UTIL91 - Utilità Database > Importazione Dati      

La funzione di Importazione Dati (non disponibile in Gea.Net Start e Gea.Net Web) serve soprattutto per due scopi ben precisi:

L’operazione di import deve essere svolta da un amministratore per cui l’opzione è disponibile solo in Gea.Net Pro, che può facilmente essere collegato a Gea.Net Web. Invece non si ritiene sia particolarmente utile se si usa Gea.Net Start che prevede una configurazione tipicamente monoutente.

Per poter operare correttamente con altre installazioni, Gea.Net Pro dispone di una funzione di esportazione che si trova nell’elenco relativo. Così nell’elenco Anagrafiche troveremo la funzione di Esporta XML per estrarre l’elenco delle anagrafiche filtrate per le proprie necessità, nell’elenco Articoli la estrarre per esportare i prodotti, e così via.

Questa funzione prevede che l'importazione possa avvenire anche da fonti esterne. Possono essere importate Anagrafiche clienti o fornitori, Articoli di magazzino, Documenti (Ordini, Documenti di Trasporto, Fatture) sia del ciclo attivo che passivo, Piano dei conti. La funzione di Importazione Dati può essere richiamata da diversi punti dell'applicazione e per ogni tabella consente generalmente due tipi di importazione di natura diversa. Le fonti di alimentazioni sono pertanto due tipi di flussi (CSV o XML) che possono essere utilizzati indistintamente ma che si addicono principalmente ad espletare compiti di importazione di diversa origine.

 

XML : Importare dati da altri database Gea.Net

Dalle funzioni di presentazione di alcune entità di Gea.Net è possibile generare file XML allo scopo di esportare dati verso altre aziende. La funzione Esporta XML presente sulla barra comandi è disponibile per:

La funzione di esportazione presente sulla barra comandi è simile a quella presente nel menù contestuale della griglia tuttavia è sempre da preferire in quanto:

Lo scopo principale della funzione di esportazione è la successiva Importazione Dati dal menù Utilità Database che solitamente viene eseguita su una seconda azienda. Gli scopi sono molteplici, si pensi ad un gruppo che vende gli stessi articoli in aziende diverse oppure la condivisione di clienti/fornitori tra aziende, il commercialista che vuole riportare lo stesso piano dei conti ai diversi clienti, l’agente che esegue ordini presso il cliente e li deve riportare, l’azienda che ha filiali su sedi distaccate o negozi che devono riportare Documenti di Trasporto o Fatture emesse. Insomma le esigenze possono essere veramente tante e, seppure la configurazione cloud sia sempre da preferire, non tutte le aziende ancora la hanno adottata, quindi il riallineamento dei documenti è ancora usato ed è uno strumento in molti casi indispensabile.

Il file XML potrebbe essere creato con la stessa struttura anche da un software esterno, ad esempio per importare gli articoli da un vecchio gestionale ma deve essere strutturato nella medesima forma di quello generato da Gea.Net. Se si vuole adottare questo sistema un buon metodo sarebbe quello di creare un file modello a partire dalle funzioni Esporta XML delle diversi entità e rilasciare questi template agli sviluppatori che dovranno provvedere alla generazione dal software di origine dei dati.

Come al solito bisogna ricordarsi di copiare il database prima di procedere con l’importazione, ma mentre gli oggetti identificati da un codice non hanno grosse problematiche, i documenti (soprattutto DdT e Fatture) provenienti da un altre fonti potrebbero causare alcuni problemi. Il riconoscimento di un documento avviene solo se serie, numero e data di emissione corrispondono altrimenti il documento non viene associato e si procede ad un nuovo inserimento che di conseguenza genera anche movimenti di Magazzino e Prima Nota ad esso collegati. Quindi cambiare la data o il numero e fare un riallineamento comporta ritrovarsi un documento doppio, pertanto occorre fare la massima attenzione sotto questo aspetto. La legge italiana prevede che sedi distaccate possono avere una serie di numerazione diversa e questo può aiutare a mitigare gli errori ma l’attenzione è sempre la migliore alleata.

