PRES02 - Risorse Umane (HRM) > Gestione Presenze e Tempi di Lavoro

Questa funzione permette di visualizzare l’attività giornaliera e mensile di un collaboratore dove per attività si intende cartellino presenze, reperibilità, tempi di lavorazione, assenze e compensazioni.

All’apertura viene richiesto il collaboratore e il mese, quindi facendo click sul pulsante Esegui viene visualizzato il cartellino e i dati riepilogativi mensili qualora il cartellino sia stato precedentemente calcolato con il comando presente sulla barra comandi. Si ricorda che i dati riepilogativi possono variare fino a che non sono stati inseriti tutti i dati del mese (timbrature e assenze). Di prassi questi dati vengono calcolati solo a fine mese risultando quindi mancanti durante il mese in corso.

Da Risorse Umane (HRM) à Gestione Presenze e Tempi Lavoro

Sulla riga vengono riportate le colonne Presenze, Assenze, Compensazioni, Tempi di lavorazioni.

Nella colonna Presenze compaiono le timbrature in entrata e in uscita. Se di fianco compare un asterisco significa che l’orario è stato inserito o modificato a mano. Tra parentesi le ore calcolate in riferimento alle timbrature e al turno riconosciuto il cui codice compare di seguito.

La colonna Assenze riporta le ore coperte e tra parentesi il codice dell’assenza.

Le Compensazioni (giustificativi) sono una forzatura manuale di orario che non può essere considerata ne turno ne assenza; riporta le ore a compensazione.

La colonna Tempi Lavorazione riporta le timbrature di inizio e fine dedicato ad una particolare attività. Tra parentesi il tempo calcolato.

Vedremo in seguito come alimentare queste tabelle attraverso orologi marcatempo ma anche inserendo direttamente o importando i dati da flussi esterni.

Funzioni di Calcolo e Stampa dei Cartellini

Sulla barra comandi, nel menù Calcolo, sono disponibili le funzioni di calcolo del cartellino/dei cartellini. Se durante il calcolo si verificano errori viene richiamata la funzione di gestione errori che vedremo successivamente.

Il calcolo segue le regole definite nella pianificazione dei turni. Per un calcolo corretto riveste particolare importanza il riconoscimento del turno che avviene definendo con puntualità il range di orario in cui è possibile entrare/uscire. Se questi range vengono spesso disattesi il calcolo si rileva problematico e si può incorrere in turni non riconosciuti a cui seguirà un calcolo senza vincoli, ovvero tutti i minuti lavorati saranno considerati validi ai fini del calcolo senza barriere di taglio in orari non consentiti. Il mancato riconoscimento dei turni può anche creare problemi in caso di mancate timbrature su personale adibito a fare turni notturni. Al verificarsi di questi inconvenienti è sempre possibile porre rimedio forzando il riconoscimento di un turno, ma si tratta di una procedura manuale e di conseguenza piuttosto lunga.

Nel menù Stampe della barra comandi sono disponibili le funzione che rendono possibile stampare il cartellino presenze, il cartellino lavorazioni o il prospetto che contiene le timbrature e i dati calcolati. È possibile stampare solo il cartellino visualizzato o quello di tutti i dipendenti in un'unica soluzione.

La stampa del prospetto può essere eseguita richiedendo il ricalcolo, ovvero eseguendo la verifica della congruenza delle timbrature e il calcolo dei totali mensili, opzione che richiede un tempo leggermente superiore. Si consiglia di eseguire le due funzioni separatamente (ossia prima il calcolo di tutti i cartellini e successivamente la stampa multipla senza ricalcolo) in modo da poter gestire eventuali errori prima di procedere alla stampa.

Di seguito riportiamo il piede della stampa del Prospetto che riporta una serie di casistiche per un dipendente che ruota su 6 giorni con contratto di 38 ore settimanali. Si noti che le Ore fatte sono la somma tra il lavoro mensile svolto (42.55) e le ore di assenza e compensazione (101.40) ma detratte delle ore di compensazione (20 minuti) che sono riportate su riga separata.

Gestione dell’attività giornaliera

La possibilità di manipolare le attività giornaliere dei dipendenti riveste una funzione fondamentale non solo per l’inserimento delle assenze, delle mancate timbrature o l’inserimento manuale di queste laddove non disponibile un orologio marcatempo. In molti casi è possibile intervenire anche su un valore di compensazione che può essere visto come un giustificativo di ore in eccesso o in difetto non regolamentate da timbrature o assenze. E’ difficile a priori identificare lo scopo per cui potrebbe essere utilizzata la compensazione ma deve essere visto come un jolly da utilizzare in ogni situazione anomala. In alcuni casi potrebbe essere utilizzato per rettificare il turno calcolato se non si vuole intaccare la timbrature.

Cartellino Presenze

Il cartellino presenze contiene una riga per ogni turno svolto e per ogni turno sono presenti

• Ora inizio turno (entrata)
• Ora fine turno (uscita)
• Turno riconosciuto (valorizzato in sede di calcolo del cartellino). Il turno viene riconosciuto in base alle timbrature di entrata e di uscita. Le timbrature devono cadere nel range di validità definito nella tabella turni. Prima viene ricercato il turno in cui sono compatibili entrambe le timbrature, se nessun turno è riconosciuto è sufficiente che solo una delle due timbrature cada nel range.
• Taglio in entrata. Se indicato non viene considerata l’attività precedente a questo orario.
• Taglio in uscita. Se indicato non viene considerata l’attività successiva a questo orario.
• Turno forzato. Se indicato ha priorità sul turno riconosciuto.
• Reperibilità. Indica che il turno è stato svolto su chiamata in reperibilità.

Tempi di lavorazione

Il cartellino contiene una riga per ogni attività svolta e per ogni attività sono presenti

• Ora inizio
• Ora fine
• Descrizione attività
• Progetto

Assenze

Possono essere presenti anche più codici di assenza nella stessa giornata. Per ogni tipologia di assenza sono indicati i minuti coperti.

Compensazioni

Come visto sopra, per compensazione si intende le forzature sul calcolo del cartellino ovvero è possibile indicare i minuti di debito o di credito da sommare al cartellino presenze e che vengono concessi pur senza avere una effettiva timbratura. Alla compensazione può essere associata una nota giustificativa.

Funzioni Gestione dei Totali Mensili

Se l’operatore ne ha necessità nel menù Funzioni della barra comandi è disponibile la voce Gestione Totali Mensili con cui è possibile modificarne i dati mensili calcolati. Funzione utile in caso di errori sui calcoli ma altrettanto rischiosa se utilizzata senza la dovuta cautela. Infatti in caso di errori sarebbe più corretto agire sulla correzione delle attività giornaliere, delle compensazioni o delle assenze piuttosto che forzare i totali.

Nella peggiore delle ipotesi i calcoli eseguiti in precedenza possono essere sempre ripetuti.

Funzioni di Inserimento delle Assenze

La funzione di inserimento delle assenze, Gestione Assenze nel menù Funzioni della barra comandi, si rivela molto utile su tipologie di assenze multiple. L’inserimento può avvenire in un'unica soluzione su un gruppo di dipendenti (si pensi agli scioperi) o su diversi giorni come nel caso di ferie.

Conviene sempre lasciare Minuti Assenza Giornaliera uguale a “0” in modo che saranno accreditati i minuti di lavoro stabiliti per la giornata senza creare crediti o debiti di orario.