Spesso ci si trova ad utilizzare articoli che hanno
particolari caratteristiche produttive o che hanno un ciclo di vita differente
pur trattandosi dello stesso articolo. Ci possiamo trovare a dover gestire
articoli che possono essere acquistati o prodotti a seconda delle diverse
disponibilità operative, possono essere lavorati internamente o esternamente,
possono avere un valore che dipende dalla materia prima e che può subire
notevoli sbalzi sulle quotazioni. Vediamo come possiamo gestire tutto questo.
Per determinare il valore di un articolo, che di seguito chiameremo Costo Corrente, Gea.Net ha bisogno di alcune informazioni che possono essere inserite direttamente nella scheda del prodotto stesso. Nel caso di gestione mista (ad esempio se uno stesso articolo può essere acquistato o prodotto) occorre determinarne un valore e trattandosi di oggetti con le stesse caratteristiche, se la valorizzazione avviene al costo corrente il suo valore deve essere lo stesso indipendentemente che sia stato acquistato o prodotto. Ovvero a differenza di Costo Medio, LIFO, FIFO dobbiamo tralasciare la storia delle movimentazioni di magazzino. Il Costo Corrente sotto molti aspetti è una notevole semplificazione però ci impone di dovere determinare delle regole di valorizzazioni comuni. Come abbiamo visto nel capitolo dedicato agli Articoli, il Costo Corrente può esse determinato in diversi modi che di seguito riportiamo in ordine di priorità:
Il valore calcolato viene
memorizzato nella cella Valore (Costo) della scheda Articolo a cui si
rimanda per maggiori dettagli.
Gea.Net calcola il valore di un prodotto secondo cinque modalità:
La valorizzazione al costo medio, LIFO e FIFO richiede che ogni singolo acquisto, così come registrazioni d’inventario e di carico in genere, siano registrati con il costo corretto pena l’inattendibilità del calcolo. Le causali prese in esame per il calcolo sono solo quelle che nella tabella Causali di Magazzino (Da Archivi à Tabelleà Causali di Magazzino) hanno attivato l’opzione Valorizzazione.
Storico Costi Correnti
Durante il salvataggio della scheda prodotto o durante la valorizzazione, il costo corrente viene archiviato su una tabella di storico e riutilizzato nel caso di valorizzazione successiva. La gestione dello storico, oltre a permettere una valorizzazione puntuale anche a distanza di anni, rende notevolmente più veloce il calcolo nel caso di una grossa mole di articoli con distinta base di diversi livelli. Il costo calcolato ha una validità che dipende dal tipo di calcolo eseguito:
Ne consegue che indicare questo parametro a zero equivale a ricalcolare sempre il valore avendo una maggiore precisione ma rallentando la valorizzazione di magazzino, indicare un numero di giorni maggiore significa avere maggiori possibilità di non dovere ricalcolare il valore ma può portare a un leggero scostamento dei valori effettivi.
FUNZIONE DI CALCOLO DELLE GIACENZE
Questa funzione rende lo stato effettivo del magazzino in un certo periodo riportandone giacenza e valori. Per impostazione predefinita viene eseguita su tutti i magazzini con la possibilità di esplodere le giacenze sui diversi magazzini. Tuttavia questo calcolo può risultare pesante ed inutile al momento in cui siamo interessati ai soli prodotti presenti in un determinato magazzino (ad esempio presso un terzista). In questo caso è consigliato di inserire il magazzino di riferimento prima di lanciare l’esecuzione.
Per poter eseguire questi
calcoli si avvale di due date che possiamo riconoscere come Da Data Movimento
(che solitamente coincide con il giorno successivo alla precedente chiusura o
inventario) e A Data Movimento.
Da Magazzino à
Giacenze e Valorizzazioni
Il filtro di ricerca è molto ricco e se si inserisce un Articolo si può anche scegliere di estrarre anche tutti i suoi Componenti di Primo Livello, che può risultare determinante al momento in cui si dovesse valutare se procedere alla produzione di un articolo.
In elenco non saranno riportati
tutti gli articoli ma solo quelli che hanno almeno un movimento nel periodo, ma
per evitare di trovarci anche articoli già venduti possiamo scegliere di
mostrare Solo Giacenze Maggiori di Zero.
Se ci interessa principalmente la quantità giacente o futura, ovvero se per il momento tralasciamo il calcolo del valore, nella proprietà di Tipo Valorizzazione abbiamo due opzioni che possiamo utilizzare: “Solo Giacenze” e “Giacenze, Impegnato e Ordinato”.
Mentre la prima mostra solo carichi, scarichi e giacenze, per la seconda notiamo che verranno presi in considerazione gli ordini a clienti (colonna Impegnato Ordini Clienti), i componenti presenti in lavorazioni pianificate (colonna Impegnato Lavorazione) in base ai quali viene determinata una Disponibilità Netta. Se a questa sommiamo gli ordini a fornitore in essere (colonna Ordinato a Fornitore) e le quantità dei prodotti in lavorazione (colonna In Lavorazione) ne possiamo ricavare la Disponibilità Lorda.
Da notare che nella colonna In
Lavorazione compaiono solo i prodotti non ancora assemblati (prima fase del
ciclo di produzione) da cui deriva un prodotto grezzo (“GRE"). Pertanto
se nel ciclo sono presenti altre fasi, per un calcolo corretto della
disponibilità si dovranno valutare tutte le giacenze delle varianti e non solo
la giacenza del prodotto finito.
Riguardo agli ordini, si noti che in sede di filtro possiamo prendere in considerazione Solo consegne entro una certa data. Questo ci permette di non considerare ordini molto lontani nel tempo e che potrebbero essere passibili di ridefinizione.