 

CSV : Importare dati da sistemi diversi

Il modo più semplice per importare dati da altri sistemi o migrare da altri ERP è quello predisporre uno o più file in formato secondo le specifiche di seguito. L’importazione di tabelle in formato CSV è piuttosto pratica perché il file di alimentazione può essere facilmente generato con Microsoft Excel o qualsiasi altro foglio di calcolo. I file in formato CSV sono dei normali file di testo contenenti tante righe quante sono le righe del foglio Excel e il contenuto delle colonne risulta separato da un punto e virgola quindi potrebbero essere gestiti anche con Blocco Note di Windows o altri text-editor. Una alternativa potrebbe essere quella di usare file XML ma questa operazione il più delle volte risulta ostica e deve necessariamente coinvolgere personale tecnico qualificato come sviluppatori o amministratori di database. Le specifiche della struttura del file XML per l’importazione non sono oggetto di questa guida ma è possibile richiederle al servizio di assistenza.

Inutile ripetere ancora una volta che occorre fare una copia dei dati prima di qualunque importazione perché per ogni file acquisito vengono modificate varie tabelle e tornare indietro in caso di errore non è facile neanche per un tecnico.

Nelle tabelle che seguono indicheremo il formato della proprietà da inserire che potrà essere:

·        A(x) : Alfanumerico. Dove “x” è il numero massimo di caratteri. Se x=* può contenere anche centinaia di caratteri.

·        N: Numerico (usare virgola come separatore decimali)

·        D: Data nel formato GG/MM/AAAA

·        SN: Booleano (può assumere i valori S/N)

 

Importare le Anagrafiche Clienti e Fornitori

Per importare anagrafiche clienti o fornitori, ma anche altri stakeholders come banche, agenti, vettori o contatti) la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente: 

Numero Colonna

Tipo Formato

Contenuto

1

A(5)

Codice Anagrafica. Se non presente acquisisce un numero progressivo.

2

A(60)

Ragione Sociale

3

A(60)

Indirizzo

4

A(10)

CAP o ZIP Code

5

A(30)

Comune

6

A(2)

Provincia

7

A(15)

Partita IVA

8

A(16)

Codice Fiscale

9

A(30)

Telefono

10

A(30)

Fax

11

A(90)

Indirizzo Email standard (non PEC da inserire a colonna 29)

12

A(1)

Tipo (“”=Sia Cliente che Fornitore, / C=Solo Cliente / F=Solo Fornitore / A=Altro, ne Cliente ne Fornitore)

13

A(5)

Codice Vettore

14

A(3)

Codice Pagamento

15

A(5)

% IVA (se omessa assume aliq.IVA ordinaria)

16

A(3)

Codice Esenzione (fatture Attive)

17

A(30)

Codice Esenzione (fatture Passive)

18

A(70)

Banca Cliente / Fornitore

19

A(20)

BIC Cliente / Fornitore

20

A(50)

IBAN Cliente / Fornitore

21

A(20)

Nazione (Obbligatorio per indicare il campo successivo)

22

A(1)

“”=Italiano / I=IntraUE / E=ExtraUE (per ogni valore diverso da “I” o “E" si assume sia Italiano)

23

A(10)

Tipologia dell’azienda (AGENTE, BANCA, VETTORE, CONTATTO)

24

A(*)

Note

25

A(30)

Settore. Deve essere inserito uno dei valori indicati seguenti: Abbigliamento, Agenzie, Agroalimentare, Alberghiero, Alimentare, Arredo e Design, Automotive, Ceramico, Autoriparazione, Chimica, Commercio, Editoria, Edilizia, Elettronica, Finanziario, Formazione, Farmaceutico, Grande Distribuzione, Impiantistica, Informatica, Logistica, Metalmeccanica, Nautico, Negozio, Noleggio, PA e Utility, Ristorazione, Sanitario, Serramentistico, Servizi, Studi Professionali, Tessile, Telecomunicazioni, Termoidraulica, Turismo, Trasporti, Zootecnia, Altro.

