, nonostante nella gestione della scheda sia previsto, non è possibile archiviare sul database la stessa riga che carica e scarica contemporaneamente per cui sarà il software che sdoppierà la riga nel caso ci fosse bisogno.
Data Movimento
Magazzino Provenienza da cui viene eseguito lo scarico degli articoli
Magazzino Destinazione in cui viene eseguito il carico degli articoli
Note descrittive
Serie, Numero e Data del documento che ha generato il movimento
Progetto di appartenenza

Vediamo ora quelle collegate alle righe:

Codice Articolo e Variante
Quantità Carico da aggiungere al Magazzino di Destinazione
Quantità Scarico da detrarre al Magazzino di Provenienza
Costo Unitario serve per valorizzare il magazzino al Costo Medio, LIFO o FIFO ed è importante indicarla solo sui movimenti di acquisto quindi può essere ignorata se si valorizza il magazzino al costo corrente
Note descrittive
Matricole movimentate

Si ricorda che le modifiche di movimenti generati da documenti, potrebbero essere ricoperte se successivamente si modificano i documenti di origine perciò non si dovrebbe intervenire direttamente qui, come ricorda anche la nota che compare quando si apre un movimento generato.

E’ possibile accedere direttamente al documento padre tramite Gestione DDT/Fattura dal menù Funzioni presente sulla barra comandi dove troviamo anche altre utilità come la possibilità di importare righe da file CSV o direttamente da Ordini di Acquisto, duplicare il movimento, ma anche creare direttamente assemblaggio di tutti i prodotti finiti.

Distinta Base

La funzione Crea Movimento di Assemblaggio Primo Livello presente sulla barra comandi è fondamentale per gli utenti che usano Gea.Net Start, ma è una scorciatoia molto usata anche da chi dispone del modulo Produzione, perché permette di registrare la lavorazione (scarico dei componenti e carico del prodotto finito) sul magazzino principale o su quello del lavorante.

Facciamo un esempio non proprio banale: il ritorno del prodotto finito da un lavorante. Precedentemente avevamo acquistato i componenti (DdiT acquisto da fornitore) e li avevamo portati al lavorante (DdiT c/lavoro verso lavorante). Ora il lavorante consegna il prodotto finito pertanto dobbiamo registrare un movimento di lavorazione selezionando la Causale = “Conto Lavorazione” (o altra che movimenta sia Carico che Scarico). Dovremo inserire il Magazzino di Provenienza (lavorante) e quello di Destinazione (magazzino principale) inserendo poi una riga con il prodotto finito e la Quantità prodotta, sia in carico che in scarico per scaricare il magazzino del lavorante e caricare il magazzino principale. Il movimento di ricezione merce è perfetto ma quello che manca è la lavorazione presso il lavorante (scarico dei componenti e carico del prodotto finito) che non è mai stato registrato. La funzione Crea Movimento di Assemblaggio Primo Livello crea in automatico il movimento di lavorazione mancante dove potremmo anche modificare la data inserendo quella di effettiva lavorazione, se vogliamo essere più precisi.

L’esempio fatto prima è quello più articolato ma la stessa mancanza potremmo averla quando vendiamo un prodotto finito. In questo caso possiamo riprendere il movimento di vendita, che solitamente viene creato dal DdiT, e fare la stessa operazione.

Ma se vogliamo essere più precisi non sarebbe male registrare in tempo reale le lavorazioni che avvengono presso il magazzino principale. Per fare ciò possiamo riprendere l’esempio della ricezione merce del lavorante ma inserendo il magazzino “Prodotti Finiti” come Magazzino Destinazione. Se non si vuole gestire il magazzino “Prodotti Finiti” possiamo lasciare il magazzino principale sia in Magazzino Provenienza che in Magazzino Destinazione e dopo avere creato il movimento di lavorazione potremo anche eliminare il movimento di origine che è inutile perché movimenta lo stesso articolo (sia in carico che in scarico) sullo stesso magazzino.

NUMERI DI SERIE E MATRICOLE

La gestione per numeri di serie o matricole è utilizzato principalmente nelle aziende che devono tracciare gli spostamenti di un determinato bene (di solito una macchina) al fine di gestirne la garanzia o lo stato di avanzamento nel reparto assistenza. Gea.Net consente di appuntare ad ogni riga di dettaglio dei movimenti di magazzino, una o più matricole. In questo modo potrà essere monitorato lo stato e la posizione, nonché lo storico di ogni singolo pezzo.

Durante l’inserimento dei Documenti di Trasporto o delle Fatture Accompagnatorie è possibile elencare le matricole in uscita ma la stessa cosa è possibile anche successivamente nei movimenti di magazzino stessi.

