Help Gea.Net

IMPOSTAZIONI

Gea.Net è una applicazione gestionale generalista ovvero può essere usata in aziende con dimensioni ed esigenze molto diverse e che operano nei settori più disparati.

Le impostazioni sono fondamentali per settare correttamente Gea.Net facendo attenzione che attivare funzioni quando non servono lo rendono lento e di difficile comprensione per l’utente.

La prima cosa che viene richiesta è la configurazione del settore in base al quale proporrà le voci che vedremo di seguito :

· Nuovo stile finestre : Per nuovo stile finestre si intende lo stile WPF. Se non selezionato tutte le finestre saranno presentate in stile FORM. Stile WPF e stile FORM sono trattati dettagliatamente in seguito e possono presentare anche differenze operative all’interno delle funzioni. Lo stile WPF oltre a essere graficamente più curato presenta anche maggiori funzioni, per questo motivo si consiglia di lasciare spuntato questo parametro.

· Gestione Traduzioni : La gestione delle traduzioni permette la traduzione di qualsiasi testo a video. Se attivato rallenta notevolmente il caricamento delle finestre.

· Ombreggiatura sui controlli : Questa opzione è valida solo per lo stile WPF e presenta una ombreggiatura sui controlli che dà un effetto 3D alla schermata. Questo effetto richiede maggiori risorse e su computer più datati può presentare un ritardo fastidioso durante la semplice scrittura di testo (la pressione dei tasti può essere presentata a video con qualche frazione di secondo di ritardo). Disabilitare questa opzione se la scrittura del testo presenta un ritardo fastidioso.

· Font in Grassetto : Permette di visualizzare in grassetto i caratteri usati nelle finestre.

· Gestione da LinkTable : I LinkTable sono i controlli che contengono codice + descrizione con la possibilità di eseguire le ricerche. In questa funzione è possibile anche attivare/disattivare la gestione.

· Autorefresh Griglie Gestione : Se questa voce è abilitata durante la gestione, le griglie sono automaticamente aggiornate in tempo reale e vengono inserite immediatamente nuove righe, altrimenti visibili solo al momento della conferma della scheda. Questa operazione è comoda soprattutto in funzioni come la gestione dei movimenti di prima nota o in genere tutte le funzioni che bloccano i salvataggi di dati incompleti. Tuttavia è estremamente lenta in computer un pò datati e rischia di rendere estremamente disagevole la gestione.

· Segnalazione degli anticipi : La segnalazione degli anticipi prevede che venga proposto un messaggio sui documenti nel momento in cui è stato riscontrato un anticipo da un cliente o a un fornitore. L’anticipo viene riscontrato come saldo dare sui clienti ( o avere sui fornitori) dai movimenti di contabilità. Il calcolo della gestione degli anticipi richiede una piccola frazione di secondo, inutile e noiosa se non si vogliono gestire, pertanto deve essere attivata a richiesta nelle impostazioni.

· Aggiorna Listini : Se attivato dà la possibilità di aggiornare il listino prezzi direttamente all’operatore che emette un documento.

· Listini a scaglioni : Gestisce i prezzi a scaglioni di quantità. Per maggiori informazioni vedi gestione Listini.

· Contabilità : Attiva/Disattiva la Contabilità. In realtà anche se la funzione è disattivata esegue comunque le scritture necessaria ma nasconde le funzioni e le colonne inerenti alla contabilità. In questo modo potremo dare un aspetto più snello all’applicazione usata da un utente che emette una fattura ma senza conoscere le problematiche che vi stanno dietro (non saranno mostrate le contropartite e non sarà reso disponibile accedere al movimento di prima nota).

· Gestione IVA per cassa : Consentita solo per gli aventi diritto, permette di liquidare l’IVA solo al momento dell’incasso.

· Gestione Provvigioni : Attiva/Disattiva le provvigioni agenti visualizzando/nascondendo le colonne percentuale e importo provvigioni degli agenti.

· Provvigioni a scaglioni : Gestisce le provvigioni a scaglioni di sconto. Gli scaglioni possono essere agganciati al codice articolo (vedi gestione Listini) o all’agente (vedi gestione Tabelle).

· Crea Scadenze Provvigione per ogni Riga Fattura (ver. 4.0 e successive) : Opzione valida solo se attivata la gestione delle provvigioni. Se abilitata durante la creazione delle scadenze attive relative alle fatture clienti genera una scadenza passiva di provvigione agente per ogni riga fattura. Normalmente è disabilitata. In questo caso la scadenza passiva può essere inserita in sede di calcolo delle provvigioni o al momento della registrazione della fattura dell’agente.