26

A(50)

Breve descrizione dell’attività svolta

27

A(1)

Dimensione Impresa (I=Azienda Individuale, C=Micro, P=Piccola, M=Media, G=Grande)

28

A(7)

Identificativo della azienda destinataria di fattura elettronica. Codice con cui l’azienda è riconosciuta dal sistema di interscambio (SDI) indicato nel tag <CodiceDestinatario> della e-fattura. Si tratta di un codice di 6 caratteri per aziende della PA o di 7 per aziende private. Se l’azienda non ne possiede uno indicare “0000000” o non valorizzarlo ma indicare la PEC nella colonna successiva.

29

A(90)

Indirizzo PEC dell’azienda utilizzato anche per la comunicazione di fatture elettroniche. Deve essere indicato obbligatoriamente se l’azienda non possiede il CodiceDestinatario con cui è riconosciuta da SDI.

30

A(50)

Riferimento Amministrazione

31

A(30)

Referente

32

A(30)

Cellulare

33

A(90)

Skype

34

A(10)

Zona

35

A(5)

Codice Agente

36

A(5)

Codice Subagente

37

SN

Listino Preferenziale

38

N

Numero Listino

39

N

% Sconto Base

40

N

% Ritenuta d’Acconto

41

A(*)

Note su fatture

42

A(2)

Codice Sottomastro

43

A(9)

Contropartita Vendite

44

A(9)

Contropartita Acquisti

45

SN

Split Payment

46

A(60)

Indirizzo Sede Legale

47

A(10)

CAP o ZIP Code Sede Legale

48

A(30)

Comune Sede Legale

49

A(2)

Provincia Sede Legale

50

A(20)

Nazione Sede Legale

51-60

A(50)

Campi Jolly

 

Importare gli Articoli di Magazzino

Per importare articoli, listini di un proprio fornitore e prezzi di vendita la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente: 

Numero Colonna

Tipo Formato

Contenuto

1

A(18)

Codice Articolo. Se non presente la riga viene ignorata.

2

A(50)

Descrizione

3

A(*)

Descrizione Aggiuntiva

4

A(3)

Unità di Misura

5

A(18)

Codice a Barre

6

A(5)

Codice del Fornitore abituale

7

N

Prezzo di Vendita

8

N

Sconto di Vendita n. 1

9

N

Sconto di Vendita n. 2

10

N

Sconto di Vendita n. 3

11

N

Prezzo di Acquisto

12

N

Sconto di Acquisto n. 1

13

N

Sconto di Acquisto n. 2

14

N

Sconto di Acquisto n. 3

15

A(15)

Tipo Articolo

16

A(18)

Famiglia

17

A(18)

Categoria

18

N

Giorni necessari per produzione (solo 1’ livello)

19

N

Qta da caricare (genera mov. di apertura scheda)

20

A(3)

Unità di Misura

21

N

Coefficiente di conversione

22

N

Giorni necessari per Evasione

23

N

Giorni necessari per Ricezione

24

N

Giorni Scadenza

25

A(50)

Ubicazione

26

A(20)

Cod. RFID

27

A(50)

Descrizione Breve

28

A(*)

Note per stampa etichette

29

N

Giacenza Minima

30

A(*)

Note Interne

31-40

A(50)

Campi Jolly

 

Importare le distinte Base

Per convenzione occorre creare un file denominato DISTINTE.CSV con la struttura documentata di seguito. Non è previsto un apposito spazio per l’importazione delle Distinte Base ma può essere sfruttato lo spazio riservato all’importazione degli Articoli.   

La struttura del file CSV è definito con lo schema seguente:

Num. Col.

