GESTIONE LOTTI DI PRODUZIONE E TRACCIABILITA’

Per gestire i lotti deve essere attivato gestione lotti nella finestra di “Configurazione”.

In questo modo saranno rese disponibili alcune colonne durante la registrazione dei documenti di trasporto attivi e passivi come il numero del lotto e la scadenza della merce.

Saranno altresì resi disponibili due funzione per la gestione dei lotti di produzione e di acquisto e durante la produzione sarà possibile inserire il codice del lotto prodotto abbinandone i componenti al lotto di acquisto. In questo modo verrà generata la catena di tracciabilità che è diventata un obbligo di legge nel settore alimentare ma che comunque è estremamente importante in ogni settore in cui vengono assemblati componenti di terze parti. 

Gestione della Tracciabilità Alimentare 

La gestione della tracciabilità comporta che l’azienda adotti procedure nella gestione e nella archiviazione del magazzino. Sono fondamentali le procedure  

Accettazione Merci in Arrivo:

1.        verificare quanto indicato nei documenti di trasporto e quanto ricevuto relativamente a: n. colli e dati ad essi collegati (data, scadenza, lotto) necessari alla gestione della rintracciabilità delle materie prime assunte in carico.

2.        verificare l'integrità delle confezioni e l'etichettatura dei prodotti come indicato nel piano di autocontrollo aziendale

3.        separare adeguatamente le merci sfuse o senza lotto, attribuendogli un lotto simbolico che si identifica con la data di ricevimento da apporre sulle confezioni/contenitori.

4.        informare il Responsabile del sistema di rintracciabilità nel caso non sia possibile reperire alcune delle informazioni riportate ai punti 1,2 e 3, il quale deciderà l'azione correttiva da intraprendere (restituzione merce, acquisizione dati mancanti via fax, e-mail, ecc.)

5.        Inserire sul gestionale il carico della merce inserendo i dati (lotto, scadenza, ecc.) che servono  a compilare la registrazione dei lotti acquistati.

6.        archiviare la documentazione di accompagnamento delle merci accettate.

 

Stoccaggio delle merci

L'Addetto al ricevimento merci deposita le merci nel magazzino avendo cura di:

1.       mantenere una separazione tra i diversi generi merceologici;

2.       mantenere la separazione tra le merci della stessa tipologia provenienti da fornitori diversi

3.       ordinare le materie prime in magazzino in modo da consentirne una utilizzazione progressiva (prima i vecchi arrivi e poi i nuovi), in modo tale da garantire una opportuna rotazione delle scorte

 

Controllo e registrazione dello scarico merce

Al momento del prelievo delle materie prime per la loro immissione in produzione l’Addetto gestione magazzino/produzione provvede a:

1.        prelevare le materie prime rispettandone il criterio di utilizzo progressivo (lotto di produzione, scadenza, ecc.), verificando sempre gli aspetti visivo-sensoriali che ne confermano l’idoneità all’uso.

2.        garantire l’utilizzo delle materie prime in applicazione delle ricette e del programma di produzione giornaliero e/o degli ordinativi

3.        Registrare la produzione indicando il lotto di provenienza per tutti i componenti della ricetta. Nel caso di uso di Scheda ricetta, ogni volta che si dispone la produzione di un determinato prodotto l’addetto si procura una nuova scheda ricetta ove annota, per quella partita di prodotto, le materie prime che ha utilizzato.

4.        In alternativa al punto precedente è possibile registrare la data di inizio e fine utilizzo per ogni lotto di acquisto. Questa pratica è consigliata anche se il punto precedente viene gestito puntualmente.

 

Assegnazione lotti

Ogni articolo prodotto dovrà essere associato ad un lotto di produzione. Il codice con cui viene identificato un lotto è a discrezione dell’azienda anche se è prassi comune identificare il giorno di produzione. Ad esempio il codice può essere [S]+[G]+[A] dove :

S = settimana di confezionamento (prima settimana dell’anno = 01, seconda = 02,......)

G = giorno della settimana di confezionamento (Lunedì = 1, Martedì = 2,....)

A = le ultime due cifre dell’anno di confezionamento (05, 06…)

Un prodotto confezionato Martedì 03 Gennaio 2006 avrà il lotto L01206

 

Etichettatura degli articoli

l’addetto al confezionamento dovrà verificare che:

  1. ogni prodotto confezionato per la vendita sia etichettato secondo quanto previsto dall’azienda anche sulla base delle norme vigenti (si consiglia di allegare le indicazioni previste nell’etichetta di ciascun prodotto confezionato)
  2. il lotto riportato sulla confezione sia quello identificativo della partita sulla base dei dati riportati sul documento di trasporto
  3. accantonare i prodotti non correttamente etichettati e avvisare il Responsabile del Sistema di Rintracciabilità

 

Scarico degli articoli prodotti

Al fine di una pronta rintracciabilità i documenti di trasporto devono riportare il lotto di produzione ed eventualmente la data di scadenza. Questi dati saranno archiviati sul database del gestionale.

  1. compilare con il nome commerciale del prodotto e il codice lotto ad esso collegato il documento di vendita/trasporto
  2. gestire le registrazioni dei prodotti consegnati giornalmente (archiviazione documenti aziendali di vendita)
  3. Le merci inviate e i lotti di produzione potranno essere stampate nell’apposito registro che si consiglia di stampare e tenere, unitamente al registro dei lotti acquisto, per almeno sei mesi.

 

Ritiro articoli dal mercato

L’operatore che è messo a conoscenza di una non conformità rilevata sul prodotto presente sul mercato deve rintracciare tempestivamente il Responsabile del Sistema di rintracciabilità o l’Addetto vendite perché si possano attivare per il ritiro dello stesso dal commercio.