· Crea Scadenze da Storico Provvigioni (ver. 4.0 e successive) : Opzione valida solo se attivata la gestione delle provvigioni. Se abilitata durante il calcolo delle provvigioni genera una scadenza passiva di provvigione agente. Per impostazione predefinita è abilitata ma è consigliabile disabilitarla nel caso in cui si ricevano fatture per le prestazioni degli agenti pena la doppia registrazione nello scadenziario.

· Detrai Importo Provvigioni Segnalatore dal calcolo della provvigione agente : Può essere scalato dal calcolo della provvigione agente l’importo che l’azienda corrisponde al segnalatore del lavoro..

· Gestione Offerte Promozionali : Attiva/Disattiva le promozioni molto usate nei negozi.

· Gestione Elettronica Documentale : Attiva/Disattiva la GED. L’attivazione quando non indispensabile rallenta notevolmente la stampa dei documenti ed occupa spazio inutile su disco fisso.

· Gestione Taglie e Colori : Attiva/Disattiva le gestione delle Taglie e dei Colori. Ogniqualvolta viene richiesta una quantità sarà mostrato un bottone bottone a fianco della quantità che permette di inserire le quantità su una griglia Taglie/Colori.

· Numero Massimo di Taglie da Gestire : Deve essere indicato il numero massimo di taglie che possono essere utilizzate considerando tutte le tipologie di gestione. Serve per definire la dimensione della griglia taglie e colori.

· Gestione Distinta Base : Attiva/Disattiva la gestione della distinta base.

· Gestione Fasi/Varianti di Lavorazioni : Attiva/Disattiva la gestione delle fasi o delle varianti di lavorazione. Il codice variante è un codice di 4 caratteri che si affianca al codice articolo. Se disattivato questo codice non viene mai mostrato/richiesto.

· Gestione Imballi : Attiva/Disattiva le gestione degli imballi e della gestione del contributo CONAI.

· Codice EAN Aziendale : Alle aziende registrate viene rilasciato un codice di riconoscimento a livello mondiale. Questo codice può essere riportato su codici a barre dei prodotti e sugli imballi destinati alla grande distribuzione.

· Gestione Codici a barre : Attiva/Disattiva le gestione e il riconoscimento automatico dei codici a barre. Questo rallenta impercettibilmente l’operatività in quanto ogni vota si inserisce un codice articolo verrà cercato anche tra i codici a barre disponibili.

· Gestione Sottoscorta : La gestione dei sottoscorta evidenzia in modo puntuale i sottoscorta e le quantità negative. Se non si eseguono i carichi di magazzino verrà praticamente dato un messaggio ad ogni inserimento di riga di un Documento di Trasporto.

· Gestione Matricole : La gestione delle matricole o numeri di serie mostra una colonna sui documenti in cui è possibile inserire il seriale del prodotto.

· Gestione Codici Alternativi : La gestione dei codici alternativi mostra uno o più articoli in caso di giacenza nulla.

· Gestione Lotti e tracciabilità : La gestione dei lotti visualizza due colonne sui documenti in cui inserire il lotto di produzione.

· Lotto di produzione sempre su magazzino principale : Se attivato il lotto di produzione viene associato al magazzino principale altrimenti rimane associato al magazzino sede della produzione. La differenza di questo settaggio sta nel fatto che se la produzione viene creata presso un terzista e l’opzione è disabilitata il lotto di produzione rimane stoccato presso il magazzino del terzista. Ne consegue che se l’uscita merce (vendita) avviene dal magazzino principale non sarà possibile ricreare la tracciabilità in caso di emergenze.

· Gestione Lavorazioni : La gestione abilita l’apposita voce nel modulo Produzione.

Di seguito nella pagina principale sono presenti altre informazioni di base tra cui :

· Decimali Quantità : Per impostazione predefinita sono previsti 2 decimali sui prezzi in Euro ma per alcuni settori che vendono soprattutto minuteria potrebbe essere necessario creare un listino fino a 5 decimali.

· Codice Magazzino e Magazzino di Spedizione : Il database viene fornito già con le anagrafiche di magazzino principale (MAGAZ) e magazzino di spedizione (MAGSP) che verranno richiamati in diversi punti per svolgere automatismi. Qualora questi codici fossero riassegnati, in questa sede devono essere indicati i codici corretti.

· Numero giorni di validità del costo corrente : Consente di considerare valido il calcolo del valore al costo corrente di un articolo eseguito giorni prima. Più è alto il numero dei giorni e maggiore è la velocità con cui è calcolata la valorizzazione di magazzino. Si noti che il calcolo del costo corrente di un singolo articolo con distinta base complessa può richiedere anche qualche secondo dovendo ricalcolare anche il valore di tutti i componenti. Si ottiene un notevole incremento delle performance anche solo impostando tale valore a 1 giorno. Se il valore è zero il calcolo viene sempre eseguito in tempo reale ovvero il ricalcalo di un componente può essere eseguito inutilmente diverse volte nello stesso processo.