Tipo Form.

Contenuto

1

A(18)

Codice Articolo

2

A(18)

Codice Componente

3

N

Quantità necessaria alla produzione

   Note: I codici articoli e i codici componenti devono già essere presenti in tabella.

 

Importare il Piano dei Conti

Per importare il Piano dei conti da un’altra fonte la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente:

Num. Col.

Tipo Form.

Contenuto

1

A(9)

Codice Conto

2

A(30)

Descrizione

 

Importare i Documenti

Per importare documenti attivi (ordini, documenti di trasporto, fatture) e fatture passive la struttura del file CSV deve essere definita come di seguito:

Lo schema prevede che la prima colonna possa essere di 3 caratteri ma nel primo sia indicato “T” (testata documento) o “D” (riga documento). Le righe dei documenti devono essere immediatamente seguenti la riga di testata. Ogni riga il cui primo carattere della prima colonna non contenga “T” o “D” viene ignorata. Deve essere predisposto uno solo file con un’alternanza di righe testata/dettaglio. Cioè si deve indicare la testata del primo documento, quindi a seguire tutte le righe del prima documento, quindi la testata della seconda, poi tutte le righe della seconda, e così via.

Il contenuto della prima colonna può essere di 1 o di 3 caratteri. Se è presente un solo carattere questo deve essere necessariamente “T” o “D”. In alternativa possono essere inseriti 2 caratteri (opzionali) che rappresentano il tipo di documento. Il secondo e il terzo carattere hanno un diverso significato in base alla tipologia di importazione che si sta processando e sono associati alla tabella di riferimento del documento stesso. In pratica, se si stanno importando gli ordini, essi dovranno contenere il codice associato alla tabella Tipi Ordine, se si stanno importando i DdiT conterranno il codice della tabella Causali di Magazzino, se si tratta di fatture devono contenere il codice della tabella Tipi Fatture.

Qualora il codice fosse omesso (cioè se è presente solo “T”) ad ogni documento importato verrebbe sempre associato il tipo o la causale stabiliti per impostazione predefinita da Gea.Net. Inserire il codice ha anche il vantaggio di prevenire eventuali errori commessi dall’operatore in quanto, ad esempio, verrebbe scartato un flusso di fatture associate agli ordini o ai DdiT sulla cui tabella di riferimento si troveranno codici diversi.

Tracciato Testata Documento:

Numero Colonna

Tipo Formato

Contenuto

1

A(3)

Valore Fisso “T” + Tipo Documento (in base al documento da importare corrisponde al Codice delle tabelle Tipi Fatture / Causale di Magazzino / Tipi Ordine). Tipo Documento in formato A(2) è facoltativo e se omesso acquisisce i valori di default previsti da Gea.Net. In base alle tabelle precaricate di Gea.Net, si deve quindi valorizzare “TFA” per importare una fattura standard, “TOR” un ordine cliente, “TOF” un ordine fornitore, “TVE” un DdiT di vendita, ecc.

2

D

Data Documento

3

N

Numero Documento

4

A(1)

Serie Documento

5

A(50)

Estensione Documento

6

A(5)

Codice Cliente/Fornitore per Fatturazione (se non presente in archivio lo inserisce)

7

A(5)

Codice Cliente Destinazione o Fornitore Mittente

8

A(60)

Ragione Sociale

9

A(60)

Indirizzo

10

A(10)

CAP o ZIP Code

11

A(30)

Comune

12

A(2)

Provincia

13

A(15)

Partita IVA (1)

14

A(16)

Codice Fiscale (1)

15

A(30)

Telefono (1)

16

A(30)

Fax (1)

17

A(90)

Indirizzo Email (1)

18

S/N

Nota di Credito

19

A(3)

Codice di Pagamento (2)

20

A(4)

Codice Divisa (2)

21

A(50)

IBAN (2)

22

A(70)