La gestione dei numeri di serie si può agganciare con la gestione dei lotti, documentata nel capitolo relativo alla produzione, al fine di intervenire massivamente su una partita di prodotti ma le due gestioni sono separate e non deve essere confusa l’utilità dei due sistemi.

Se su usa il modulo CRM è importante sapere che sulla scheda del prodotto è possibile attivare l'opzione Aggiungi Attrezzatura a CRM con cui l’uscita di un articolo con numero di serie o matricola viene riportato nell’elenco delle attrezzature in carico al cliente e gestite attraverso il CRM.

Genera Elenco Matricole

Nella schermata possiamo vedere che a fronte di una uscita di 2 articoli abbiamo specificato per ognuno di essi la relativa matricola. In questo caso ci siamo fatti aiutare dal pulsante di Genera Elenco Matricole che richiede il primo numero di serie per poi procedere autonomamente a creare i successivi in base alla quantità indicata incrementando il progressivo. Il progressivo è valido solo per i caratteri numerici (es. ad ABC123 seguirà ABC124). La funzione di generazione automatica è molto utile quando si tratta di uscita di centinaia o di migliaia di pezzi.

Ricerca Matricole

E’ disponibile una funzione di Ricerca Matricole che si occupa di proporre le matricole disponibili in base al magazzino, al cliente e alla causale del documento. La funzione di ricerca opera consultando tutti i movimenti di magazzino (anche di anni precedenti) su cui sono abbinate una o più matricole al fine di determinare la disponibilità in sede. In base alla causale del movimento propone:

Se si tratta di una causale di vendita propone una lista di matricole disponibili a magazzino di proprietà dell’azienda e che pertanto possono essere vendute.
Per le causali di conto lavorazione o conto riparazione, propone tutte le matricole che sono state fornite dal cliente in oggetto sul documento. Questa caratteristica serve a gestire sia le lavorazione (in caso di lavoro conto terzi) sia le riparazioni da clienti. In entrambi i casi non si tratta di materiale di proprietà dell’azienda.
Per gli interventi propone le matricole che sono state caricate come attrezzatura nel modulo CRM. Per ogni asset vengono mostrate le relative informazioni di gestione come data installazione, data garanzia, data di controllo pianificato e se l’articolo è in assistenza.

Occorre precisare che la ricerca delle matricole in caso di articoli molto movimentati potrebbe richiedere diversi secondi pertanto l’uso è consigliato prevalentemente per aziende commerciali o per gestire gli articoli in conto lavorazione/riparazione. Una ulteriore considerazione da fare è che le aziende produttive, con buona probabilità non avranno inserito la matricola nel movimento di produzione, rendendo pertanto inutile la ricerca, ma anche qualora avessero indicato i numeri di matricola sul movimento di produzione, in caso di vendita a lotti potrebbe essere più performante utilizzare la funzione di Genera Elenco Matricole.

Indipendentemente dalla causale, a richiesta è possibile vedere sia le matricole in conto riparazione/lavorazione sia quelle in conto vendita oppure le attrezzature (e anche i componenti di queste) caricate nel modulo CRM. La stessa funzione è disponibile anche su alcune funzioni di magazzino come la gestione dei movimenti e dell’inventario ma in questo caso opera sulla sola disponibilità in conto vendita.

Tracciare gli articoli dal modulo Magazzino

Se sono state inserito le matricole sia nei movimenti di ingresso che di uscita possiamola tracciare gli articoli.

Da Magazzino à Movimenti di Magazzino

Selezionare il Tipo Estrazione = “Righe e Matricole”, indicare l’articolo per evitare sovrapposizioni di matricole con lo stesso numero su prodotti diversi, indicare il numero di matricola, quindi eseguire la ricerca. Saranno mostrati tutti i movimenti in cui la matricola richiesta è stata movimentata, riportando causale, data, magazzino e tutte quelle informazioni che ci risultano importanti per definire il ciclo di vita del prodotto.

Tracciare gli articoli dal modulo CRM

Se a priori abbiamo specificato sulla scheda prodotto che ad ogni sua vendita deve essere aggiornata l’attrezzatura in carico al cliente, dal modulo CRM potremo gestirne più dettagliatamente lo storico.

Da CRM à Scheda Clienti

Sul modulo CRM potremo gestire non solo ingressi e uscite da magazzino ma anche segnalazione di difetti, richieste di assistenza, riparazioni anche presso la sede del cliente e tutte quelle informazioni che vogliamo tenere monitorato relative al ciclo di vita del singolo prodotto.