· Codice Articolo Assistenza e Codice Articolo Manodopera : Il database viene fornito già con alcuni articoli caricati che potranno essere richiamati da automatismi. Qualora questi codici fossero riassegnati, in questa sede devono essere indicati i codici corretti.

· Oggetto di Noleggio : Se si vuole usare la gestione dei noleggi deve essere indicata una descrizione degli oggetti noleggiati. Per dafault è CAMERE.

· Data Chiusura Contabilità : Data in cui si è chiuso l’ultimo anno fiscale. Di solito è il 31 Dicembre dell’anno precedente. Questa data è caricata durante l’esecuzione della funzione ‘Chiusura Annuale’ dal modulo Contabilità.

· Data Chiusura Magazzino : Data in cui si è chiuso l’ultimo anno fiscale di magazzino. Di solito è il 31 Dicembre dell’anno precedente. Questa data è caricata durante l’esecuzione della funzione ‘Rimozione Movimenti di Magazzino’ dal modulo Magazzino.

· Intestazione Campi Liberi su Scheda Clienti/Fornitori : Permette di indicare l’intestazione con cui si vogliono utilizzare i 10 campi jolly della scheda anagrafica clienti o fornitori. Questa intestazione sarà ripresa anche nella gestione e nella stampa dei documenti.

· Intestazione Campi Liberi su Scheda Articoli di Magazzino : Permette di indicare l’intestazione con cui si vogliono utilizzare i 10 campi jolly della scheda articoli di magazzino. Questa intestazione sarà ripresa anche nella gestione e nella stampa dei documenti.

Nella scheda Documenti sono indicati i codici alcuni codice (causali, pagamenti, tipo documento, ecc.) che saranno oggetto di funzioni automatiche. Qualora questi codici fossero riassegnati, in questa sede devono essere indicati i codici corretti. Tra i codici da settare in questa sede :

· Codici pagamenti : Alcuni tipi di pagamento devono essere settati per consentire a Gea.Net di applicare un pagamento standard per i nuovi clienti/fornitori inseriti o per individuare un pagamento convenuto con scadenze anomale e gestibili da elenco.

· Codici tipo documenti : Serve a identificare i tipi di documento oggetto di automazione ( preventivi, ordini, documenti di trasporto, fatture, note di credito, ecc.).

· Codici causali : Le causali di movimento caricate in tabella creano automatismi di movimentazioni magazzino o identificano tipi di documenti di trasporto.

· Note automatiche in fattura : Si tratta di una descrizione che compare in fattura. Tale dicitura può essere modificata sulla scheda cliente per renderla più granulare.

· Stampa riferimento all’ordine e acconto su DdiT : Consente di dare le informazioni relative sui documenti di trasporto. Sono informazioni non obbligatorie per legge e disabilitate per impostazione predefinita.

· Cassa Professionisti : Per i professionisti iscritti ad un albo è possibile indicare la descrizione dell’albo. Così facendo viene abilitata l’apposita voce durante la creazione della fattura. E’ anche possibile indicare una percentuale. Nel caso tale percentuale sia inserita, verrà applicata automaticamente alla fattura e non sarà modificabile, in caso contrario sarà possibile impostare un importo.

· Codice SIA : Il codice assegnato dalla SIA identifica una azienda nelle intermediazioni bancarie. Questo codice viene impresso nei flussi CBI di Ri.Ba., bonifici, RID, ecc. Qualora la società non sia registrata alla SIA il codice indicato deve essere quello della propria banca.

· Condizioni generali su documenti : Questa è una descrizione fissa e non modificabile a livello di cliente, che può essere inserita nei documenti. Di solito contiene le condizioni generali di vendita.

· Serie DdiT : In base al tipo di documento di trasporto possono essere assegnate serie di numerazione diverse. Utile soprattutto nelle filiali o sedi/magazzini secondari.

· Stampa riga con riferimento all’ordine su documento di trasporto.

· Stampa saldo/acconto riga ordine su documento di trasporto. In modo da evidenziare se siamo in presenza di un saldo ordine o se altro materiale deve essere consegnato successivamente.

· Arrotondamento Matematico dell’IVA : In questo modo può essere impostata la modalità di calcolo dell’IVA sull’emissione fatture. Se vero applica arrotondamento matematico ( se il millesimo di Euro è da 0 a 4 riporta al centesimo inferiore altrimenti al superiore ). In caso contrario arrotonda sempre al centesimo superiore.

· Calcola Totali in gestione fattura : Consente di calcolare in tempo reale i totali della fattura (attiva o passiva che si stà inserendo). Disabilitare questa funzione può portare significativi vantaggi nelle prestazioni soprattutto durante l’inserimento di fatture piuttosto lunghe.