Banca d’Appoggio (2)

23

A(50)

Vostro Riferimento

24

N

% Sconto Aggiuntivo

25

N

% IVA (se omessa assume aliq.IVA ordinaria)

26

A(3)

Codice di Esenzione

27

D

Data di Consegna

28

A(5)

Codice Agente (2)

29

A(5)

Codice SubAgente (2)

30

A(10)

Codice Progetto

31

N

Spese Trasporto

32

N

Spese Imballo

33

N

Spese Montaggio

34

N

Spese Incasso

35

N

Bolli (solo per le fatture)

36-39

 

NON USATI

40

A(*)

Note

41-50

A(50)

Campi Jolly (3)

51-56

 

Rif. Dati Ordine di Acquisto per Fattura Elettronica (51=Num.Ordine-N, 52=Data Ordine-D, 53=Num.Item-A(20), 54=Commessa/Convenzione-A(100), 55=CUP-A(15),  56=CIG-A(15))

(1)  Solo se deve essere eseguito l’inserimento dell’anagrafica

(2)  Se non indicato prende quello presente su scheda anagrafica

Tracciato Righe Documento:

Num. Col.

Tipo Form.

Contenuto

1

A(3)

Valore Fisso “D” + Tipo Documento

2

A(18)

Codice Articolo (se indicato e non presente in archivio lo inserisce)

3

A(50)

Descrizione Articolo

4

A(4)

Variante di produzione

5

N

Quantità

6

N

Prezzo

7

N

Sconto di Vendita n. 1

8

N

Sconto di Vendita n. 2

9

N

Sconto di Vendita n. 3

10

N

% IVA (se omessa assume aliq.IVA ordinaria)

11

A(3)

Codice di Esenzione

12

D

Data Documento di trasporto (solo per le fatture)

13

N

Numero DdiT (solo per le fatture)

14

A(1)

Serie DdiT (solo per le fatture)

15

A(50)

Estensione DdiT (solo per le fatture)

16

A(30)

Lotto

17

D

Data di Consegna

18

N

% Provvigione Agente

19

N

% Provvigione Subagente

20

A(*)

Note

41-50

A(50)

Campi Jolly (se non indicati li acquisisce dalla scheda Articolo)

 

Importare Movimenti di Magazzino

I Movimenti di Magazzino relativi a Documenti di Trasporto o Fatture dirette sono (e devono essere) caricati con la funzione di Importazione Documenti trattata sopra. In questo modo possiamo caricare movimenti che avvengono all’interno del magazzino di riferimento. Da utilizzare per lavorazioni gestite da software esterni di produzione o prodotti da macchine (Industria 4.0), ma anche per valorizzazioni iniziali, inventari o altri scenari che vengono gestiti dall’esterno. Ogni riga può essere caricata singolarmente, ma è preferibile accorparle facendo riferimento ad un unico documento o commessa con lo stesso concetto di Testata/Dettaglio dei documenti. In questa struttura non è prevista una esplicita colonna (T o D) ma il movimento viene chiuso a cambio di numero documento (colonna 1).

Per importare i movimenti la struttura del file CSV deve essere definita con lo schema seguente:

Num. Col.

Tipo Form.

Contenuto

1

N

Num.Documento o Num.Commessa. Obbligatorio. Identifica il riferimento del movimento di magazzino e serve a raggruppare logicamente carichi e scarichi. A rottura di num. viene creato un nuovo movimento.

Se non è possibile fare riferimento ad un N.Doc. o commessa valorizzare con un progressivo (da 1 a N) raggruppando anche più righe (è possibile avere più righe con lo stesso progressivo se il movimento avviene contestualmente come ad esempio il carico di diversi articoli in caso di un'unica fornitura).

2

D

Data del movimento. Obbligatoria.

3

A(18)

Codice Articolo

4

A(4)

Variante di produzione

5

N

Quantità in Carico

6

N

Quantità in Scarico