Mentre la giacenza è calcolata sempre come la sommatoria di tutti i carichi e gli scarichi presenti, per le valorizzazioni vengono considerati solo i movimenti nel periodo indicato. Il tipo di valorizzazione può essere scelto come proprietà di Tipo Valorizzazione e sono disponibili le opzioni “Valore (Costo)”, “Costo Corrente", "Costo Medio", “LIFO" e “FIFO”.
Per avere un riscontro immediato del valore è disponibile la voce “Valore (Costo)” che acquisisce il costo dall'omonima cella scheda anagrafica dell’articolo. Questa tiene conto solo indirettamente del listino e delle distinte base risultando potenzialmente disallineato con essi tuttavia è la scelta consigliata in tutti i casi in cui ci si può accontentare di un valore non necessariamente aggiornato. In pratica conviene utilizzarla sempre ad eccezione del momento in cui si procede al calcolo fiscale del magazzino.
La valorizzazione al Costo Corrente è l’opzione che fornisce un valore più corretto in quanto ricalcola il costo corrente in tempo reale secondo le regole definite sopra. Ma anche in questo caso potrebbe non essere del tutto aggiornato se nella Numero Giorni di Validità Costo Corrente calcolato delle Impostazioni abbiamo stabilito che ogni calcolo precedente rimane valido per alcuni giorni. Per avere un calcolo preciso dovremmo inserire 0 in quella cella ma la valorizzazione diventerebbe più pesante. Se si preferisce questa opzione un buon metodo potrebbe essere quello di valorizzare solo un gruppo di articoli per volta (ad esempio una sola Famiglia o una sola Categoria).
Le opzioni "Costo Medio", “LIFO" e “FIFO” invece devono considerare tutti i movimenti presenti nel periodo analizzandone tutti i prezzi di carico e di conseguenza il calcolo sarà molto più lento.
Aggiorna costo
Come detto per velocizzare alcune operazioni di estrazioni, sulla scheda articoli è presente la cella Valore (Costo) che potrebbe essere non aggiornato e a volte l’estrazione per costo corrente può risultare troppo lunga per essere eseguita. L’opzione Aggiorna Costo può essere utilizzata per riallineare questi valori, ovvero riportare nel campo costo i valori calcolati secondo un determinato tipo di valorizzazione. Il costo calcolato può anche essere maggiorato in percentuale.
ERRORI DI VALORIZZAZIONE COMUNI
Nella schermata riportata di
seguito, tratta da una vecchia versione di Gea.Net ma molto esplicativa, viene
presentato l’elenco delle giacenze e dei valori su tutti i magazzini.
Qui è volutamente riportata una schermata che presenta gravi errori su cui è bene fare alcune considerazioni.
Nell’esempio possiamo notare
che alcune giacenze e valori compaiono con segno negativo. Questo è forse
l’errore più comune che può essere commesso durante una gestione di
magazzino e dipende dal fatto che sono stati inseriti gli scarichi (Documenti di
Trasporto attivi) ma non sono stati registrati i carichi.
Un secondo errore evidente
riguarda l’articolo con codice ‘1’. In questo caso sia il prodotto finito
(senza variante) ha lo stesso valore dei prodotti semilavorati (variante
‘COT’ e ‘PLAV’). In questo caso sulla scheda prodotto è stato indicato
un prezzo di acquisto e quindi viene ignorato il ciclo di lavorazione. Ma
trattandosi di un articolo prodotto il valore dovrebbe essere diverso in base
allo stato in cui si trova. Lo stesso errore potrebbe verificarsi anche in caso
di distinta base ma in questo caso sarebbe meno evidente. Qualora lo stesso
articolo venisse acquistato o prodotto internamente si consiglia di
identificarlo con due codici diversi, anche perché probabilmente avrà valori
diversi.
L’errore contrario a quello
precedente è quello riguardante i codici ‘12’, ‘CAM02’ e ‘V3’. Qui
non è stato indicato alcun valore, cioè sulla scheda articolo non è presente
ne prezzo di acquisto, ne valore, ne distinta base, ne cicli di lavorazione
oppure se presente la distinta base tutti i suoi componenti non riportano queste
caratteristiche. Potrebbe anche essere stato indicato il ciclo di lavorazione ma
senza indicare il tempo di lavorazione oppure il reparto non è presente o sulla
tabella centri di lavorazione non è presente il costo al minuto.
Questi errori, se si
presentano in una situazione reale, comportano l’inattendibilità della
valorizzazione di magazzino e devono essere sistemati al più presto.
La giacenza di alcuni articoli è riportata su righe
diverse
Questo è un errore classico che si verifica in una azienda che attiva e di seguito disattiva la gestione delle varianti oppure interviene manualmente sul database.
Nel caso in cui si disabiliti la gestione fasi e varianti dopo avere già operato per un periodo, i movimenti inseriti in precedenza rimangono invariati e qualora riportino varianti queste rimangono comunque. Di conseguenza la valorizzazione tiene comunque conto di queste differenze ma non ha modo di riportarle a video in quanto la configurazione impostata non prevede una apposita colonna fase/variante. Il risultato è la generazione di una riga diversa per ogni possibile fase/variante.
La giacenza non tiene conto della differenza di fasi/varianti
E’ l’esatto contrario dell’errore precedente. Generalmente si verifica in strutture di rete distribuita nel caso in cui alcuni terminali abbiano la gestione fasi/varianti disabilitata anche se soggetti a gestione anche temporanea del magazzino.
Anche in questi casi non vi è altra soluzione che identificare i movimenti non corretti e apportare le corrette modifiche.