· Numero massimo di giorni per modifica fatture : Consente di bloccare le modifiche a fatture cliente/fornitore dopo un certo numero di giorni per evitare di modificare movimenti contabili già riportati su registri IVA.

· Incremento seconda copia ricevuta fiscale : La stampa delle ricevute fiscali deve essere stampata in duplice copia su un unico foglio prenumerato. Per assolvere questa regola le tipografie sono use realizzare le ricevute fiscali su modulo A4 con un tratteggio verticale o orizzontale per separare le due copie. La stampa di ricevute fiscali in Gea.Net avviene stampando su singolo foglio due copie identiche separate dalla dimensione in centimetri qui indicata. Naturalmente se il tratteggio è orizzontale deve essere caricato il valore Y, se verticale il valore X.

· Stampa Matrice Taglie e Colori su documenti : Se è abilitata stampa la griglia di dettaglio della ripartizione per taglie e colori sul corpo dei documenti.

Nella scheda Contabilità sono indicati i codici alcuni codice (causali, sottomastri e conti) che saranno oggetto di funzioni automatiche. Qualora questi codici fossero riassegnati, in questa sede devono essere indicati i codici corretti. Tra i codici da settare in questa sede :

· Causali Movimenti Contabili : Serve a riconoscere operazioni automatiche su movimenti di prima nota. Ogni scrittura è identificata da una causale a seconda della quale sono richieste determinate operazioni. Ad esempio solo le casuali Ns. o Vs. Fattura compariranno sui registri IVA.

· Mastri : Alcune operazioni come l’inserimento delle schede clienti/fornitori o dei conti correnti inseriscono un conto sul piano dei conto riportandolo nel mastro indicato in questa sede. Deve anche essere specificato il primo codice di conto economico (i conti precedenti saranno tutti conti patrimoniali).

· Conti : Diverse operazioni eseguono scritture contabili senza che l’utente se ne renda conto ( stampa di una fattura o registrazione di un pagamento ad esempio ). Questi automatismi sono possibili grazie ai conti indicati qui. Naturalmente l’utente è libero di modificare a piacimento il proprio piano dei conti ma se viene modificato uno di questi conti o sottomastri deve essere indicato il nuovo codice su cui eseguire le funzioni.

· Modalità Trattamento della scheda cliente : Le fatture attive vengono registrate in contabilità alla loro emissione aprendo in dare la posizione del conto cliente. Tuttavia se la modalità di pagamento è per Ri.Ba è corretto chiudere il conto del cliente salvo riaprirlo in caso di insoluto. Nel periodo che passa dall’emissione della fattura all’incasso il credito deve essere spostato sul conto ‘effetti da presentare’. Esiste anche la possibilità di lasciare il conto del cliente aperto in dare. Indicare 1 (se si vuole chiudere il conto cliente) o 2 (per lasciare aperto il credito sul conto cliente).

· Serie Protocollo per Acquisti Intra/Extracomunitari : Se attivato assegna una numerazione diversa dagli acquisti nazionali.

· Blocco modifiche Movimenti Stampati e date ultime stampe : Se disattivato e se la data della fattura o della registrazione che si stà per modificare è antecedente le date di stampa registro IVA o giornale, verrà segnalato come operazione sconsigliata. Se attivato il blocco non sarà possibile alcuna modifica.

Nella scheda Etichette devono essere indicati i parametri per la stampa delle etichette. La modifica di questi parametri è resa disponibile anche nelle funzioni di stampa. Tra questi parametri deve essere indicato il formato del foglio etichette e la marginatura da tenere. Rivestono particolare importanza i parametri di compressione del codice a barre : la larghezza delle barre per impostazione base è 0,01 centimetri tuttavia su alcuni tipi di stampa o lettori il codice può risultare illeggibile. Nel caso provare ad aumentare tale impostazione (anche fino a 0,05 cm.) considerando che maggiore e la singola barra e maggiore sarà la lunghezza del codice.

Nella scheda Presenze devono essere indicati i dati generici dei turni di lavoro aziendale ( giorni settimanali, ore giornaliere, giorni di ferie annuali, festività del patrono, ecc. )

Nella scheda Servizi e Cartelle devono essere indicate le cartelle nelle quali saranno archiviati i documenti GED. Devono anche essere indicate cartelle o indirizzi email per consentire funzioni automatiche di importazione / esportazione ad esempio verso magazzini verticali o collaborazioni con altri software in generale. In questa sede possono essere impostati i parametri per la collaborazione con software di gestione fax o SMS. Per maggiori informazioni si veda il Paragrafo “Integrazione con altri Software” di seguito.