 

In caso di sospetta o certa non conformità dei prodotti finiti ai requisiti di sicurezza ovvero dannosi per la salute, il responsabile del sistema di rintracciabilità provvede a:

1.        Individuare la tipologia del prodotto ed il lotto della merce oggetto di segnalazione

2.        Individuare i clienti destinatari del prodotto in causa e informarli tempestivamente accordandosi per attivare idonee procedure di ritiro dal mercato (mod E1 comunicazione di ritiro ai clienti), lo stesso modello potrà essere utilizzato anche per allertare i fornitori delle materie prime. Il modello E1 deve avere come oggetto COMUNICAZIONE URGENTE: RITIRO PRODOTTO DALLA DISTRIBUZIONE e deve riportare data, ragione sociale, descrizione prodotto, lotto, quantità e motivo del ritiro

3.        Nel caso che il prodotto sia arrivato al consumatore, informare il consumatore tempestivamente in modo efficace ed accurato (mod E2 – comunicazione ai consumatori). Il modello E2 deve avere come oggetto COMUNICAZIONE URGENTE: RITIRO PRODOTTO DALLA DISTRIBUZIONE e deve riportare data, ragione sociale, descrizione prodotto, lotto, quantità e motivo del ritiro

4.        Informare immediatamente le autorità competenti per territorio (mod E3– comunicazione alle autorità competenti). Il modello E3, oltre alle informazioni dei modelli precedenti, dovrà riportare anche risultati delle indagini eseguite, interventi adottati per evitare rischi ai consumatori, tempi previsti per il ritiro del prodotto.

 

 

Nel caso di segnalazione di ingredienti non conformi da parte del fornitore si procederà come segue a seconda delle ipotesi A o B.

A)  nel caso il quantitativo ricevuto è ancora in magazzino e non è stato utilizzato per le lavorazioni si provvede ad accantonarlo e segnalarlo (non conforme in attesa di ritiro) fino al ritiro da parte del fornitore.

B)  nel caso la materia prima sia già stata utilizzata si dovrà:

-          verificare attraverso le ricette quali sono i prodotti finiti che la possono contenere

-          verificare la sua data di consegna attraverso i documenti amministrativi di trasporto e presa in carico

-          procedere al ritiro di tutti i prodotti finiti, confezionati e non, fabbricati oltre quella data adottando il contenuto di questa procedura  

La tecnologia va bene ma … 

Sicuramente l’aiuto che può dare un software in caso di emergenza sanitaria è impagabile e rende poco impegnativi i ristretti tempi previsti dalla legge per fornire risposte. Tuttavia occorre essere sempre pronti anche alla peggiore situazione.

Potrebbe capitare che in piena emergenza sanitaria il PC ci abbandoni o i risultati che fornisce non sono quelli che ci aspettiamo, magari perché un frettoloso inserimento ha comportato l’omissione di relazioni sui lotti di acquisto e di vendita. Purtroppo le conseguenze in questi casi si rivelano molti gravi. 

La soluzione per evitare tutto questo è tutelarsi anche con registri cartacei che il più delle volte sono in qualche modo compilati dal magazziniere. Altre volte sono appunti non organizzati che potrebbero essere strutturati meglio per essere rapidamente consultabili. E’ buona norma che durante la fase di produzione, gli operatori annotino su un registro in ordine di data le seguenti informazioni : 

Questo registro potrebbe essere poi passato in amministrazione per l’inserimento ed archiviato.

Se invece l’operatore registra direttamente la produzione sul gestionale, è bene sapere che Gea.Net dispone di una funzione che crea un documento in formato CSV con queste informazioni. Estrarlo e stamparlo con cadenza giornaliera o settimanale comporta pochi secondi e può metterci al riparo da situazioni imbarazzanti.

Gestione della Tracciabilità con Gea.Net 

In conformità con le procedure da adottare, dovranno essere puntualmente registrate le attività di carico e scarico delle merci :

La funzione di gestione tracciabilità è disattivata per impostazione predefinita: Può essere attivata tramite la funzione “Configurazione” presente sulla barra comandi della finestra principale, quindi selezionare “Impostazioni” e spuntare la voce “Gestione Lotti”. In questo modo si rendono visibili le apposite colonne e i comandi durante la gestione dei documenti. 

Durante la registrazione del documento di trasporto in ingresso inserire il lotto del fornitore, o qualora non indicato, assegnarne uno, inserire la data di scadenza del materiale.

Questo comporterà l’automatica registrazione di una nuovo lotto di acquisto. Attenzione : Se il lotto non è inserito non viene creata alcuna registrazione sui lotti di acquisto. 

La funzione “Gestione dei lotti di acquisto” del modulo magazzino prevede che l’operatore possa modificare i dati inseriti in fase di registrazione del documento in ingresso, indicando la data di inizio e fine utilizzo dei lotti. 

Registrare il materiale utilizzato per ogni ricetta prodotto utilizzando la funzione “Produzione” del modulo magazzino. Oltre al codice articolo prodotto deve essere riportato il lotto, quindi l’applicazione esplode la ricetta al primo livello cercando per ogni componente il lotto di acquisto non ancora terminato, con data più vecchia ma non ancora scaduto. In base al riscontro avuto incrociando i lotti di acquisto verrà presentato una bozza dei componenti la ricetta con i lotti da prelevare. Per mezzo della funzione “Gestione dei lotti di produzione” del modulo magazzino, l’operatore ha la possibilità di modificarla anche successivamente, inserendo lotti di acquisto diversi. 

Riportare sul documento di trasporto in uscita il lotto di produzione.